como emitir nota fiscal eletrônica

Saber como emitir nota fiscal eletrônica é fundamental para qualquer empreendedor. Neste artigo, ensinaremos o passo a passo. Confira!

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) foi lançada após a implementação de novas tecnologias pelo Fisco. Basicamente, ela é a versão eletrônica da antiga nota fiscal de papel. Seu objetivo é registrar operações mercantis em tempo real e enviar as informações para a Secretaria da Fazenda.

Além de ser um comprovante e um direito do consumidor, a nota também facilita o controle de entrada e saída dos impostos pagos e do faturamento.

Diante disso, é fundamental que os empreendedores saibam como emitir nota fiscal eletrônica. Afinal, a emissão é um compromisso de transparência e atuação dentro da lei para a empresa.

Mas afinal o que é uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?

A nota fiscal eletrônica é um documento que regulariza e comprova todas as vendas ou prestação de serviços feitas pela sua empresa. Sua emissão é obrigatória em qualquer transação, pois, por meio dela que o Fisco recolhe os devidos tributos sobre as operações das empresas.

Além disso, a emissão da nota fiscal eletrônica facilita diversos processos internos da empresa, tanto em áreas contábeis quanto fiscais.

A emissão de comprovantes fiscais é obrigatória para empresas que contribuem para o ICMS (Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços) ou para o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados). Existe uma exceção para MEIs, que neste caso, a emissão é obrigatória apenas quando realizam algum serviço ou atividade para uma Pessoa Jurídica.

A não emissão destes comprovantes é considerada sonegação fiscal e pode acarretar em diversas consequências para o seu negócio.

O MEI é obrigado a emitir nota fiscal?

O Microempreendedor Individual (MEI) não é obrigado a emitir nota fiscal se o seu cliente for uma Pessoa Física. Contudo, quando for outra pessoa jurídica, o MEI tem a obrigação de emitir nota fiscal, independente do serviço, tempo de duração ou valor do contrato.

Pequenas e Médias Empresas precisam emitir nota fiscal?

Ao contrário do Microempreendedor Individual (MEI), as micro, pequenas e médias empresas são obrigadas a emitir nota fiscal, tanto nas vendas, quanto em operações de entrada e saída.

E quanto aos autônomos e freelancers?

Os autônomos e freelancers não são obrigados a emitir nota fiscal, devendo atuar por meio do Recibo de Pagamento Autônomo (RPA) ou Recibo de Pagamento a Contribuinte Individual (RPCI).

Ao terminar a atividade, o autônomo ou freelancer deve gerar o RPCI. Esse tipo de recibo pode ser encontrado em papelarias ou então confeccionado em gráficas e precisa ser preenchido pelo prestador de serviço.

Do valor a receber, o trabalhador deve recolher a contribuição à Previdência Social (INSS) e do Imposto de Renda (IRRF). Uma alternativa é emitir a nota fiscal avulsa, de modo que é preciso fazer um cadastro na prefeitura da sua cidade. Para esse tipo, o município desconta o valor relativo ao tributo municipal (ISSQN)

MEI precisa de contador para emitir a NF-e?

Não é obrigatório que Microempreendedores Individuais tenham contadores na hora de emitir Nota Fiscal, pois a emissão é considerada relativamente simples. O processo envolve apenas que o responsável pela empresa tenha em mãos os dados de quem contrata o seu serviço ou compra os seus produtos, e todo o processo, geralmente, pode acontecer de forma virtual.

O que muda com a Nota Fiscal Eletrônica?

Como dito acima, a NF-e é uma versão eletrônica da Nota Fiscal de papel. Ela ganhou o formato digital em 2006, quando o governo começou a implantar a obrigatoriedade da emissão de NF-e, gradativamente, para todas as empresas do Brasil.

A grande mudança com a criação da nota fiscal eletrônica é que as informações das operações da empresa ficam disponíveis por até 180 dias no site da Receita Federal. Com isso, o empreendedor pode consultar a qualquer momento as informações online.

Quais os benefícios de emitir Nota Fiscal Eletrônica?

São inúmeros benefícios ao implementar a emissão de nota fiscal na sua empresa. Confira as principais vantagens:

Redução de gastos

Um dos principais benefícios em utilizar a nota fiscal eletrônica é a redução de gastos. Ao utilizar os documentos digitais, é possível economizar na compra de papel e suprimentos para impressora, além de poupar espaço de armazenamento e tempo dos funcionários para organização de arquivos físicos.

Além de que, pela lei atual, é preciso guardar os documentos fiscais por no mínimo 5 anos a partir do fato gerador, daí a vantagem de ter tudo digitalizado.

Melhor controle fiscal e financeiro

A NF-e facilita o controle financeiro e fiscal da empresa com a digitalização dos documentos. É preciso apenas uma simples busca no sistema para conferir os tributos cobrados, valor das transações, produtos e serviços vendidos, entre outros dados disponíveis online.

Além disso, o controle dos próprios documentos digitais é muito mais simples, facilitando a organização, armazenamento, recuperação e gerenciamento.

Aumento da confiança

A Nota Fiscal Eletrônica contribuiu na transparência das transações, trazendo maior confiança ao consumidor. Além disso, esses documentos fiscais ficam disponíveis para consulta e elevam a credibilidade dos negócios.

Os principais tipos de Nota Fiscal Eletrônica

Atualmente, existem 5 tipos de nota fiscal eletrônica. É interessante conhecer cada uma delas para que se possa fazer o seu uso de forma adequada. Abaixo explicamos cada uma.

Nota fiscal eletrônica (NF-e): é a mais utilizada no Brasil e é indicada para empresas e comércios. A emissão desta nota é obrigatória na venda de qualquer produto que precise pagar ICMS.
Nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e): como o próprio nome indica, essa nota deve ser emitida na prestação de serviços.
Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e): essa nota registra operações de transporte rodoviário de carga.
Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e): indicada para o varejo e registra a venda direto ao consumidor final.
Nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e): este documento digital é emitido individualmente por empresas que não estão obrigadas a emitir a NF-e e que também têm pouca frequência de vendas.

Afinal, como emitir nota fiscal eletrônica?

Após ler todas as informações sobre a nota fiscal, pode ser que você tenha compreendido a importância dela e queira aderir ao seu negócio. Pensando em ajudar, decidimos selecionar um passo a passo sobre como emitir a nota. Vamos lá?

Passo 1 – Converse com o seu contador

O primeiro passo para começar a emitir a NF-e é conversar com o seu contador. Você deverá entender qual é o perfil fiscal que sua empresa se enquadra, por exemplo, pode ser MEI, Simples Nacional etc.

Além disso, questione se a sua empresa tem um certificado digital. O recurso é essencial e funciona como uma identidade que garante a autenticidade das informações.

Passo 2- Cadastre-se junto à Secretaria da Fazenda

A emissão da NFe exige um cadastro simples realizado junto à Secretaria da Fazenda. Você também pode fazer isso com a ajuda do seu contador, já que facilita ainda mais o processo.

Passo 3 – Contrate um software para emissão da nota

Caso você não seja MEI ou Simples Nacional, será necessário contratar um sistema para emitir a nota fiscal eletrônica. Atualmente, há diversas opções no mercado e você deve analisar qual atende melhor às demandas do seu negócio.

Agora se sua empresa se enquadra no MEI ou no Simples Nacional, a emissão é ainda mais simples. Basta entrar no site da Prefeitura, preencher os campos solicitados e realizar a emissão.

Passo 4 – Saiba quais são os dados necessários para emissão

Você também deverá ficar atento aos dados necessários para emissão da nota fiscal. Isso porque qualquer erro pode complicar o processo de venda e fará com que você tenha que cancelar a nota fiscal. Alguns dados necessários são:

Nome do produto/serviço e descrição detalhada, marca, modelo, ano, tamanho;
Quantidade de produtos vendidos;
Valor unitário em real;
Peso bruto total;
Valor total;
Peso líquido total;
Código NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul). O código é usado para definir produtos dos mais variados gêneros, criando uma classificação padrão;
Tributação;
Origem: a informação pode ser encontrada no site da Receita Federal;
Natureza da operação. Você deve destacar se é uma venda, transferência, devolução, etc;
Forma de pagamento;
Base de cálculo do ICMS;
Valor total dos produtos e serviços;
Valor total do frete;
Valor total do ICMS;
Base de cálculo do ICMS ST;
Valor total do ICMS ST.

Como emitir Nota Fiscal sendo MEI?

Quando a atividade do seu negócio for comércio ou indústria, você deve:

Solicitar a Nota Fiscal avulsa diretamente na Sefaz do seu estado. Em alguns estados esta etapa pode ser feita pela internet através de um requerimento online. Se o seu estado permite a emissão de Nota Fiscal Eletrônica avulsa, você deve pegar o nome do usuário e a senha de acesso do Sistema Autenticador e Transmissor de Cupom Fiscal (SAT) em um posto fiscal da Sefaz. Alguns estados dispõem esta solicitação via internet, como Minas Gerais, Rio Grande do Sul, Santa Catarina, entre outros.
Guardar todos os documentos de compras de mercadorias realizadas pela sua empresa. Esses, junto com as notas fiscais de vendas, devem ser anexados ao relatório mensal de faturamento da empresa.

Agora que já sabe como emitir nota fiscal eletrônica, nossa recomendação é que leia sobre como fazer um planejamento tributário adequado para a sua empresa. Ele é importante, pois permite que a empresa pague menos impostos de forma legal. Confira nosso artigo sobre o tema

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