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Como e quando mudar o contador da empresa

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Nem sempre o casamento entre empreendedor e contador dá tão certo, e você deve saber identificar o exato momento mudar o contador da empresa.

Mudar o contador da empresa é um momento desagradável do qual sempre tentamos fugir, mas nem sempre conseguimos evitar. Como se sabe, os serviços de contabilidade são essenciais para qualquer empresa, seja qual for seu ramo.

A contabilidade faz parte do dia a dia de sua empresa, seja trabalhando em prol da regularidade fiscal, seja em torno da saúde fiscal do empreendimento. Algumas questões como receitas, custos, fluxo de caixa e rentabilidade são garantidas por um bom trabalho do contador.

Como saber que devo mudar o contador da empresa?

Você acredita que o escritório de contabilidade não está atendendo às demandas exigidas pelo seu negócio? No entanto, ainda restam dúvidas se seria, de fato, precipitado realizar uma mudança drástica? Em primeiro lugar, saiba como identificar os problemas que vêm sendo registrados pelo contador, que podem ser:

  • Mau atendimento: se o contador não responde e-mails com objetividade, não atende telefonemas, age com grosseria durante o tratamento, é hora de repensar sua contratação;
  • Má qualificação profissional: conhecimento técnico a respeito da área em que se trabalhar é fundamental, sempre;
  • Erros frequentes: o cálculo errado dos tributos, o atraso no envio das declarações, o preenchimento e/ou envio errado das obrigações acessórias, a elaboração indevida de relatórios e demonstrativos contábeis e financeiros são alguns dos erros imperdoáveis que podem ser cometidos por contadores;
  • Atrasos: o não cumprimento de prazos pré-estabelecidos indica falta de responsabilidade e comprometimento, além de poder render multas;
  • Técnicas ultrapassadas: o não diálogo do escritório contábil com a tecnologia, como manter papeladas e outras ferramentas em detrimento do uso de softwares, pode sinalizar que não se deve mais dar as mãos para quem quer viver no passado;
  • Cobrança constante: se a sua equipe precisa estar sempre questionando, cobrando e fiscalizando o trabalho dos contadores, é porque algo não está certo.

Passo a passo para mudar de escritório contábil

Depois de uma análise reflexiva, se você chegou à conclusão que precisa de fato mudar a contabilidade do seu empreendimento, é importante saber algumas ações a serem adotadas.

Em primeiro lugar, oficialize o rompimento dos serviços contábeis prestados pelo atual escritório (por e-mail ou até mesmo com uma carta registrada). É de praxe que o contador solicite um prazo de até um mês para alinhar toda a documentação da empresa. Em todo caso, é válido citar que um prazo deve ser estabelecido.

Além dos documentos da sua empresa, não esqueça de pedir ao agora ex-contador um relatório da situação cadastral. Deste modo, você poderá localizar eventuais débitos municipais, estaduais ou federais.

Por conseguinte, você deverá oficializar a transferência utilizando um termo de transferência de responsabilidade técnica, o que costuma ser de alçada dos próprios escritórios contábeis. O seu novo contador receberá o termo para elaborar o contrato de prestação de serviços, onde estará expressa a responsabilidade técnica.

Já o ex-contador deverá entregar um documento de rescisão contratual, excluindo qualquer responsabilidade depois do encerramento da parceria.

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