Com a correria do dia a dia, as vezes podemos deixar passar alguns projetos e compromissos por não ter um gerenciador de projetos. O Google Agenda é ótimo para controlar compromissos e além disso, quem faz o uso dele pode fazer compartilhamento, pesquisa, cronograma e outras funcionalidades que fazem dessa ferramenta um aliado poderoso para o gerenciamento de projetos.
Por isso, nós do Abertura Simples separamos algumas dicas dessa ferramenta para que você empreendedor, consiga implementar o uso dessa ferramenta no seu negócio. Confira!
SAIBA USAR A FERRAMENTA GOOGLE AGENDA PARA O GERENCIAMENTO DAS SUAS ATIVIDADES DIÁRIAS!
O que é Google Agenda?
O Google Agenda é uma ferramenta bastante útil para qualquer pessoa que precise organizar seus compromissos e atividades já que é uma agenda eletrônica com o estilo bastante semelhante e tão fácil de ser usada quanto o Gmail.
Todos aqueles que possuem uma conta no Gmail possuem, consequentemente, acesso ao Google Agenda.
CALENDÁRIO
Existem algumas maneiras de cadastrar as suas atividades no Google Agendas, sendo elas por dia, semana, mês, 4 dias ou compromissos. Independe da maneira escolhida, o processo de cadastramento e registro são os mesmos, onde você pode indicar o nome do projeto e indicar uma cor para ficar mais fácil a visualização, por exemplo.
COMPARTILHAMENTO
Este é um recurso interessante e que pode ajudar muitos usuários a se programar para compromissos futuros. O compartilhamento serve para aquelas atividades, compromissos e projetos que envolvem mais de uma pessoa e que por isso, o calendário precisa ser compartilhado com os membros da equipe. Na lateral esquerda, há “Others Calendars”, onde você pode adicionar as agendas de trabalho de seus funcionários e separá-las por cores. Há também a possibilidade de permitir que eles acessem a sua agenda. Isso irá facilitar na hora de definir horários para reuniões, por exemplo.
Você pode inclusive compartilhar com seus clientes caso eles manifestem a necessidade de acompanhar o fluxo de atividades e os prazos do projeto, por exemplo.
CRONOGRAMA
Quando você coloca a tarefa no calendário, automaticamente você irá transformar cada calendário em um cronograma detalhado do projeto. Essa visibilidade é muito importante para mostrar uma visão geral dos prazos que foram estabelecidos.
RESOLUÇÃO DE PROBLEMAS
Cada projeto traz um bom número de problemas, bloqueios ou complicação. Frequentemente esses problemas são vistos por membros da equipe enquanto lidam com suas tarefas. O que pode ser feito? O membro da equipe que está enfrentando o problema escreve no calendário como “o dia todo”, adicionando seu nome. Outros membros da equipe, que saibam como resolver a questão, tomam conta disso ou escrevem, no registro, dicas de como resolver.
Exemplificando, essa parte é como um canal aberto e contínuo de resolução de problemas, onde toda a equipe está integrada e concentrada em buscar soluções eficazes para tal situação.
HASHTAGS
O Google Agenda possui um recurso de pesquisa para, também, facilitar a vida dos usuários. Essa ferramenta é muito importante para transformar o calendário em um banco de dados. Usando as hashtags nos registros auxilia tanto na hora da pesquisa como também no monitoramento de itens especifícos ao longo do tempo.
EXPORTAR DADOS PARA PDF
Cada calendário, resultado de pesquisa ou layout específico (dia, semana, mês, 4 dias, agenda, entre outros) são passíveis de serem impressos e, portanto, exportáveis para PDF. Essa tarefa é útil para quando o empreendedor ou algum membro da equipe precisa de um resumo do trabalho que foi feito (você pode filtrar pesquisando por uma hashtag específica relacionada a um projeto) ou uma lista de tarefas futuras do seu projeto.
CUSTOMIZAR AS OPÇÕES
Você sabia que com a ferramenta você pode criar mais de uma agenda? Por exemplo, você pode usar este aplicativo tanto para compromissos de trabalho quanto para suas atividades pessoais. E o mais importante: as datas não serão misturadas no calendário de forma confusa, mas sim, separadas entre os respectivos temas.
GERENCIANDO PROJETOS COM O GOOGLE AGENDA
Para que seja possível garantir a eficiência e produtividade de um trabalho em equipe, você pode criar um evento para cada membro do grupo, adicionar uma descrição e prazo de entrega. Lembrando que os projetos podem ser divididos em categorias a partir da configuração de calendários múltiplos do Google Agenda.
São vários os benefícios que o Google agenda traz para o empreendedor e seu negócio. Através dele, é possível ter o controle e monitoramento de todas as atividades realizadas pela sua empresa e colaboradores e, em alguns casos, até a identificação de pontos de melhoria nos serviços já que por meio desta ferramenta é possível acompanhar a rotina de toda a equipe.
Além disso, o Google Agenda é tão funcional que você pode leva-lo para qualquer lugar por meio do aplicativo, o qual permite que você sincronize sua agenda de compromissos do computador para o celular. Já para sincronizar as tarefas e atividades, use o Google Tasks. Ambos os aplicativos são bem simples de utilizar.
E aí, você já conhecia o Google Agenda? É importante ressaltar que todas as informações registradas nessa ferramenta são confidenciais e você só compartilha com quem for de sua confiança. Quer compartilhar mais alguma dica com outros empreendedores? Comente e participe para que possamos melhorar, cada vez mais, os conteúdos do Abertura Simples.
No comment yet, add your voice below!