O meu escritório de contabilidade precisa estar na mesma cidade que a minha empresa?

Trabalhar com um escritório de contabilidade na mesma cidade é obrigatório?

É fundamental para o sucesso de qualquer empresa que deseje se manter regularizada e em crescimento trabalhar bem sua contabilidade. O problema que muitas vezes surge, entretanto, é que o escritório escolhido está em uma cidade diferente da empresa.

Mas será que esse é realmente um problema? A verdade é que a localização do escritório de contabilidade pode interferir consideravelmente na sua empresa. Confira a seguir se o ideal é ter ou não seu escritório de contabilidade na mesma cidade, e como escolher o melhor.

Escritório de contabilidade na mesma cidade, é preciso?

A resposta curta para a dúvida se o seu escritório de contabilidade precisa estar na mesma cidade que a sua empresa é que sim. Isso não é necessariamente uma obrigação, mas é um fator relevante para garantir uma contabilidade em dia e de qualidade.

Quando o escritório atua na mesma região da empresa, fica muito mais fácil realizar reuniões e visitas pessoais ao escritório para verificar sua estrutura funcional, seus representantes e a dinâmica. Além disso, é possível também convidar o profissional a visitar a sua empresa, fazendo com que ele se aproxime e entenda melhor suas necessidades e objetivos.

Por isso o ideal é que seu escritório de contabilidade seja, se possível, numa localidade de fácil acesso. Dessa forma, é possível economizar tempo e manter uma boa frequência de reuniões, que se aconselha que seja no mínimo mensal.

Não só pelo deslocamento do cliente, é importante ter um escritório de contabilidade na mesma cidade também pelo fato de que a legislação contábil e as obrigações tributárias podem se alterar de acordo com a região. Em alguns casos, as empresas encontram complicações com o IPTU e o ISS, além dos impostos municipais. Se o escritório estiver em outro município, isso se torna ainda mais difícil.

Como faço para escolher?

Além de pensar na localização, existem outros fatores que podem interferir na hora de escolher um escritório de contabilidade para sua empresa. São eles:

Bom atendimento

Com toda a tecnologia que temos disponível hoje em dia, as respostas devem ser cada dia mais rápidas e precisas. Por isso, o escritório que você escolher deve estar pronto para atende-lo a qualquer momento.

Dizem que a escolha de um contador para uma empresa é como escolher um médico para sua família, logo é necessário estabelecer um laço de confiança de longa duração. É essencial que seu escritório preste um bom atendimento, de forma que sua relação não seja prejudicada.

A recomendação é que você avalie todos os canais de comunicação do escritório como e-mail, site, redes sociais e telefones. A velocidade, disponibilidade, cordialidade e prestatividade do atendimento devem ser fatores significantes antes de fechar negócio.

Infraestrutura

É importante analisar se o escritório de contabilidade está oferecendo a infraestrutura necessária para atender a sua demanda. Isso diz respeito tanto a tecnologia do escritório, quanto a quantidade de funcionários que eles podem oferecer.

Existem escritórios com apenas um contabilista responsável, até gigantescas firmas com dezenas de empregados. Você pode avaliar a organização do espaço, o clima organizacional, a relação dos funcionários… Assim, é possível entender qual a melhor opção para sua empresa.

Deve-se observar também os aparatos tecnológicos que o escritório dispõe, logo que a relação entre empresas e governo se transformou drasticamente nos últimos anos. Os escritórios tiveram de se modernizar para garantir melhores resultados. Confira se o mesmo está com suas ferramentas em dia, recursos atualizados e preparado para as novas tecnologias.

Competência técnica

É fundamental ser atendido por profissionais capacitados e experientes, que se mantenham frequentemente atualizados principalmente a respeito das legislações tributárias e trabalhistas.

Além disso, é essencial que essa competência esteja ligada a capacidade de resolução de problemas e definição de conceitos (e como aplica-los). O cliente não precisa especializar-se em assuntos tributários ou trabalhistas, mas o contador sim e é necessário simplifica-los para poder facilitar a vida do cliente.

Para ter certeza da competência técnica de um escritório, você pode entrar em contato com o profissional e ter uma conversa sobre as principais dificuldades do empreendimento. A partir disso, peça também atualizações periódicas e matérias sobre seu segmento, medindo a profundidade de conhecimento desse profissional.

Relação custo x benefício

Assim que você identificar quais são as reais necessidades de sua empresa, busque por um profissional contábil que atenda a seus serviços específicos. Chega então o momento de avaliar a qualidade das atividades executadas na proporção do preço justo pelo qual é cobrado.

Profissionais com maior competência e conhecimentos específicos podem cobrar mais por seus serviços, mesmo que tenham uma estrutura menor. Isso porque a segmentação e especialização em nichos faz com que o escritório apresente soluções eficazes para determinados problemas.

Da mesma forma que uma empresa pode cobrar mais barato por um produto, é o caso dos escritórios de contabilidade que prestam serviços básicos, como pagamento de impostos em dia.

Recomendações

Você pode tomar como base na hora de escolher um escritório de contabilidade a recomendação de outros empresários conhecidos, e sua satisfação junto aos profissionais contábeis que os atendem.

Você pode também solicitar um breve contato com os atuais clientes que o escritório esteja trabalhando (principalmente os que atuem na mesma área que você). Dessa maneira, é possível obter algumas informações mais precisas sobre o atendimento.

Isso auxilia a ter mais segurança e dá credibilidade ao profissional, porém é importante acompanhar as demais recomendações. Pesquise também outras ofertas de serviço no mercado para usar como base de comparação.

Você tem seu escritório de contabilidade na mesma cidade de sua empresa? Já teve algum problema com escritórios que não fossem próximos? Comente e participe para que possamos melhorar, cada vez mais, os conteúdos do Abertura Simples.