Entenda o que é a NFS-e e saiba como começar a usá-la no seu negócio
Você já deve ter ouvido falar na Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, não é mesmo? Mesmo que você não tenha ainda muita familiaridade com o termo, não se assuste. Explicaremos a seguir o que é a NFS-e, como você pode emiti-la, e qual a importância de um contador para sua empresa nesse momento.
O que é a NFS-e?
A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é um documento fiscal criado justamente para facilitar a comunicação entre os prestadores de serviços e a prefeitura do seu município. Foi elaborada entre a Receita Federal e a Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais (Abrasf) para ter um controle maior sobre as responsabilidades fiscais.
Sua responsabilidade é, integralmente, do município onde a empresa está instalada, que tem a obrigação de oferecer um ambiente auditor e autorizador do documento eletrônico. Seu objetivo é trazer agilidade, integração entre as administrações públicas, padronização de informações e otimização da operação de atendimento e fiscalização.
Preciso emitir NFS-e?
A obrigatoriedade na adoção da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica depende da característica do seu negócio. Empresas que prestam serviços aos contribuintes, e que estão em municípios homologados desse sistema, devem emitir a NFS-e por obrigatoriedade. De qualquer forma, qualquer empresa pode optar por utilizar o serviço voluntariamente, independente do porte. Um contador saberá orientá-lo melhor sobre suas obrigações no ato de criação da empresa e seu cadastramento na administração pública.
Como cadastrar minha NFS-e?
Depois de avaliar as suas opções, é importante efetuar o cadastro da sua empresa no Departamento de Receita do seu município. O primeiro passo é preencher o formulário de solicitação e enviar os arquivos em formato PDF contendo todas as informações referentes à empresa. Em seguida, solicite o acesso ao programa de emissão de notas. O departamento responsável irá conferir seus dados e, quando dentro da normalidade, retornará com o acesso ao programa.
Com o acesso em mãos, o contador ou o empresário poderá acessar o sistema de emissão de NFS-e, preencher as informações e emitir a nota normalmente. Após esta etapa, a NFS-e fica disponível para consulta automática por 180 dias. Depois deste prazo, será necessário identificar o número da nota, assim como outros dados auxiliares, a fim de visualizá-la novamente.
Da mesma forma, uma nota poderá ser cancelada por meio do sistema. Para tanto, deverão ser observadas algumas regras, tais como: a nota deve ter sido autorizada pelo fisco, mas a mercadoria não pode ter deixado o estabelecimento ainda. Dentro destas condições, o prazo para cancelamento é de sete dias, contando a partir do dia da autorização de uso.
Quando devo fazer isso?
Todas as vezes que a empresa presta seus serviços para um contribuinte, ela deve emitir uma NFS-e ou um Recibo Provisório de Serviços (RPS). Isso faz com que as prefeituras tenham consciência das trocas comerciais decorrentes das prestações de serviços.
Quanto custa?
Como a NFS-e é de responsabilidade municipal, a taxa de emissão pode variar de acordo com a legislação local. A base para seu cálculo é subtrair o Valor Total de Serviços do Valor de Deduções previstas na legislação. Consulte um contador ou escritório contábil que seja especializado nesse tipo de emissão para ficar ciente de como funcionam as leis do seu município.
Benefícios
Entre as diversas vantagens de quem emite a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica estão:
- Redução de custos de impressão e de armazenagem de documentos fiscais
- Possibilidade de enviar a NFS-e por e-mail
- Emissão do talão Fiscal Eletrônica
- Maior eficiência no controle gerencial de emissão
- Redução do custo com impressão e armazenagem de documentos originas
- Dispensa da Autorização para impressão de Documentos Fiscais (AIDF)
- Geração automática da guia de recolhimento por meio da internet
E para quem as recebe? Bem, além da possibilidade de receber a NFS-e por e-mail, também acarreta na maior eficiência no controle gerencial de recebimento.
Escrituração da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica
O seu contador deverá fazer parte de todo este processo. Isto porque ele deverá ter acesso a DEISS para gerar toda a sua documentação fiscal. Ou seja, o profissional da contabilidade terá acesso a escrituração das Notas Fiscais de Serviço Eletrônica emitidas ou recebidas, assim como à guia de recolhimento de impostos. Para tanto, ele também fará um cadastro junto à administração municipal e terá seu acesso ao sistema concedido pela prefeitura.
A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica surgiu para facilitar a rotina de todos os envolvidos em uma transação comercial. Ela reduz a quantidade de impressões da empresa, assim como custos de armazenamento da documentação. Acaba com a necessidade de digitalização das notas fiscais, uma vez que elas são preenchidas digitalmente. Reduz do tempo de frente, visto que os Postos Fiscais de Fronteiras podem realizar seu trabalho com o auxílio de tecnologia e, portanto, mais agilidade.
Para os contadores, ela representa uma evolução e aumento da confiabilidade das Notas Fiscais. Uma vez que todas as NFS-e estão armazenadas num sistema eletrônico, o controle financeiro da empresa é gerenciável mais facilmente. Por fim, restringe as possibilidades de fraude ou enganos cometidos com a documentação, evitando problemas futuros.
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