Descubra como encontrar uma contabilidade digital para o seu negócio

Saiba o que é contabilidade digital e como contratar uma para o seu negócio!

O conceito de contabilidade digital foi criado por volta de 2014 e é utilizado para definir escritório que utiliza a tecnologia para otimizar diversos processos contábeis e também para divulgar seus serviços.

Este termo é simples de ser entendido. No entanto, há muitas pessoas que confundem contabilidade online com digital. Por isso, é importante entender qual a diferença de cada uma. Confira!

Como funciona a contabilidade digital?

A contabilidade digital utiliza de todas as tecnologias e das facilidades do mundo online, oferecendo um serviço de contabilidade mais proativo e consultivo. É um trabalho mais elaborado, direcionado, individualizado e que vai muito além dos serviços contábeis básicos.

Vantagens da contabilidade digital

• Postura proativa, que vai além das tarefas básicas e obrigatórias da contabilidade;
• Atendimento individualizado e especializado;
• Assessoria completa.

Contabilidade online é igual a contabilidade digital?

A contabilidade online trata-se de um serviço 100% online, enquanto a contabilidade digital utiliza recursos tecnológicos para aperfeiçoar o serviço contábil. O contador online cuida da gestão contábil da empresa e executa todas as tarefas de um contador tradicional. Ele supre a necessidade básica do cliente, e tudo é feito por meio de uma plataforma digital. O cliente não envia documentos para algum endereço físico, mas sim por meio dessa plataforma.

Isso significa que todo o gerenciamento contábil é feito de forma online, a partir de um acesso à internet. Os especialistas nessa modalidade gostam de dizer que oferecem uma contabilidade simplificada, de fácil acesso. E, por conta disso, e também pelas facilidades do serviço, cobram preços menores pela prestação do serviço. Eles dizem que o serviço tem um custo menor, por isso o serviço é mais caro;

Vantagens da contabilidade online

• Preço convidativo;
• Otimização do tempo do cliente;
• Rapidez e comodidade;
• Plataforma fácil de operar, disponibilizada 24 horas por dia para o cliente;
• Segurança dos dados, armazenados em nuvem;
• Atendimento online rápido e objetivo.

Contabilidade digital X Contabilidade online

Agora que você já sabe o que é e o que faz um contador online e um contador digital, é mais fácil perceber a diferença entre esses dois modelos de contabilidade. 

No entanto, é necessário destacar que a contabilidade online gera muita polêmica entre os especialistas. Alguns profissionais dizem que ela pode ser ofertada por um preço mais econômico, e consequentemente, acaba deixando a desejar na qualidade dos serviços e peca por não ter um atendimento humanizado.

Já em relação à contabilidade digital, diversos profissionais acreditam que ela é, definitivamente, um caminho sem volta e que muitos escritórios precisam ingressar nela para não ficarem fora do mercado.

No caso da contabilidade digital, você terá à disposição todas as facilidades da contabilidade online, todas as modernas ferramentas automatizadas, mas também terá à disposição a própria figura do contador, sua assessoria, seus conselhos, suas ações. O trabalho a ser realizado não dependerá apenas da sua iniciativa de enviar documentos e demandas. 

Por que vale a pena investir na contabilidade digital?

Ao migrar para a contabilidade digital, o profissional conquista inúmeras vantagens, possibilitando a criação e definição de diferenciais competitivos e destacando-se no mercado., Confira abaixo as principais vantagens:

Processos otimizados

Um software pode realizar automaticamente diversas atividades de uma empresa, como organização e armazenamento de informações e arquivos, criação de planilhas e relatórios, entre outros processos. Reduzindo o tempo necessário para realizar esses procedimentos, possibilitando que ele seja gasto em outras tarefas.

Aumento na produtividade

Uma contabilidade digital aumentará a sua produtividade, pois não será mais preciso que você, ou a sua equipe, realize as tarefas burocráticas. Dessa forma, é possível concentrar os esforços em atividades mais estratégicas e, consequentemente, um serviço de melhor qualidade é entregue.

Reduz falhas

As falhas são reduzidas ao adotar uma contabilidade digital. Isso acontece porque os computadores são capazes de trabalhar com uma enorme quantidade de informações, contribuindo para a satisfação do cliente.

Melhor atendimento

Um dos principais fatores que é analisado por um cliente antes de contratar um serviço é o atendimento. E por conta do software de gestão contábil, vários canais de comunicação são unificados em um único ambiente, melhorando o atendimento com o cliente e fazendo com que o mesmo sinta-se valorizado.

Entenda como contratar uma contabilidade digital para o seu negócio!

Na hora de escolher uma contabilidade digital é preciso estar atento a alguns fatores, como por exemplo: verificar se o escritório contábil está devidamente regularizado; analisar como eles garantem a segurança dos dados e constatar se há suporte à sua disposição para qualquer dúvida ou emergência.

Procure uma plataforma

O primeiro passo é o mais diferente. Se antes era necessário a indicação de algum conhecido para contratar um contador, agora é só contar com a ajuda de uma plataforma. 

Você entra em contato com o portal, envia algumas informações, como cidade, tipo de negócio e tipo de serviço necessário. Os consultores do portal analisam o perfil e enviam para o contador mais qualificado da sua cidade. A partir disso, os processos de contratação são os mesmos de uma contabilidade tradicional.

Analise o atendimento

Com toda a tecnologia que temos disponível atualmente, as respostas devem ser cada dia mais rápidas e precisas. Por isso, o escritório que você escolher deve estar pronto para atendê-lo a qualquer momento.

A recomendação é que você avalie todos os canais de comunicação do escritório como e-mail, site, redes sociais e telefones. A velocidade, disponibilidade, cordialidade e atendimento devem ser fatores significativos antes de fechar negócio.

Dizem que a escolha de um contador para uma empresa é como escolher um médico para sua família. Ou seja, é necessário estabelecer um laço de confiança de longa duração. Por isso, é essencial que seu escritório também ofereça uma boa relação com os profissionais.

Verifique a infraestrutura

É importante analisar se o escritório de contabilidade está oferecendo a infraestrutura necessária para atender a sua demanda. Isso diz respeito tanto a tecnologia do escritório, quanto a quantidade de funcionários que eles podem oferecer.

Existem desde escritórios com apenas um contabilista responsável até gigantescas firmas com dezenas de empregados. Você pode avaliar a organização do espaço, o clima organizacional, a relação dos funcionários. Assim, é possível entender qual a melhor opção para sua empresa.

Questione a competência técnica

É fundamental ser atendido por profissionais capacitados e experientes, que se mantenham frequentemente atualizados principalmente a respeito das legislações tributárias e trabalhistas. Além disso, é essencial que essa competência esteja ligada à capacidade de resolução de problemas e definição de conceitos (e como aplicá-los).

O cliente não precisa ser especializado em assuntos tributários e trabalhistas, mas o contador sim. Além disso, ele deve simplificar os conceitos e os termos para melhor compreensão do cliente.

Para ter certeza da competência técnica de um escritório, você pode entrar em contato com o profissional e ter uma conversa sobre as principais dificuldades do empreendimento. A partir disso, peça também atualizações periódicas e matérias sobre seu segmento, medindo a profundidade de conhecimento desse profissional.

Verifique a relação custo x benefício

Assim que você identificar quais são as reais necessidades de sua empresa, busque por um profissional contábil que seja especializado no seu ramo. Em seguida, peça um orçamento e avalie a qualidade das atividades executadas na proporção do preço pelo qual o serviço é cobrado.

É importante ressaltar que os profissionais com maior competência e conhecimentos específicos podem cobrar mais por seus serviços, mesmo que tenham uma estrutura menor. Isso porque a segmentação e especialização em nichos faz com que o escritório apresenta soluções eficazes para determinados problemas.

Da mesma forma que uma empresa pode cobrar mais barato por um produto, como é o caso dos escritórios de contabilidade que prestam serviços básicos, como pagamento de impostos em dia etc.

Veja se a localização é adequada

O ideal é que o escritório esteja numa localização próxima e de fácil acesso da empresa. Quando o escritório atua na mesma cidade, fica muito mais fácil realizar reuniões e visitas pessoais para verificar sua estrutura funcional, seus representantes e a dinâmica.

Dessa forma, é possível economizar tempo e manter uma boa frequência de reuniões, que se aconselha que seja no mínimo mensal. Não só pelo deslocamento, é importante ter um escritório de contabilidade na mesma cidade também pelo fato de que a legislação contábil e as obrigações tributárias podem ser diferentes de uma cidade para outra.

Em alguns casos, as empresas encontram complicações com o IPTU e o ISS, além dos impostos municipais. Se o escritório estiver em outro município, isso se tornará ainda mais difícil.

Documentos necessários para trabalhar com um escritório de contabilidade

Após fechar negócio com um escritório de contabilidade, o empreendedor precisará realizar o levantamento de uma série de documentos. Todos eles precisam ser entregues, na data estipulada, para que o contador consiga realizar seu trabalho com mais eficiência. Alguns desses documentos são:

• Guias de Impostos ou Contribuições: INSS, FGTS, contribuição de trabalho e contribuições sindicais;
• Notas Fiscais: de entrada e saída, de serviços prestados, de compra de bens e também de conhecimentos de transporte;
• Notas Fiscais de Concessionárias: telefonia, energia elétrica, água, etc;
• Recibos de pagamento: salário, pró-labore, férias, vale transporte (compra e entrega), outros benefícios e também atestados médicos de funcionários;
• Movimentos e recibos de autônomos e cooperados;
• Arquivos Eletrônicos: nota fiscal, redução z, arquivos do sped fiscal e xml’s das notas fiscais;
• Recibos e Contratos: de locação, de honorários, despesas diversas e contratos;
• Comprovantes de pagamentos dos impostos: DAS, DARF, GARE e GNRE;
• Extratos: bancários, de aplicações, cartões de crédito, posição de empréstimos e descontos de duplicatas;
• Comprovantes diversos: de despesas e de receitas; controle de estoque da empresa e livro inventário ao final do período.

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