Saiba como fazer uma boa gestão de processos em sua empresa

A gestão de processos é um dos principais fatores para o sucesso de qualquer organização porque possibilita o melhor aproveitamento dos recursos e o aumento do desempenho do negócio. 

Atualmente, com o mercado cada vez mais competitivo, o empreendedor que sabe alinhar os processos aos objetivos estratégicos da empresa consegue se destacar, porque é capaz de melhorar continuamente de seus produtos ou serviços, independente do segmento de atuação.

Por isso, é de extrema importância o conhecimento sobre o que são os processos de negócio e as principais práticas de gestão de processos.

O que são processos de negócios?

Os processos de negócios são atividades geralmente realizadas em sequência e que visam determinado resultado, gerando valor. Os processos podem ser de ponta a ponta, do pedido até o resultado interfuncional, entre departamentos ou até mesmo interorganizacional, entre diferentes organizações. Eles podem ser divididos em três tipos:

Processos primários

Também chamados de essenciais ou processos finalísticos, são fundamentais para que as empresas cumpram as suas funções. São processos que contribuem entregando valor diretamente aos clientes. 

Um exemplo de processo primário de uma empresa de manufatura poderia ser o desenvolvimento de tubos e conexões galvanizadas, produtos bastante utilizados em instalações e manutenções prediais.

Processos de suporte

São processos que entregam valor a outros processos, primários ou gerenciais, e por isso também são chamados de processos de apoio. 

Na empresa de manufatura, um exemplo de processo de suporte seria a gestão de infraestrutura, por exemplo.

Processos de gerenciamento

Por sua vez, os processos de gerenciamento, ou de gestão, também não agregam valor diretamente ao cliente, mas a outros processos, como os processos primários ou de suporte. 

Eles têm como objetivo dar direcionamento ao negócio, controlando as atividades, além de garantir que as normas e políticas da empresa serão cumpridas durante as operações, entre outros fins. 

A gestão estratégica de uma empresa de tratamento de efluentes industriais pode ser um exemplo de processo de gerenciamento.

Fica mais fácil entender o que é a gestão de processos à partir da compreensão dos principais tipos de processos e como eles interagem entre si.

O que é gestão de processos?

A gestão de processos é o gerenciamento do empreendimento, com o controle das atividades importantes para a sua sustentação, dando uma visão sistêmica da empresa. Esse tipo de controle tem como objetivo o equilíbrio dos processos empresariais, possibilitando o alcance dos objetivos organizacionais.

Os especialistas também se referem à mesma ideia com os termos gerenciamento de processos de negócios ou BPM, Business Process Management, em inglês.

Cada processo recebe um gerenciamento específico, desde o momento da entrada, quando chegam insumos para fornecedores de ferro, por exemplo, até o momento da saída. A saída, por sua vez, é o resultado, o produto, que tem alto valor para o negócio.

Portanto, a gestão de processos busca a organização das diferentes funções dentro de uma empresa, para que as distintas equipes ou departamentos consigam atingir um objetivo específico juntas, dependendo da atividade a que a empresa se dedica.

As atividades empresariais costumam depender de serviços de diferentes áreas, e por isso muitas possuem um gerenciamento orientado em departamentos. Em outras palavras, as equipes se concentram às funções que competem ao seu departamento.

Entretanto, o problema disso é que as organizações são dinâmicas, multidisciplinares e colaborativas. Então quando os processos também são tratados dessa maneira, com interdependência, a divisão funcional deixa de ser um empecilho e a empresa consegue atingir melhorias a nível global.

O gerenciamento de processos não é uma metodologia, e sim uma disciplina gerencial, capaz de agregar práticas para uma administração mais precisa de processos.

Práticas da gestão de processos

Como disciplina organizacional, a gestão de processos oferece ferramentas e recursos para a análise, definição, otimização, monitoramento e controle das atividades envolvidas nos negócios. 

Eles possibilitam o estudo do desempenho das atividades, que é essencial para as melhorias. Dentre as principais práticas da gestão de processos é válido ressaltar:

Análise

Uma boa gestão de processos tem início com uma análise dos fluxos de trabalho atuais. Para tanto são realizadas entrevistas com os funcionários e um estudo abordando os resultados desejados pela gerência da empresa de georreferenciamento, por exemplo.

Desta forma, é possível compreender cada detalhe sobre como as coisas estão sendo feitas e, principalmente, se estão alinhadas com as expectativas para o bem do negócio.

Assim, a corporação pode deixar claras questões como políticas de alterações em projetos, ou outras questões relacionadas à assessoria em geologia ou topografia, seguindo o mesmo exemplo.

Definição

Já a definição na gestão de projetos, outra tarefa significativa, está ligada à definição de escopo, prioridades e um mapeamento completo dos processos da empresa. 

Nesse sentido, algumas ações podem definir o futuro do empreendimento, como um planejamento do estado desejado, ou o estado atual, dependendo da situação que se encontra a empresa.

Monitoramento

Ainda na etapa da definição, é preciso estabelecer os principais indicadores de desempenho, para que as métricas possam ser rastreadas e avaliadas tendo um referencial. 

Depois, relatórios ou painéis podem concentrar as informações em macro ou micro indicadores, com processos inteiros e segmentos de processos.

Otimização

Um acompanhamento eficiente dos dados gerados na etapa do monitoramento pode gerar direcionamentos para ações visando a otimização, com melhorias e processos mais ágeis.

A otimização é a prática de gestão de processos que identifica gargalos ou problemas de recursos e formas de melhorar as atividades envolvidas no revestimento de cilindros em borracha, para exemplificar. 

A otimização acrescenta mais qualidade às atividades e, consequentemente, aos produtos, já que ajuda no alinhamento dos processos individuais com estratégias e objetivos mais amplos. 

Uma iniciativa de gestão de processos que envolve otimização pode resultar em mudanças com novas políticas regulatórias, a adoção de novas tecnologias ou até reestruturações, dependendo da dinâmica e do espaço que a empresa tem no mercado.

Nos casos em que há transformação de processos, geralmente ocorrem melhorias com redesenho, reengenharia, ou a mudança de paradigma, com tecnologias para revolucionar a manutenção de cilindros em borracha, por exemplo.

Controle

Além dos processos em si, toda transformação deve ser controlada, visando a melhoria organizacional. Para isso, os processos precisam ser medidos com indicadores operacionais, que são controlados para a manutenção do desempenho desejado.

Para adequar o processo à realidade desejada, é preciso que o controle esteja focado para indicar a necessidade de novas transformações. 

O ideal é que a empresa faça um diagrama causal de performance para cada processo, facilitando a leitura pelos indicadores.

Qual é a importância da gestão de processos?

A gestão de processos envolve práticas fundamentais, que podem gerar dúvidas sobre a importância de adotar a disciplina na empresa. 

É válido ressaltar os seguintes motivos para o investimento de recursos em gestão de processos:

• Mais conhecimento sobre o próprio negócio, com visão sistêmica;
• Mais compreensão de processos, para melhor identificação;
• Mensuração de resultados dos processos, em todos os departamentos;
• Reforça o senso de responsabilidade e engajamento dos colaboradores;
• Tomadas de decisão mais assertivas, pautadas em informações confiáveis;
• Redução de custos a longo prazo, com menos desperdícios;
• Otimização do tempo nalocação de rompedor, por exemplo;
• Mais qualidade e valor, contribuindo para a satisfação dos clientes;
• Processos mais transparentes e compreensíveis para stakeholders;
• Padronização dos processos, com documentação coesa e organizada;
• Mais consciência sobre o impacto do trabalho individual no resultado final;
• Melhor distribuição de recursos, com atenção às prioridades reais da empresa;
• Melhorias eficientes, baseadas em projetos bem dimensionados.

Como fazer a gestão de processos?

Em uma empresa especializada em sondagem a percussão, para exemplificar, a implantação da gestão de processos deve começar com um diagnóstico das práticas atuais, verificando a maturidade da empresa com relação ao controle das atividades. 

A baixa maturidade na gestão pode estar ligada ao uso de métodos ineficientes para o cuidado dos processos, além de redundâncias, retrabalhos, baixo desempenho e a insatisfação dos clientes.

Depois, é válido o estabelecimento de uma governança de processos, garantindo a existência de políticas, métodos e estruturas específicas, com padrões para a gestão adequada. O objetivo da governança é assegurar que todas as partes estão envolvidas corretamente.

É necessário o mapeamento da cadeia de valor que sustenta o negócio, incluindo macro processos e subprocessos, assim como todas as atividades da empresa.

A priorização é essencial nos casos em que há diversos projetos de melhorias em andamento.

 Assim, elas podem melhorar o desenvolvimento das atividades, elevando a performance da empresa. 

Pode ser que a corporação precise de diversas transformações ao longo da sua história, em busca de mais competitividade e destaque no mercado. Mas uma gestão de processos eficiente ajuda as empresas em um caminho de constantes melhorias.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.