Entenda a DEFIS e sua importância para as empresas

Saiba mais sobre a DEFIS e entenda a sua importância no contexto da contabilidade e das empresas clientes

Toda empresa possui diversas obrigações, e uma delas é a DEFIS. Sua importância se dá em razão da obrigatoriedade da entrega das informações pelas entidades, para fins de fiscalização. Esse documento representa o meio adequado para informar à Receita Federal que as obrigações tributárias foram cumpridas pela organização. Ou, caso não tenham sido, passa a constituir uma confissão de dívida.
Por isso, explicaremos a seguir detalhadamente o que é esse documento e também o que ele deve conter. Além disso, você poderá entender melhor qual sua importância nas empresas. Continue lendo:

O que é a DEFIS?

A DEFIS, forma abreviada para Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais, tem como objetivo comunicar ao órgão fiscal (Receita Federal) dados econômicos e fiscais da empresa que está ou esteve enquadrada neste regime no período abrangido pela declaração.
É uma declaração que surgiu em substituição a outra, a Declaração Anual do Simples Nacional (DASN), mudança ocorrida em 2012. Desde então, mesmo as empresas inativas devem realizar essa declaração (nesse caso, a inatividade deve ser declarada mensalmente, pelo preenchimento dos campos). Devem entregar os dados através de um módulo aplicativo, o PGDAS-D, disponibilizado pela Receita Federal no portal do Simples Nacional, na internet.

Informações necessárias na DEFIS

a) Ganhos de capital;
b) Quantidade de empregados no início do período abrangido pela declaração;
c) Quantidade de empregados no final do período abrangido pela declaração;
d) Caso a ME (Microempresa) / EPP (Empresa de Pequeno Porte) mantenha escrituração contábil e tenha evidenciado lucro superior ao limite de que trata o § 1º do art. 131 da Resolução CGSN nº 94, de 29/11/2011, no período abrangido por esta declaração, informe o valor do lucro contábil apurado;
e) Identificação e rendimentos dos sócios:

• CPF e nome;
• Rendimentos isentos pagos ao sócio pela empresa (Dividendos);
• Rendimentos tributáveis pagos ao sócio pela empresa (Pró-labore);
• Percentual de participação do sócio no capital social da empresa no último dia do período abrangido pela declaração;
• Imposto de renda retido na fonte sobre os rendimentos pagos ao sócio pela ME/EPP.

f) Saldo em caixa/banco no início do período abrangido pela declaração e saldo em caixa/banco no final do período abrangido pela declaração;
g) Total de despesas no período abrangido pela declaração (deve-se informar o total das despesas da PJ no período abrangido, considerando despesas operacionais e não-operacionais, custos, salários, etc);
h) Mudança de endereço do estabelecimento (Caso no período abrangido aconteceram uma ou mais mudanças do estabelecimento).

Como é feita a entrega da DEFIS

A entrega da declaração é feita pelo próprio site do Simples Nacional. Para isso, utiliza-se o certificado digital da empresa, código de acesso ou procuração eletrônica. Importante ressaltar que mesmo que a empresa esteja inativa, deve ser entregue a DEFIS da mesma forma.
A entrega da declaração geralmente tem data limite situada no dia 31 de março do ano subsequente ao período abrangente que será declarado.

Declaração para fins de controle

As empresas que escolhem operar por esse regime de tributação aproveitam benefícios da unificação e simplificação da recolha dos diversos impostos e tributos. A DEFIS, declaração realizada pelas ME e EPP, vai permitir à Receita Federal verificar se os tributos e contribuições foram recolhidos corretamente no ano-calendário anterior.
Optar por um regime fiscal simplificado não significa que se perderá o controle sobre os registros das operações que a empresa realiza. A contabilidade deve estar atenta às disposições previstas em lei que contemplam seus clientes, tendo um especial cuidado com a adequada transmissão dos dados e que ela seja feita dentro do prazo.

Multas

As Microempresas ou Empresas de Pequeno Porte tem que entregar a DEFIS através do PGDAS-D de forma adequada, dentro do prazo, sem informações incorretas e sem a omissão das informações requeridas. Quando isso não acontece, são geradas multas para cada mês ao qual se refere a informação incorreta.
As multas podem variar entre uma porcentagem ou um valor fixo, a depender da infração: se por ausência de informações, informação entregue após o limite de prazo, se por grupos de informações incorretas ou não declaradas.
É importante a contabilidade garantir que a situação tributária de seus clientes esteja em conformidade com a lei, bem representada diante da esfera pública. Isso impede as despesas extras com multas por atraso ou displicência e garante mais previsibilidade financeira para que a empresa de seus clientes possa continuar operando.

E aí, já está por dentro da DEFIS? Já teve de emiti-la em sua empresa? Comente e participe para que possamos melhorar, cada vez mais, os conteúdos do Abertura Simples.