Precisa saber o que fazer para mudar de contador? Confira!

Não é fácil tomar a decisão de mudar de contador. Afinal, a vida financeira na sua empresa será entregue para uma pessoa desconhecida. Contudo, chega um momento que isso é inevitável. Saiba o que fazer para mudar de contador!

Você não consegue fazer reunião com o seu contador, ele envia, constantemente, documentos com erros. Além disso, ele não responde seu e-mail. Bom, diante de tudo isso, é certo que você realmente precisa fazer uma mudança de escritório, certo?

Só que este momento gera muitas dúvidas e insegurança. Justamente por isso, decidimos criar um passo a passo para quem não sabe o que fazer para mudar de contador. Vamos lá?

Passo 1 – Encontre um escritório confiável

O primeiro passo é encontrar um escritório de contabilidade confiável. Neste momento, alguns critérios devem ser levados em consideração sobre o que fazer para mudar de contador:

Bom atendimento: com toda a tecnologia que temos disponível atualmente, as respostas devem ser cada dia mais rápidas e precisas. Por isso, o escritório que você escolher deve estar pronto para atendê-lo a qualquer momento.

A recomendação é que você avalie todos os canais de comunicação do escritório como e-mail, site, redes sociais e telefones. A velocidade, disponibilidade, cordialidade e atendimento devem ser fatores significativos antes de fechar negócio.

Dizem que a escolha de um contador para uma empresa é como escolher um médico para sua família. Ou seja, é necessário estabelecer um laço de confiança de longa duração. Por isso, é essencial que seu escritório também ofereça uma boa relação com os profissionais.

Infraestrutura: é importante analisar se o escritório de contabilidade está oferecendo a infraestrutura necessária para atender a sua demanda. Isso diz respeito tanto a tecnologia do escritório, quanto a quantidade de funcionários que eles podem oferecer.

Existem desde escritórios com apenas um contabilista responsável até gigantescas firmas com dezenas de empregados. Você pode avaliar a organização do espaço, o clima organizacional, a relação dos funcionários. Assim, é possível entender qual a melhor opção para sua empresa.

Competência técnica: é fundamental ser atendido por profissionais capacitados e experientes, que se mantenham frequentemente atualizados principalmente a respeito das legislações tributárias e trabalhistas. Além disso, é essencial que essa competência esteja ligada a capacidade de resolução de problemas e definição de conceitos (e como aplicá-los).

O cliente não precisa ser especializado em assuntos tributários e trabalhistas, mas o contador sim. Além disso, ele deve simplificar os conceitos e os termos para melhor compreensão do cliente.

Para ter certeza da competência técnica de um escritório, você pode entrar em contato com o profissional e ter uma conversa sobre as principais dificuldades do empreendimento. A partir disso, peça também atualizações periódicas e matérias sobre seu segmento, medindo a profundidade de conhecimento desse profissional.

Relação custo x benefício: assim que você identificar quais são as reais necessidades de sua empresa, busque por um profissional contábil que seja especializado no seu ramo. Em seguida, peça um orçamento e avalie a qualidade das atividades executadas na proporção do preço pelo qual o serviço é cobrado.

É importante ressaltar que os profissionais com maior competência e conhecimentos específicos podem cobrar mais por seus serviços, mesmo que tenham uma estrutura menor. Isso porque a segmentação e especialização em nichos faz com que o escritório apresente soluções eficazes para determinados problemas.

Da mesma forma que uma empresa pode cobrar mais barato por um produto, como é o caso dos escritórios de contabilidade que prestam serviços básicos, como pagamento de impostos em dia etc.

Localização: o ideal é que o escritório esteja numa localização próxima e de fácil acesso da empresa. Quando o escritório atua na mesma cidade, fica muito mais fácil realizar reuniões e visitas pessoais para verificar sua estrutura funcional, seus representantes e a dinâmica.

Passo 2 –Encerre o contrato com o antigo contador

Após encontrar o escritório ideal, é hora de encerrar o contrato com o antigo. Antes leia o contrato e veja se existe alguma cláusula de encerramento. Em seguida, faça uma reunião e passe um feedback honesto, pois isso pode ajudar o escritório a entender em que ponto os serviços oferecidos está falhando.

Passo 3 – Agenda uma reunião com o novo escritório

Após encerrar com o antigo contador, é hora de agendar uma reunião com o novo. Nesta reunião, vocês devem conversar sobre o que será necessário para realizar a proposta do serviço.

Passo 4 – Assine o contrato

Leia o contrato com atenção. Veja se tudo esteja de acordo com o esperado. Em seguida, é só assinar o contrato e pronto: você já tem um novo contador.

Passo 5 – Faça um balanço dos últimos cincos anos

Antes de entregar a documentação para que o novo contador consiga dar andamento nos serviços, é essencial realizar um balanço dos últimos cincos anos. A ideia é analisar se o serviço prestado pelo antigo escritório foi realizado conforme a legislação.

Passo 6 – Envie todos os documentos necessários

Por fim, você deverá enviar todos os documentos solicitados pelo escritório. Pronto, agora você já pode ficar tranquilo. Afinal, tem a certeza que a contabilidade da sua empresa realmente está em boas mãos.

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