Estratégias eficientes para administrar um escritório de contabilidade

Você está com dificuldade para administrar um escritório de contabilidade? Confira este artigo!

Contadores que acabam de montar o próprio escritório, muitas vezes, se veem em dúvidas sobre como realizar um gerenciamento eficiente. “Como conseguir mais clientes?” ou “como produzir mais e com qualidade?” podem ser algumas das dúvidas. A situação é algo muito normal. Afinal, a experiência ainda é pouca e isso gera preocupação.

Contudo, os novos contadores devem ficar tranquilos. Isso porque o conhecimento pode ser o maior aliado para lidar com a falta de experiência no cargo de gestor. Se você está aqui é porque, de fato, sabe disso e está procurando adquirir novos recursos para lidar com a situação. Ótima escolha! Neste artigo, você conhecerá a estratégias de alguns contadores para administrar um escritório com mais eficiência. Confira!

Administrar escritório de contabilidade: 5 estratégias para melhorar o desempenho

Peter Drucker, pai da administração moderna, tem uma frase que diz o seguinte: “nada é menos produtivo do que tornar eficiente algo que nem deveria ser feito”. Sua constatação é um alerta para os novos contadores.

É comum, no início de carreira, desenvolver tarefas, dentro do escritório, que não precisam, de fato, ser feitas. Por isso, antes de avançar para as estratégias, a nossa recomendação é: faça uma análise de todas as tarefas e veja se elas realmente vão proporcionar benefícios para o escritório. Agora que você já sabe o conselho do pai da administração, vamos às estratégias para administrar um escritório de contabilidade.

Use softwares contábeis

Há muitos softwares contábeis que podem facilitar, muito, os serviços de um escritório de contabilidade. Eles permitem que os serviços sejam realizados com otimização e qualidade.

O Domínio, por exemplo, permite controlar e calcular a folha de pagamento mensal e semanal, lançar notas, administrar as retenções de PIS, COFINS, ISS, INSS, Contribuição Social e muito mais.

Já o ContaAzul facilita a integração entre contador e cliente. Seu objetivo é tornar a contabilidade mais ágil e, para isso, faz a gestão de documentos comprobatórios, sem a necessidade de troca de e-mails ou até mesmo comparecimento à empresa.

Enfim, há ainda outros softwares contábeis que podem ser integrados à rotina de trabalho para otimizar o desenvolvimento das tarefas e aumentar a qualidade do atendimento.

Desenvolva um organograma

O organograma é um gráfico que define a estrutura hierárquica de uma instituição. É interessante desenvolver um para o seu escritório de contabilidade, pois ele permite que a distribuição de tarefas seja realizada com agilidade. O organograma ainda permite que haja uma comunicação eficiente entre a equipe e que o gestor possa estruturar os cargos, definir quais são suas atividades etc.  

Fique atento à qualidade do atendimento

A indicação de um cliente para outro é algo que ainda predomina em um escritório de contabilidade, mesmo que isso esteja mudando por conta das mídias sociais. Por isso, o gestor deve prestar atenção na qualidade do atendimento ao cliente.

Se possível, é interessante realizar treinamentos com a equipe e promover pesquisa de satisfação com o cliente. As pesquisas são interessantes para entender o que precisa ser melhorado e também apresentam um panorama dos aspectos positivos do atendimento.

Crie um diferencial

Há 68 mil escritórios registrados no Conselho Federal de Contabilidade, ou seja, a competitividade é alta. Por este motivo, é interessante que os escritórios tenham algum diferencial. Muitos contadores, por exemplo, acabam escolhendo um nicho de mercado para entregar um serviço exclusivo.

Nichar um mercado significa procurar trabalhar com apenas um segmento, se tornando um especialista no assunto. Isso facilita o desenvolvimento de estratégias competitivas, o que também aumenta a fidelização de clientes e pode aumentar seu faturamento consideravelmente.

Invista na divulgação do escritório

Quem não é visto, não é notado. Você já deve ter escutado a frase, não? De fato, ela é um clichê, mas é também real, principalmente quando falamos do ambiente online. Atualmente, estar no online é fundamental para prospectar clientes, desenvolver relacionamento e dar visibilidade para a marca.

Por isso, investir na divulgação do escritório é uma das dicas mais importantes deste artigo. Tenha o perfil do escritório nas redes sociais, desenvolva um site, cadastre o escritório no “Google Meu Negócio” e invista em marketing compartilhado para conseguir aumentar sua cartela de clientes.

Para finalizar, é necessário enfatizar que administrar um escritório de contabilidade não é uma tarefa simples, principalmente para quem está começando. Contudo, o conhecimento, o aprendizado a partir das falhas e a confiança permitem que a jornada seja muito mais “tranquila”.

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