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Descubra como encontrar uma contabilidade digital para o seu negócio

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Saiba o que é contabilidade digital e como contratar uma para o seu negócio!

Contabilidade digital é um conceito, criado por volta de 2014, utilizado para definir escritório que utiliza a tecnologia para otimizar diversos processos contábeis e também para divulgar seus serviços.

Exemplificando: João tem um escritório de contabilidade e emprega um sistema de integração com o seu cliente. Além disso, ele usa as mídias e redes sociais, por exemplo, Google, Facebook etc, para prospectar novos clientes.

Entende?

O conceito é simples. Contudo, há muitas pessoas que confundem contabilidade online com digital. Por isso, é importante entender qual a diferença de cada uma. Confira!

Diferenças entre contabilidade online e digital

A contabilidade online trata-se de uma modalidade 100% online. Já a digital utiliza recursos tecnológicos para aperfeiçoar o serviço contábil. É necessário destacar que a contabilidade online gera muita polêmica entre os especialistas. Alguns profissionais dizem que ela pode ser ofertada por um preço mais econômico. Contudo, acaba deixando a desejar na qualidade dos serviços e peca por não ter um atendimento humanizado, já que o cliente não recebe a devida atenção.

Em relação a contabilidade digital, diversos profissionais acreditam que ela é, definitivamente, um caminho sem volta e que muitos escritórios precisam ingressar nela para não ficarem fora do mercado. Isso porque a categoria permite atendimento humanizadoclientes mais satisfeitos com o atendimento; serviços realizados com eficiência; otimização do trabalho com valor agregado e possibilidade de atrair mais clientes.

Entenda como contratar uma contabilidade digital para o seu negócio!

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Procure uma plataforma

O primeiro passo é o mais diferente. Se antes era necessário a indicação de algum conhecido para contratar um contador, agora é só contar com a ajuda de uma plataforma. Por exemplo, o Abertura Simples é uma plataforma especializada em conectar empreendedores com contadores experientes.

Você entra em contato com o portal, envia algumas informações, como cidade, tipo de negócio e tipo de serviço necessário. Os consultores do portal analisam ser perfil e enviam para o contador mais qualificado da sua cidade. A partir disso, os processos de contratação são os mesmos de uma contabilidade tradicional.

Analise o atendimento

Com toda a tecnologia que temos disponível atualmente, as respostas devem ser cada dia mais rápidas e precisas. Por isso, o escritório que você escolher deve estar pronto para atendê-lo a qualquer momento.

A recomendação é que você avalie todos os canais de comunicação do escritório como e-mail, site, redes sociais e telefones. A velocidade, disponibilidade, cordialidade e atendimento devem ser fatores significativos antes de fechar negócio.

Dizem que a escolha de um contador para uma empresa é como escolher um médico para sua família. Ou seja, é necessário estabelecer um laço de confiança de longa duração. Por isso, é essencial que seu escritório também ofereça uma boa relação com os profissionais.

Verifique a infraestrutura

É importante analisar se o escritório de contabilidade está oferecendo a infraestrutura necessária para atender a sua demanda. Isso diz respeito tanto a tecnologia do escritório, quanto a quantidade de funcionários que eles podem oferecer.

Existem desde escritórios com apenas um contabilista responsável até gigantescas firmas com dezenas de empregados. Você pode avaliar a organização do espaço, o clima organizacional, a relação dos funcionários. Assim, é possível entender qual a melhor opção para sua empresa.

Questione a competência técnica

É fundamental ser atendido por profissionais capacitados e experientes, que se mantenham frequentemente atualizados principalmente a respeito das legislações tributárias e trabalhistas. Além disso, é essencial que essa competência esteja ligada a capacidade de resolução de problemas e definição de conceitos (e como aplicá-los).

O cliente não precisa ser especializado em assuntos tributários e trabalhistas, mas o contador sim. Além disso, ele deve simplificar os conceitos e os termos para melhor compreensão do cliente.

Para ter certeza da competência técnica de um escritório, você pode entrar em contato com o profissional e ter uma conversa sobre as principais dificuldades do empreendimento. A partir disso, peça também atualizações periódicas e matérias sobre seu segmento, medindo a profundidade de conhecimento desse profissional.

Verifique a relação custo x benefício

Assim que você identificar quais são as reais necessidades de sua empresa, busque por um profissional contábil que seja especializado no seu ramo. Em seguida, peça um orçamento e avalie a qualidade das atividades executadas na proporção do preço pelo qual o serviço é cobrado.

É importante ressaltar que os profissionais com maior competência e conhecimentos específicos podem cobrar mais por seus serviços, mesmo que tenham uma estrutura menor. Isso porque a segmentação e especialização em nichos faz com que o escritório apresente soluções eficazes para determinados problemas.

Da mesma forma que uma empresa pode cobrar mais barato por um produto, como é o caso dos escritórios de contabilidade que prestam serviços básicos, como pagamento de impostos em dia etc.

Veja se a localização é adequada

O ideal é que o escritório esteja numa localização próxima e de fácil acesso da empresa. Quando o escritório atua na mesma cidade, fica muito mais fácil realizar reuniões e visitas pessoais para verificar sua estrutura funcional, seus representantes e a dinâmica.

Dessa forma, é possível economizar tempo e manter uma boa frequência de reuniões, que se aconselha que seja no mínimo mensal. Não só pelo deslocamento, é importante ter um escritório de contabilidade na mesma cidade também pelo fato de que a legislação contábil e as obrigações tributárias podem ser diferentes de uma cidade para outra.

Em alguns casos, as empresas encontram complicações com o IPTU e o ISS, além dos impostos municipais. Se o escritório estiver em outro município, isso se torna ainda mais difícil.

Documentos necessários para trabalhar com um escritório de contabilidade

Após fechar negócio com um escritório de contabilidade, o empreendedor precisará realizar o levantamento de uma série de documentos. Todos eles precisam ser entregues, na data estipulada, para que o contador consiga realizar seu trabalho com mais eficiências. Alguns desses documentos são:

  • Guias de Impostos ou Contribuições: INSS, FGTS, contribuição de trabalho e contribuições sindicais;
  • Notas Fiscais: de entrada e saída, de serviços prestados, de compra de bens e também de conhecimentos de transporte;
  • Notas Fiscais de Concessionárias: e telefonia, energia elétrica, água etc.
  • Recibos de pagamento: salário, pró-labore, férias, vale transporte (compra e entrega), outros benefícios e também atestados médicos de funcionários;
  • Movimentos e recibos de autônomos e cooperados;
  • Arquivos Eletrônicos: nota fiscal, redução z, arquivos do sped fiscal e xml’s das notas fiscais;
  • Recibos e Contratos: de locação, de honorários, despesas diversas e contratos;
  • Comprovantes de pagamentos dos impostos: DAS, DARF, GARE e GNRE;
  • Extratos: bancários, de aplicações, cartões de crédito, posição de empréstimos e descontos de duplicatas;
  • Comprovantes diversos: de despesas e de receitas; controle de estoque da empresa e livro inventário ao final do período.

Abertura Simples: encontre um escritório de contabilidade digital

O Abertura Simples atua com contabilidade digital e conecta você com os melhores contadores da sua cidade. Clique no botão abaixo e tenha agora mesmo uma contabilidade para a sua empresa.

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