Gestão de contratos: 10 benefícios para a sua empresa

Muitos empresários passam muito tempo trabalhando em atividades administrativas e sentem-se sobrecarregados com pendências que se acumulam em sua mesa. O tempo nunca parece o suficiente para realizar todo o trabalho necessário.

Por fim, sobra pouco tempo para se dedicar a tarefas mais estratégicas, focadas em planejamento, ou mesmo, inovação.  

Mas a resposta para esse problema pode ser a automação. Não importa o setor, o mercado ou tamanho da empresa, toda organização pode se beneficiar de uma boa ferramenta de automação para tornar a gestão dos negócios mais organizada, ágil e lucrativa.

E, felizmente, não há escassez de soluções de alta tecnologia para automatizar a gestão de negócios no mercado atual.

O melhor é analisar as principais necessidades para os seus negócios e os processos que realmente precisam ser renovados em sua organização.

Por exemplo, diante de tantas ferramentas disponíveis no mercado, você já pensou em uma solução para gestão de contratos?

Talvez você ainda não esteja tão familiarizado sobre o que é uma plataforma de gestão de contratos e como ela pode mudar a cultura de contratação e desempenho dos seus projetos.

Por esse motivo, neste artigo vamos falar sobre os benefícios de adotar uma gestão de contratos mais eficaz.

O que é um software de gestão de contratos?

Ogerenciamento de todo o ciclo de vida do contrato tem se tornado uma prática  valorosa para as empresas aproveitarem ao máximo o valor de seus contratos. Afinal, os acordos comerciais exigem muito esforço e dedicação para serem negociados. 

Diante disso, quando você e a sua equipe de vendas se concentram em estabelecer negociações significativas, o mínimo que você precisa garantir é que esses contratos sejam cumpridos.

Mas como fazer isso cumprindo as exigências que esse processo complexo exige sem tomar todo o seu tempo e dos colaboradores? A solução está em agregar tecnologia e procedimentos eficientes para oferecer mais inteligência ao processo de contratação.

Com um software de gestão de contratos, é possível reduzir o fluxo de trabalho, simplificar tarefas e a carga de trabalho excessiva, assim como os custos de seus contratos.  

Segundo uma pesquisa Goldman Sachs Research, a automação de contratos pode acelerar os ciclos de negociação em 50%.

Além disso, uma empresa pode reduzir erros relacionados a pagamentos em 75 a 90%.  De quebra, é possível reduzir os custos de operação e processamento associados ao gerenciamento de contratos em 10 a 30%.

Resumindo, é uma solução que visa não somente a economia de tempo, mas também de dinheiro. Ao mesmo tempo, permite que a sua empresa faça o melhor que tem a fazer no seu setor de atuação.

Isso acontece, porque, a partir do momento que você tem um maior controle sobre os seus contratos, você mantém as equipes atualizadas sobre o andamento do contrato, incluindo a conformidade e a eficiência geral do processo.

Agora que você já tem uma visão mais abrangente do que é um software de gestão de contratos, vamos listar alguns dos principais benefícios para você. Acompanhe! 

Benefícios do software de gerenciamento de contratos

Benefício 1 – Acessibilidade

Um software de gestão de contratos é fácil de usar e pode ser acessado por vários usuários simultaneamente.

É possível, por exemplo, manter o conteúdo acessível e pesquisável, definindo diferentes níveis de permissões e acesso.  

Benefício 2 – Informação em tempo real

Informações em tempo real estão disponíveis sempre que você precisar para que não precise se preocupar com atualizações trabalhosas.

Além disso, conforme seus dados são inseridos no sistema, eles se tornam imediatamente reportáveis.

Aumentar a visibilidade do conteúdo aumenta a conformidade com prazos, pagamentos e entregas.

Benefício 3 – Fluxos de trabalho simplificados

No âmbito da gestão de contratos, uma solução completa de gerenciamento oferece como um dos seus principais recursos a padronização de fluxos de trabalho de aprovação.

Dessa forma, as empresas podem melhorar seus processos e garantir transparência e mais colaboração ao processo. Assim como visualizar onde o desperdício de tempo pode ser eliminado e eficiências criadas.

Benefício 4 – Armazenamento na nuvem

Os contratos armazenados na nuvem são protegidos por criptografia, o que colabora para a segurança dos dados e prevenção de perdas.  

Além disso, documentos armazenados na nuvem eliminam as despesas com impressões em papéis e arquivos físicos.

Benefício 5 – Assinaturas eletrônicas

Os documentos com assinaturas eletrônicas além de serem mais dinâmicos, também são à prova de falsificação e tem validade jurídica.

Ao mesmo tempo em que oferece segurança em relação a falsificações, assinar online os documentos aceleram o processo de contratação.  

Benefício 6 – Conformidade

De acordo com uma pesquisa da Aberdeen, o gerenciamento de conformidade é melhorado em 55% com um sistema de gerenciamento de contratos.

Uma solução que permite a gestão do início ao fim do contrato ativo, como a criação,  diminui o risco de erros no esboço do contrato, padroniza o conteúdo e a linguagem. Atributos que tornam a aplicação do contrato e a negociação mais simples.

O melhor de tudo é que, ao mesmo tempo, que você reduz erros e omissões no contrato,  é possível manter uma trilha de auditoria visível do processo.

Benefício 7  – Visibilidade

Quando há muitas tarefas manuais e desfragmentadas, também há pouca colaboração e informação disponíveis para tomar decisões.

Mas com uma solução de contratos que permite a revisão inteligente e automatizada de contratos e a captura de termos comerciais, produtos, serviços, preços, entre outros dados que permitem operar com mais visibilidade e controle dos contratos comerciais.  

Benefício 8 – Agilidade

O software de gestão de contratos permite orquestrar rapidamente o processo de aprovação, com suporte, negociação online e assinaturas eletrônicas.

O rastreamento de dados importantes, como datas, e a possibilidade de programar lembretes e notificações elimina processos manuais e facilita o controle, sem tomar tempo das suas equipes.

Benefício 9  – Redução de custos

Um sistema de gerenciamento de contratos ajuda a reduzir taxas legais e a eliminar renovações de serviços indesejados.

Visto que a automação ajuda sua empresa a alcançar todo o potencial dos contratos negociados através de uma melhor aplicação dos termos comerciais e obter um desempenho financeiro muito mais relevante.

Benefício 10 – Produtividade e eficácia Operacional

Por último e não menos importante, podemos citar a produtividade e eficácia operacional. Graças a todos os recursos citados acima de segurança, armazenamento central, fluxos de trabalho e assinaturas eletrônicas, você vai perceber um aumento significativo na sua produtividade.

Se a sua necessidade é dar um salto qualitativo na relação com colaboradores, parceiros de negócios, clientes e fornecedores não se esqueça da nossa lista top 10 de benefícios para uma gestão de contratos eficaz.

O sucesso da sua empresa vai depender de cada passo dado em direção às suas escolhas e tudo pode começar já, simplificando os processos mais importantes e indispensáveis do seu negócio.

Juridoc é uma plataforma de automação e gerenciamento de contratos e documentos que permite um processo eficiente, com redução de tempo e custos. O software simplifica todo o ciclo de vida do contrato, agiliza o fluxo de trabalho e aprimora a conformidade.

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