Antes mesmo de abrir uma empresa é preciso pensar em algumas obrigações que nem sempre estão previstas em seus planos. A necessidade de um certificado digital, por exemplo, pode ser algo que você sequer tinha considerado e que pode existir mesmo que seu negócio já esteja aberto.
Esse certificado, inclusive, é responsável por garantir a regularização da empresa e permitir que algumas operações sejam realizadas. Assim, confira o que é o certificado digital e descubra se a sua empresa precisa de um.
O que é certificado digital?
É uma ferramenta que serve como uma forma de assinatura digital, responsável por garantir a identificação apropriada nas transações eletrônicas de pessoas ou pessoas jurídicas.
Com isso, serve para criar uma espécie de identidade virtual para quem utiliza a internet para realizar alguma transação que necessite de confirmação de que se trata da pessoa ou empresa realizando a operação. Ele funciona basicamente ao validar informações e garantir que a solicitação é idônea, ou seja, que os dados correspondem e que existe intenção na transação.
A necessidade desse se deve ao fato de que durante essas transações não há a presença física da parte interessada. Com isso, é preciso garantir que não se trata de um roubo de identidade ou de uma solicitação não desejada.
Você precisa de um certificado digital?
As suas características únicas de segurança fazem com que o certificado digital seja exigido para uma variedade de transações. Em outras, não existe a obrigatoriedade, mas o uso do certificado digital aumenta a segurança como um todo. Assim, você precisa de um certificado se sua empresa:
Emite nota fiscal eletrônica (NF-e)
A nota fiscal eletrônica (NF-e) é um documento tributário que possui validade exclusivamente digital. Como ela envolve dados sobre transações de entradas e saídas de mercadorias e pagamentos de impostos, existe uma exigência de certificado digital para que ela possa ser emitida.
Essa exigência, feita pela Receita Federal, serve para impedir que solicitações de NF-e sejam feitas em nome da empresa incorretamente, o que levaria a um pagamento indevido de tributos.
Está inscrita em regime de lucro real ou presumido
Para garantir que o Fisco tenha acesso a informações verdadeiras sobre o lucro da empresa que está inscrita no regime de lucro real ou presumido também é importante que a empresa possua o certificado digital. Isso também é importante porque algumas das operações exigidas por esses regimes só podem ser feitas com a existência de um certificado digital.
Desse ponto de vista, somente empresas que estão inscritas no Simples e que não emitem NF-e é que podem optar por não terem um certificado digital.
Possui funcionários
Embora essa ainda não seja uma obrigatoriedade, em breve empresas que possuem funcionários precisarão do certificado digital para enviar declarações relativas às relações de trabalho. Essas declarações conterão informações necessárias para a Previdência Social e para a Caixa Econômica Federal, facilitando o trabalho de fiscalização e de apuração tributária.
Atua no comércio eletrônico
Se a sua empresa atua no e-commerce também é recomendado que ela possua certificado digital para garantir a segurança das transações realizadas de maneira virtual, incluindo a troca de dados entre cliente e plataforma.
Como há transações bancárias envolvidas, o uso de um certificado digital ajuda a proteger tanto o cliente quanto a empresa. O certificado digital é forma de obter uma assinatura e identificação digital com validade jurídica. Para algumas empresas já é obrigatório possuir esse tipo de ferramenta, enquanto para outras é uma obrigatoriedade que surgirá em breve. Assim, se tiver dúvidas não deixe de contar com uma consultoria jurídica para te ajudar no processo.
Sua empresa já tem certificado digital? O que você pensa sobre o assunto? Conte para a gente nos comentários.
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