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Será que chegou a hora de mudar de contador? Confira 5 sinais!

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Não é fácil tomar a decisão de mudar de contador. Afinal, a vida financeira na sua empresa será entregue para uma pessoa desconhecida. Contudo, chega um momento que isso é inevitável. Confira, neste artigo, se sua empresa está passando, de fato, por esta fase!

Você está cansado (a) de cobrar as demandas do seu contador? Saiba que isso já é um sinal de que as coisas não estão indo bem. Contudo, mudar de contador não é algo tão simples.

Por isso, é essencial que você tenha total certeza de que realmente precisa fazer a mudança. Para ajudar na decisão, decidimos listar alguns sinais que podem comprovar que realmente sua empresa precisa mudar de contador.

Vamos lá?

1. O atendimento prestado é precário

Você pede informações e nunca realmente recebe uma resposta? Tenta ligar para o seu contador, manda e-mail ou envia um WhatsApp, mas ele demora dias para responder?

Bom, isso indica que o atendimento prestado realmente é precário e isso pode impactar no andamento dos processos contábeis. Com o tempo, o mau atendimento pode gerar prejuízos para a vida financeira da empresa.

2. Os documentos são enviados com erros

Constantemente, você precisa solicitar revisão dos documentos, pois eles são desenvolvidos com erros? Este fato, junto com outros apresentados neste artigo, pode indicar que realmente chegou a hora de mudar de contador.

Pense bem. Imagine que você não veja o erro no documento? Provavelmente, ele seria enviado ou armazenado como correto. Quando pensamos em fluxo de caixa, por exemplo, um documento errado pode provocar um erro no balanço anual.

3. O contador não consegue entregar as solicitações no prazo

“Envio terça sem falta”. Chega terça-feira, você envia um e-mail cobrando, mas ele diz que entregará a solicitação na quarta. Chega quarta-feira e nada. A situação demonstra que sua empresa não é prioridade.

Sendo assim, por que continuar com um escritório de contabilidade que realmente não está tão interessado em proporcionar um serviço de qualidade, certo?

4. Você não consegue realizar reuniões com ele

Há dias você tenta marcar uma reunião, mas nunca consegue. As questões que precisam ser tratadas estão cada vez mais acumuladas e você não consegue resolver nada.

Isso também demonstra que sua empresa não está recebendo o atendimento adequado por parte do contador e você deve começar a pensar na possibilidade de trocar de escritório contábil.

5. Ele utiliza ferramentas ultrapassadas

Somando todos os motivos acima com a desatualização do escritório, talvez seja hora de trocar realmente de contador. Se o escritório não pensa em inovar para proporcionar o melhor para seus clientes, isso indica que ele não está pronto para atender determinadas empresas, inclusive a sua.

Passo a passo para mudar de contador

Talvez você tenha identificado que os motivos, acima, estão ocorrendo com você. Neste caso, realmente está na hora de pensar em realizar a troca. Só que este momento nem sempre é tão simples. Por isso, decidimos explicar quais são os passos para fazer a alteração.

Passo 1 – Encontre um escritório confiável

O primeiro passo é encontrar um escritório de contabilidade confiável. Neste momento, alguns critérios devem ser levados em consideração, como

Bom atendimento: com toda a tecnologia que temos disponível atualmente, as respostas devem ser cada dia mais rápidas e precisas. Por isso, o escritório que você escolher deve estar pronto para atendê-lo a qualquer momento.

A recomendação é que você avalie todos os canais de comunicação do escritório como e-mail, site, redes sociais e telefones. A velocidade, disponibilidade, cordialidade e atendimento devem ser fatores significativos antes de fechar negócio.

Dizem que a escolha de um contador para uma empresa é como escolher um médico para sua família. Ou seja, é necessário estabelecer um laço de confiança de longa duração. Por isso, é essencial que seu escritório também ofereça uma boa relação com os profissionais.

Infraestrutura: é importante analisar se o escritório de contabilidade está oferecendo a infraestrutura necessária para atender a sua demanda. Isso diz respeito tanto a tecnologia do escritório, quanto a quantidade de funcionários que eles podem oferecer.

Existem desde escritórios com apenas um contabilista responsável até gigantescas firmas com dezenas de empregados. Você pode avaliar a organização do espaço, o clima organizacional, a relação dos funcionários. Assim, é possível entender qual a melhor opção para sua empresa.

Competência técnica: é fundamental ser atendido por profissionais capacitados e experientes, que se mantenham frequentemente atualizados principalmente a respeito das legislações tributárias e trabalhistas. Além disso, é essencial que essa competência esteja ligada a capacidade de resolução de problemas e definição de conceitos (e como aplicá-los).

O cliente não precisa ser especializado em assuntos tributários e trabalhistas, mas o contador sim. Além disso, ele deve simplificar os conceitos e os termos para melhor compreensão do cliente.

Para ter certeza da competência técnica de um escritório, você pode entrar em contato com o profissional e ter uma conversa sobre as principais dificuldades do empreendimento. A partir disso, peça também atualizações periódicas e matérias sobre seu segmento, medindo a profundidade de conhecimento desse profissional.

Relação custo x benefício: assim que você identificar quais são as reais necessidades de sua empresa, busque por um profissional contábil que seja especializado no seu ramo. Em seguida, peça um orçamento e avalie a qualidade das atividades executadas na proporção do preço pelo qual o serviço é cobrado.

É importante ressaltar que os profissionais com maior competência e conhecimentos específicos podem cobrar mais por seus serviços, mesmo que tenham uma estrutura menor. Isso porque a segmentação e especialização em nichos faz com que o escritório apresente soluções eficazes para determinados problemas.

Da mesma forma que uma empresa pode cobrar mais barato por um produto, como é o caso dos escritórios de contabilidade que prestam serviços básicos, como pagamento de impostos em dia etc.

Localização: o ideal é que o escritório esteja numa localização próxima e de fácil acesso da empresa. Quando o escritório atua na mesma cidade, fica muito mais fácil realizar reuniões e visitas pessoais para verificar sua estrutura funcional, seus representantes e a dinâmica.

Passo 2 –Encerre o contrato com o antigo contador

Após encontrar o escritório ideal, é hora de encerrar o contrato com o antigo. Antes leia o contrato e veja se existe alguma cláusula de encerramento. Em seguida, faça uma reunião e passe um feedback honesto, pois isso pode ajudar o escritório a entender em que ponto os serviços oferecidos está falhando.

Passo 3 – Agenda uma reunião com o novo escritório

Após encerrar com o antigo contador, é hora de agendar uma reunião com o novo. Nesta reunião, vocês devem conversar sobre o que será necessário para realizar a proposta do serviço.

Passo 4 – Assine o contrato

Leia o contrato com atenção. Veja se tudo esteja de acordo com o esperado. Em seguida, é só assinar o contrato e pronto: você já tem um novo contador.

Passo 5 – Faça um balanço dos últimos cincos anos

Antes de entregar a documentação para que o novo contador consiga dar andamento nos serviços, é essencial realizar um balanço dos últimos cincos anos. A ideia é analisar se o serviço prestado pelo antigo escritório foi realizado conforme a legislação.

Passo 6 – Envie todos os documentos necessários

Por fim, você deverá enviar todos os documentos solicitados pelo escritório. Pronto, agora você já pode ficar tranquilo. Afinal, tem a certeza que a contabilidade da sua empresa realmente está em boas mãos.

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