Emissão de NF-e: 5 coisas que todo empreendedor precisa saber

A Nota Fiscal Eletrônica – ou simplesmente NF-e – é um documento exclusivamente digital. Seu objetivo é documentar transações realizadas por uma pessoa jurídica, como a venda de um produto. Embora ela seja uma realidade desde 2005, muitos empreendedores ainda têm dúvidas a respeito da sua emissão. Se esse é o seu caso, confira cinco coisas que todo empreendedor precisa saber sobre a emissão de NF-e.

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O que é a NF-e?

Antes de falarmos sobre a emissão de NF-e, é preciso entender o que é este documento.

A NF-e nada mais é do que a nota fiscal, só que emitida de maneira eletrônica. Ela é utilizada para recolher tributos devidos sobre a venda de produtos, especialmente o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) e o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).

Diferentemente da nota fiscal comum, a NF-e possui existência exclusivamente digital e é armazenada de maneira eletrônica. O principal objetivo desse documento fiscal eletrônico é o de estabelecer um modelo nacional padronizado para todos os negócios e transações.

Quais as vantagens de emití-la?

As vantagens da emissão de NF-e acontecem para quem vende, para quem compra e também para a sociedade como um todo. Quem emite tem como vantagem o fato de possuir mais regularidade fiscal, evitando problemas contábeis, além de ter um processo mais simplificado de emissão. Como é feito digitalmente, a empresa também tem menos custos com a emissão e com a armazenagem de documentos fiscais.

Para quem recebe existe maior segurança relativa à compra e também mais facilidade para armazenar e consultar a nota, já que normalmente é feita de maneira padrão. Quanto à sociedade, existe o benefício de redução do impacto ambiental devido ao menor consumo de papel e também uma menor sonegação de impostos.

O que é preciso para realizar a emissão de NF-e?

Para realizar a emissão de NF-e é preciso dispor de: cadastro junto à Secretaria de Fazenda (SEFAZ) e certificação digital.

O cadastro junto à SEFAZ é importante porque toda NF-e precisa ser aprovada, atribuição da Secretaria de Fazenda. Com o cadastro realizado o processo de aprovação se torna não apenas possível, mas também mais facilitado. Já a certificação digital serve como uma espécie de assinatura digital, ou seja, funciona como uma forma de comprovar que a NF-e foi realmente emitida pela empresa. Isso evita fraudes que inclusive podem prejudicar a empresa mesmo sem seu conhecimento ou autorização.

É necessário ter um software específico para emitir NF-e?

Se a sua empresa não quiser não será necessário contratar ou adquirir um serviço ou software de emissão de NF-e. Isso porque cada SEFAZ disponibiliza um programa específico e gratuito em seu site que pode ser baixado facilmente. A verdade, entretanto, é que normalmente esse programa tende a ter uma maior limitação de recursos. É por isso que muitos empreendedores decidem adquirir especialmente quando há um grande volume de transações.

Quais documentos a emissão de NF-e substitui?

Uma dúvida muito comum é se a NF-e substitui a nota fiscal para o consumidor ou então o cupom fiscal. A verdade é que a NF-e atua de maneira a substituir apenas a nota fiscal do tipo 1 / 1 A, ou seja, a nota fiscal que diz respeito à documentação da transação comercial de pessoa jurídica.

É por isso que é preciso imprimir o DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) de cada NF-e para que toda a transação esteja dentro dos parâmetros exigidos por lei.

Quais as vantagens da emissão de NF-e?

Uma das principais vantagens da emissão de NF-e é que sua existência é exclusivamente digital, o que gera economia em dois sentidos: tanto com os custos de impressão quanto com os custos de armazenamento e estocagem das notas. Além disso, seu uso traz mais rapidez e agilidade para a documentação dessas transações, garantindo que a empresa esteja em conformidade com as obrigações fiscais e tributárias.

Para quem compra da sua empresa a vantagem é de ter mais segurança sobre a compra. No caso de empresas B2B, há a vantagem de simplificar o processo de venda para o cliente final.

Como gerenciar adequadamente as NF-e emitidas?

O gerenciamento correto das NF-e é muito importante para que se tenha uma contabilidade precisa em relação aos resultados da empresa. Por isso, para gerenciar corretamente as NF-e emitidas dentro de um determinado período é recomendado contar com um programa, como um software de gestão, para facilitar o acesso. Além disso, ter um bom serviço de contabilidade também é importante para garantir que todas as NF-e sejam contabilizadas e declaradas corretamente, evitando problemas contábeis como a sonegação de impostos.

A NF-e é um mecanismo cada vez mais utilizado por empresas, sejam elas pequenas ou grandes. Apesar de diminuir parte da burocracia e dos custos relacionados a essa emissão, é muito importante manter um controle e gerenciamento corretos – e, para isso, nada melhor do que contar com uma contabilidade de qualidade.

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