Tudo o que você precisa saber sobre DANFES

 em Contabilidade

Nota eletrônica é um padrão mais moderno de documento fiscal, porque é um arquivo digital, criado para ser lido por computadores. Mas ao fazer uma compra ou contratação, pode ser que seu cliente precise de uma cópia legível para uma pessoa. Você sabe o que é um DANFE e qual é a sua função? Continue lendo:

ENTENDA O QUE É O DANFE E PARA QUE ELE SERVE

O QUE É DANFE

DANFE é a sigla de Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). É uma representação gráfica da NF-e, já que é digital. Nele, constam os dados principais do documento fiscal, usado principalmente para a circulação das mercadorias e sem ele, o transporte não pode circular (está sujeito a receber uma multa, em caso de fiscalização).

O DANFE não substitui a Nota Fiscal Eletrônica, mas simplifica o acesso aos seus dados. Como contém a chave numérica de acesso da NF-e, ele autoriza que o detentor confirme a existência efetiva dessa nota fiscal em uma fácil consulta pela internet. Além da chave numérica, é obrigatório que o DANFE apresente um código de barras para ajudar na leitura da chave.

Além de confirmar a existência da NF-e e acompanhar o trânsito das mercadorias, no caso de o destinatário do produto não ser emissor de Nota Fiscal Eletrônica, o DANFE pode ser utilizada para auxiliar na escrituração contábil da transação. Neste caso, o documento deve ser arquivado pelo prazo legal exigido para as notas fiscais, para que possa ser apresentado quando solicitado. O DANFE também é utilizado para colher a assinatura do destinatário no ato da entrega da mercadoria ou prestação do serviço, cumprindo a função de comprovante da operação.

ELEMENTOS OBRIGATÓRIOS

Além da chave de acesso da NF-e e o código de barras que permita a leitura por leitor óptico, outros fatores precisam obrigatoriamente constar da Nota Fiscal Eletrônica, como por exemplo: data e horário de saída da mercadoria, placa do veículo, transportadora, natureza da operação e descrição das mercadorias – também necessitam constar do DANFE. Outra obrigatoriedade é o layout padronizado que precisa ser seguido. O modelo está disponível no Manual de Integração – Contribuinte, disponibilizado no Portal da Nota Fiscal Eletrônica, mantido pelo Ministério da Fazenda.

Se as informações obrigatórias ultrapassarem uma página, o DANFE poderá ser emitido em mais de uma folha, desde que estejam devidamente numeradas. Neste caso, em cada página deverão constar, no mínimo, as seguintes informações:

  • Dados do emitente (razão social, CNPJ, Inscrição Estadual e Inscrição Estadual de Substituto Tributário, se houver);
  • A frase DANFE – Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica;
  • O número e a série da NF-e, o tipo de operação, se é Entrada ou Saída, o número total de folhas do documento, a chave de acesso e o código de barras.

O SEU CLIENTE E O SEU ESCRITÓRIO GUARDAM OS DANFES?

Junto com as melhorias e rapidez que o DANFe trouxe, surgiu também uma outra e importante vantagem: menos gasto com papel. Porém, mesmo com a modernização da Secretaria da Fazenda, muitas empresas ainda acham mais seguro imprimirem suas notas fiscais e enviá-las ao escritório de contabilidade. Em contrapartida, existem alguns contadores que recebem os arquivos dos clientes via e-mail e imprimem para guardarem em seus arquivos físicos.

Também ocorrem casos de quando a empresa recebe o DANFe e os envia em envelopes para o escritório de contabilidade. Quando isso acontece, fica claro que nem todas as empresas e escritórios contábeis se atentaram às frequentes mudanças e atualizações do Sefaz.

Por isso, é importante que seu cliente saiba a importância do envio de documentos corretos para a escrituração e para o caso de uma fiscalização.

QUEM PODE IMPRIMIR O DANFE E EM QUE MOMENTO ELE DEVE SER IMPRESSO?

O DANFE deve ser impresso pelo emitente da NF-e antes da circulação da mercadoria, pois o trânsito de uma mercadoria documentada por uma NF-e sempre deverá estar acompanhado do DANFE correspondente, como citado acima. Respeitada a condição anteriormente descrita, o DANFE poderá ser impresso ou reimpresso a qualquer momento para atender às obrigações tributárias dos contribuintes envolvidos.

Imagem de um contador emitindo a DANFE digitalmente

DE QUEM É A OBRIGATORIEDADE DO ARMAZENAMENTO DO DANFE (EMITENTE OU DESTINATÁRIO)?

Quer saber se o seu escritório de contabilidade precisa guardar os DANFES dos seus clientes? A regra em geral é que o emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-e pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado. Assim, o emitente e o destinatário deverão guardas os DANFES digitais.

No caso da empresa destinatária das mercadorias seja emitente de NF-e, ela não precisará, portanto, guardar o DANFE (pois está obrigada a receber a NF-e), devendo guardar apenas o arquivo digital recebido.

Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, poderá manter em arquivo o DANFE pelo prazo decadencial estabelecido pela legislação, em substituição ao arquivo eletrônico da NF-e, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado.

Por isso, é importante ressaltar que o destinatário sempre deverá verificar a validade da assinatura digital, a autenticidade do arquivo digital da NF-e e a concessão da Autorização de Uso da NF-e.

O MEU ESCRITÓRIO DE CONTABILIDADE PODE SER AUTUADO PELAS NOTAS FALTANTE DOS MEUS CLIENTES?

Em alguns casos, o seu escritório pode ser autuado sim. O Decreto 5.844, determina que o contador será responsabilizado, junto do contribuinte, por atos de falsidade em documentos por ele assinados e por irregularidades de escrituração cujo objetivo é fraudar impostos.

Leia o texto:

“Art. 39. Os balanços, demonstrações da conta de lucros e perdas, extratos, discriminações contas ou lançamentos e quaisquer outros documentos de contabilidade, deverão ser assinados por atuários, peritos-contadores, ou guarda-livros legalmente registados, com indicação do número do respectivo registro.

1º – Esses profissionais, dentro do âmbito de sua atuação e no que se referir à parte técnica, serão responsabilizados, juntamente com os contribuintes, por qualquer falsidade dos documentos que assinarem e pelas irregularidades de escrituração praticadas no sentido de fraudar o imposto de renda.”

Então, para não ter mais problemas, a melhor forma de obter documentos fiscais é estabelecendo um cronograma específico para receber de seu cliente. A parceria entre a empresa e seu contador deve ser constante.

COMO EMITIR O DANFE?

O Ministério da Fazenda recomenda que seja utilizado o mesmo sistema gerador da Nota Fiscal Eletrônica para emitir o DANFE, já que não pode haver divergências de dados entre DANFE e NF-e. Por isso, basta configurar o seu sistema gerador de NF-e para que este também emita o DANFE.


E aí, está pronto para dizer adeus a pilha de papel e ter tudo documentado digitalmente? Ficou com alguma dúvida ou tem alguma sugestão para dar aos contadores? Entre contato conosco, comente e participe para que possamos melhorar, cada vez mais, os conteúdos do Abertura Simples.

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foto da vista de cima de pessoas em uma mesa, representando a venda de serviços contábeis