Realizar reuniões produtivas exige uma boa preparação e também alguns truques. Entenda!

As reuniões nunca acontecem, mas quando finalmente saem do papel não geram mudanças. As horas passam, a equipe divaga sobre diversos assunto e nunca consegue chegar a uma conclusão sobre os assuntos que precisam ser resolvidos. Por fim, todos saem da reunião simplesmente sem entender nada.

Na sua empresa, as reuniões são parecidas com o exemplo acima? Caso sim, saiba que é hora de entender como realizar reuniões produtivas. Afinal, é a comunicação que permite maior produtividade da equipe e bons resultados da empresa. Ficou interessado em saber mais sobre o assunto?

Confira, abaixo, as nossas dicas!

1. Defina qual o tema da reunião

Antes de agendar a reunião, é interessante definir o tema para que a equipe consiga se preparar. O gestor deve listar quais são os assuntos que precisam ser conversados.

A partir disso, ele pode definir quais assuntos realmente demandam uma resolução urgente. Assim fica mais fácil estabelecer qual o tema da reunião que, geralmente, é o que exige mais urgência para ser resolvido.

2. Faça uma preparação

Após a definição do tema, o profissional deverá realizar uma boa preparação. Ele deve estudar sobre o tema central da reunião, definir quais são os tópicos que deverão ser abordados e ainda estabelecer quem da equipe deverá participar da conversa.

3. Estabeleça o tempo da conversa

Para que a reunião não dure nem muito e nem pouco tempo, é interessante definir um horário de inicio e de fim. Com isso, será possível otimizar o tempo e conversar sobre tudo o que foi definido previamente.

4. Tenha cuidado com as distrações

Mesmo diante de toda a preparação e organização, é comum que durante a reunião haja divagações. Um colaborador começa um assunto, o outro acrescenta algo e logo todos já estão conversando sobre algo fora do tema.

Para evitar isso, o responsável pela reunião deve ficar de olho nos tópicos para que não haja mudanças muito bruscas de assunto. Caso haja, ele deve explicar para todos que é necessário voltar a conversar sobre o tema central. Além disso, o responsável também tem que prestar atenção no horário para que tudo possa ser abordado no tempo determinado.

5. Crie uma ata da reunião

Para finalizar, uma reunião produtiva exige que, após sua finalização, haja uma ata, que pode ser enviada por e-mail para os participantes, sobre tudo o que foi definido. Ela é fundamental para que os colaboradores não esqueçam o que foi estabelecido e também para que haja uma supervisão para verificar se houve alguma mudança.

Para finalizar, lembre-se que realizar uma reunião produtiva exige dedicação de todos. Sendo assim, a recomendação é que você converse com a equipe sobre a postura deles. Não sabe como realizar um feedback? Sem problemas. Leia nosso artigo com “5 dicas sobre como realizar um feedback produtivo”.