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Ferramenta de gestão contábil: entenda porque ter é uma decisão obrigatória na contabilidade moderna

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A ferramenta de gestão contábil se tornou obrigatória para escritórios que precisam se adaptar à modernidade para continuar ganhando vantagem competitiva no mercado. Isso porque ela agrega valor ao cliente, pois permite que o contador mude o estereótipo de mero “emissor de guias” vai embora e dá lugar ao título de “consultor estratégico”. Vamos explicar como isso acontece neste artigo. Confira!

Mas antes, entenda a diferença de entre ferramenta contábil e ferramenta de gestão contábil

Apesar de terem nomes parecidos, não é o mesmo. A ferramenta contábil, que também pode ser conhecida como “sistema contábil”, “software contábil” ou, até mesmo, “programa contábil”, é utilizada online ou instalada no computador e permite  subir, identificar e atribuir todo tipo de tarefa burocrática aos clientes certos de forma automática. Alguns exemplos: DARFs (Documento de Arrecadação de Receitas Federais) e DCTFs (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais).

As Soluções da Domínio Contábil, da Thomson Reuters, por exemplo, podem ser consideradas Ferramentas Contábeis referência no segmento.

 Após o trabalho na ferramenta contábil seja feito, ainda tem mais um monte de ações que precisam ser realizadas. Neste caso, é aí que entra a ferramenta de GESTÃO contábil. Ela permite cumprir essas funções de automatização feitas pelo sistema contábil e ainda dá continuidade ao trabalho e ainda facilita na gestão macro de todas as frentes do escritório.

As vantagens da ferramenta de gestão contábil

Para entender melhor a aplicação da ferramenta de gestão contábil, nada melhor do que entender seus benefícios. Vamos explicar, a seguir, alguns deles:

Ganhe tempo

A ferramenta de gestão contábil, assim como a ferramenta contábil, pode fazer muito. Ela é capaz de subir, identificar e atribuir todas as obrigações aos clientes certos automaticamente. Para isso, basta configurar o sistema, definir os parâmetros e voilá: ele começará a fazer tudo isso para você!

Com isso, o tempo gasto em fazer as tarefas manualmente pode ser empregado em outros pontos para melhorar seu escritório, como:

Tenha visão macro do seu escritório

A ferramenta permite que o gestor consiga ter acesso a tudo que está acontecendo. Isso porque o dashboard do sistema permite ao administrador ter uma visão macro de todos os processos em andamento. Assim ele consegue saber:

  • Quais serviços precisam ser entregues naquele dia e semana;
  • O que tanto está em andamento no escritório;
  • Quais os prazos de conclusão;
  • O que está em risco de gerar multas;
  • A quais departamentos pertencem cada tarefa;
  • Quanto cada cliente tem trazido de lucro;
  • Em qual departamento ou colaborador está parado determinado gargalo;
  • Onde há risco de problemas;
  • E onde há oportunidades de melhoria.

Melhore a gestão de pessoas 

Com uma ferramenta de gestão contábil, o administrador consegue ver exatamente o que cada pessoa está fazendo. Dessa forma, com esse recurso ele pode:

  • Distribuir as demandas do escritório de forma mais justa e produtiva. Sem sobrecarregar um funcionário, enquanto outro está com tempo livre, por exemplo; 
  • Saber a quem direcionar aquela demanda de última hora que aterrissa no escritório sem aviso prévio;
  • Avaliar o desempenho individual de cada colaborador, definir metas de evolução mais claras e fazer uma gestão de pessoas mais efetiva.

Fique mais íntimo do seu cliente

O cliente é o centro de todos os nossos esforços. Portanto, tudo que falamos até agora tem como objetivo melhorar a vida dessa pessoa que a gente tanto estima. 

Com uma ferramenta efetiva de gestão contábil é possível centralizar e padronizar todo o relacionamento do seu escritório com o cliente em um só lugar. Outra vantagem é que também dá para solicitar documentos e cobrar honorários tudo de forma automática, você só precisa programar.

Garanta a total segurança dos seus clientes

Na era do big data, se tem um recurso que vale ouro no mercado são os dados sigilosos de uma empresa. E o contador lida com esse recurso valioso todos os dias. Manter as informações dos seus clientes a salvo é uma responsabilidade e tanto.

Por isso, deixar documentos espalhados precariamente em gavetas, pen drives, computadores e e-mails não é uma prática recomendada. Felizmente, a ferramenta de gestão contábil também pode te ajudar com isso! 

Isso porque, em uma ferramenta como essa, essas informações ficam arquivadas em nuvem, com proteção criptografada, de forma organizada e disponível apenas para as pessoas certas e com limitação por senha. 

Registre, analise e aja!

Vale ainda lembrar que como ferramenta de gestão contábil é possível levantar indicadores de desempenho do seu escritório, da sua equipe e dos seus clientes. Como consequência disso você poderá entender melhor seus custos e ganhos.

E aí, depois disso tudo você ainda consegue cogitar seu escritório existindo no futuro sem uma ferramenta de gestão contábil? Se você quer entender porque o Gestta é a melhor ferramenta de gestão contábil do mercado, clique aqui e conheça!

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