Tudo o que você precisa saber sobre DANFe

Nota eletrônica é um padrão mais moderno de documento fiscal, porque é um arquivo digital, criado para ser lido por computadores. Mas ao fazer uma compra ou contratação, pode ser que seu cliente precise de uma cópia legível para uma pessoa. Você sabe o que é um DANFE e qual é a sua função? Continue lendo:

ENTENDA O QUE É O DANFE E PARA QUE ELE SERVE

O QUE É DANFE

DANFE é a sigla de Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). É uma representação gráfica da NF-e, já que é digital. Nele, constam os dados principais do documento fiscal, usado principalmente para a circulação das mercadorias e sem ele, o transporte não pode circular (está sujeito a receber uma multa, em caso de fiscalização).

O DANFE não substitui a Nota Fiscal Eletrônica, mas simplifica o acesso aos seus dados. Como contém a chave numérica de acesso da NF-e, ele autoriza que o detentor confirme a existência efetiva dessa nota fiscal em uma fácil consulta pela internet. Além da chave numérica, é obrigatório que o DANFE apresente um código de barras para ajudar na leitura da chave.

Além de confirmar a existência da NF-e e acompanhar o trânsito das mercadorias, no caso de o destinatário do produto não ser emissor de Nota Fiscal Eletrônica, o DANFE pode ser utilizada para auxiliar na escrituração contábil da transação. Neste caso, o documento deve ser arquivado pelo prazo legal exigido para as notas fiscais, para que possa ser apresentado quando solicitado. O DANFE também é utilizado para colher a assinatura do destinatário no ato da entrega da mercadoria ou prestação do serviço, cumprindo a função de comprovante da operação.

ELEMENTOS OBRIGATÓRIOS

Além da chave de acesso da NF-e e o código de barras que permita a leitura por leitor óptico, outros fatores precisam obrigatoriamente constar da Nota Fiscal Eletrônica, como por exemplo: data e horário de saída da mercadoria, placa do veículo, transportadora, natureza da operação e descrição das mercadorias – também necessitam constar do DANFE. Outra obrigatoriedade é o layout padronizado que precisa ser seguido. O modelo está disponível no Manual de Integração – Contribuinte, disponibilizado no Portal da Nota Fiscal Eletrônica, mantido pelo Ministério da Fazenda.

Se as informações obrigatórias ultrapassarem uma página, o DANFE poderá ser emitido em mais de uma folha, desde que estejam devidamente numeradas. Neste caso, em cada página deverão constar, no mínimo, as seguintes informações:

  • Dados do emitente (razão social, CNPJ, Inscrição Estadual e Inscrição Estadual de Substituto Tributário, se houver);
  • A frase DANFE – Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica;
  • O número e a série da NF-e, o tipo de operação, se é Entrada ou Saída, o número total de folhas do documento, a chave de acesso e o código de barras.

O SEU CLIENTE E O SEU ESCRITÓRIO GUARDAM OS DANFES?

Junto com as melhorias e rapidez que o DANFe trouxe, surgiu também uma outra e importante vantagem: menos gasto com papel. Porém, mesmo com a modernização da Secretaria da Fazenda, muitas empresas ainda acham mais seguro imprimirem suas notas fiscais e enviá-las ao escritório de contabilidade. Em contrapartida, existem alguns contadores que recebem os arquivos dos clientes via e-mail e imprimem para guardarem em seus arquivos físicos.

Também ocorrem casos de quando a empresa recebe o DANFe e os envia em envelopes para o escritório de contabilidade. Quando isso acontece, fica claro que nem todas as empresas e escritórios contábeis se atentaram às frequentes mudanças e atualizações do Sefaz.

Por isso, é importante que seu cliente saiba a importância do envio de documentos corretos para a escrituração e para o caso de uma fiscalização.

QUEM PODE IMPRIMIR O DANFE E EM QUE MOMENTO ELE DEVE SER IMPRESSO?

O DANFE deve ser impresso pelo emitente da NF-e antes da circulação da mercadoria, pois o trânsito de uma mercadoria documentada por uma NF-e sempre deverá estar acompanhado do DANFE correspondente, como citado acima. Respeitada a condição anteriormente descrita, o DANFE poderá ser impresso ou reimpresso a qualquer momento para atender às obrigações tributárias dos contribuintes envolvidos.

Imagem de um contador emitindo a DANFE digitalmente

DE QUEM É A OBRIGATORIEDADE DO ARMAZENAMENTO DO DANFE (EMITENTE OU DESTINATÁRIO)?

Quer saber se o seu escritório de contabilidade precisa guardar os DANFES dos seus clientes? A regra em geral é que o emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-e pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado. Assim, o emitente e o destinatário deverão guardas os DANFES digitais.

No caso da empresa destinatária das mercadorias seja emitente de NF-e, ela não precisará, portanto, guardar o DANFE (pois está obrigada a receber a NF-e), devendo guardar apenas o arquivo digital recebido.

Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, poderá manter em arquivo o DANFE pelo prazo decadencial estabelecido pela legislação, em substituição ao arquivo eletrônico da NF-e, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado.

Por isso, é importante ressaltar que o destinatário sempre deverá verificar a validade da assinatura digital, a autenticidade do arquivo digital da NF-e e a concessão da Autorização de Uso da NF-e.

O MEU ESCRITÓRIO DE CONTABILIDADE PODE SER AUTUADO PELAS NOTAS FALTANTE DOS MEUS CLIENTES?

Em alguns casos, o seu escritório pode ser autuado sim. O Decreto 5.844, determina que o contador será responsabilizado, junto do contribuinte, por atos de falsidade em documentos por ele assinados e por irregularidades de escrituração cujo objetivo é fraudar impostos.

Leia o texto:

“Art. 39. Os balanços, demonstrações da conta de lucros e perdas, extratos, discriminações contas ou lançamentos e quaisquer outros documentos de contabilidade, deverão ser assinados por atuários, peritos-contadores, ou guarda-livros legalmente registados, com indicação do número do respectivo registro.

1º – Esses profissionais, dentro do âmbito de sua atuação e no que se referir à parte técnica, serão responsabilizados, juntamente com os contribuintes, por qualquer falsidade dos documentos que assinarem e pelas irregularidades de escrituração praticadas no sentido de fraudar o imposto de renda.”

Então, para não ter mais problemas, a melhor forma de obter documentos fiscais é estabelecendo um cronograma específico para receber de seu cliente. A parceria entre a empresa e seu contador deve ser constante.

COMO EMITIR O DANFE?

O Ministério da Fazenda recomenda que seja utilizado o mesmo sistema gerador da Nota Fiscal Eletrônica para emitir o DANFE, já que não pode haver divergências de dados entre DANFE e NF-e. Por isso, basta configurar o seu sistema gerador de NF-e para que este também emita o DANFE.


E aí, está pronto para dizer adeus a pilha de papel e ter tudo documentado digitalmente? Ficou com alguma dúvida ou tem alguma sugestão para dar aos contadores? Entre contato conosco, comente e participe para que possamos melhorar, cada vez mais, os conteúdos do Abertura Simples.

Escrito por

Gostou? Compartilhe!

Guia de Vendas na Contabilidade

Faça como mais de 30 mil contadores. Baixe agora mesmo o Guia de Vendas na Contabilidade e começe a tracionar seu escritório hoje mesmo.

No comment yet, add your voice below!


Deixe uma resposta