5 ferramentas que aumentarão sua produtividade no trabalho contábil

Saiba como melhorar sua produtividade no trabalho:

São tantas obrigações no dia a dia de um contador! Inúmeros fechamentos, uma certa burocracia, demanda dos clientes, analises para serem feitas… Pufff! Os cabelos chegam a arrepiar! Como podemos manter a produtividade no trabalho em meio a tantas funções? Como concluir cada ação? Como não perder o foco? Como saber o momento certo para cumprir cada demanda?

Estamos em uma era de revoluções tecnológicas e ideológicas. A cada segundo uma novidade surge no mercado. Não podemos ser atropelados pelas inovações. Devemos tomá-las como aliadas! Usufruir de cada recurso possível e otimizar nosso desempenho operacional e estratégico!

O que pretendo trazer com essa introdução? Quero levar você ao tema desse artigo: A produtividade! Ou melhor, as ferramentas que otimizarão sua produtividade no trabalho! Trarei uma lista com 5 ferramentas e técnicas essenciais para que você possa ter foco total no seu sucesso!

Então comece a se espreguiçar, pegue o seu café, desligue-se um pouco das outras funções e vamos aprender um pouco com a lista:

5 melhores ferramentas para aumentar seu foco e a produtividade no

trabalho: 

1 – Matriz GUT:

O GUT é uma técnica que foi desenvolvida por dois especialistas em resoluções de questões operacionais, Kepner e Tregoe. Ela tem o objetivo de orientar decisões mais complexas, decisões repletas de questões.

A mistura de tarefas acaba por gerar muita confusão, e acaba também por dificultar a identificação de problemas e suas respectivas prioridades. Precisamos separar problemas com causas diferente, e assim resolver cada um de forma única. A Matriz GUT atua exatamente nesse ponto! Ela seleciona e escalona os problemas, levando em conta o impacto positivo ou negativo de cada situação.

Essa ferramenta atua na priorização da resolução de problemas seguindo uma lógica representada pelas letras G,U,T:  gravidade, urgência de resposta e a tendência de evolução da situação. Com isso você consegue reduzir o tempo gasto com as atividades menos relevantes.

Gravidade: observa-se a intensidade ou impacto que determinado problema pode causar se não for solucionado; Os dados podem ser avaliados de forma quantitativa ou qualitativa, analisando com efeito a curto e longo prazo.

Urgência: representa a questão do tempo. É analisado o prazo limite para a resolução de um problema;

Tendência: potencial de crescimento de um problema na ausência de ações efetivas para solucioná-lo.

Para você montar a sua Matriz GUT, você deverá seguir 4 passos básicos:

• Listar todos os problemas enfrentados no ambiente profissional;
• Classificá-los de acordo com as variáveis GUT;
• Escolher os principais e analisar os pontos negativos e positivos;
• Elaborar um plano de ação para solucioná-los ou, talvez amenizá-los;

2- Técnica Pomodoro: 

Já ouviu falar? A palavra “Pomodoro”, em italiano, significa “tomate”. Fique tranquilo! Você não vai precisar de um tomate de verdade para colocar em prática essa técnica. Ela tem esse nome porque o criador, o italiano Francesco Cirillo, usou um daqueles cronômetros de cozinha com o formato de um tomate para controlar o seu tempo em um de seus desenvolvimentos.

A técnica foi elaborada no fim da década de 80. Ela se baseia na ideia de que nossos fluxos de trabalho, quando divididos em blocos, podem melhorar a agilidade do cérebro e estimular o foco. Após algumas pesquisas e experiências, Cirillo concluiu que o período de 25 minutos é o tempo ideal para esses blocos (famosos “pomodoros”). 

Como colocar a “Pomodoro” em prática? 

1) Faça uma lista com suas tarefas pendentes;

2) Programe um cronômetro para 25 minutos;

3) Escolha uma das tarefas e trabalhe nela sem interrupções (nada de parar para um cafezinho, atender aquele cliente chato ou responder sua sogra no WhatsApp);

4) Quando o despertador tocar, pause por 25 minutos (agora sim, o cafezinho e o WhatsApp estão liberados!);

5) Assim que acabar, risque a tarefa de sua lista;

6) Retome o trabalho com a próxima tarefa da lista depois da pausa por um “pomodoro” (25 minutos);

7) A cada quatro “pomodoros”, faça uma pausa mais longa: 30 minutos até voltar a colocar a mão na massa;

Repetir essa técnica todos os dias pode te ajudar bastante a melhorar sua produtividade no trabalho. Além da listagem de tarefas (que é algo muito importante!) que ela propõe, você desenvolve a percepção da duração (ou os “pomodoros”) que você leva para completar suas tarefas (uma ótima forma de conseguir estimar seus prazos!). Um outro ótimo ponto dessa técnica é a possibilidade de diminuir o stress e ansiedade causada pelo stress do dia contábil!

Vamos fazer agora fazer da tecnologia nossa aliada, as próximas ferramentas da lista vão te dar aquela mãozinha tecnológica!

3- Focus booster:

Gostou da técnica “Pomodoro”, mas está com dificuldades de aplicá-la? Conte com o aplicativo Focus booster!

Baseado na Técnica que citei acima, esse aplicativo auxilia na melhoria do foco e redução da procrastinação (o famoso: “Amanhã eu faço”). Com ele, você conseguirá reduzir a sobrecarga de tarefas e eliminar qualquer ansiedade criada ao longo do seu dia no escritório.

O Focus Booster te obriga a fazer intervalos constantes no seu trabalho. Ele é completamente gratuito e pode ser uma excelente forma de você verificar quanto tempo estará perdendo entre cada tarefa, com o “aviso de termino” que o app te envia.

4- Wunderlist:

O Wunderlist é um gerenciador de tarefas multiplataforma e muito popular. Nele, você pode organizar seus afazeres de forma inteligente. Adicionando lembretes, imagens, links e muito mais, fazendo tudo em um ambiente intuitivo e de fácil compreensão.

É uma ótima opção para criar listas de tarefas rápidas e simples. É possível separar seus afazeres em pastas e destinar atividades específicas para cada uma delas, contando sempre com um lembrete quando estiver perto da data de finalização.

A sua praticidade por ser multiplataforma traz a ferramenta como uma grande aliada para os dias corridos de fechamentos e finalizações de projetos! É possível usar em qualquer lugar com seu celular, tablet ou computador!

5- Mindmeister :

Antes de te contar sobre essa ferramenta que pode ser sua melhor amiga e consequentemente da sua produtividade no trabalho, preciso te explicar uma coisa: 

Você sabe o que é um mapa mental e como isso ajuda na sua produtividade no trabalho? 

Os mapas mentais são diagramas feitos para gestão de informações e conhecimento. É um método eficaz para melhorar a memória e compreensão através da representação visual de informações.

Com eles você aprende, cria, compartilha e descobre formas melhores de trabalhar e de se organizar! Os mapas mentais também são usados para expressar suas ideias de forma simples, rápida e direta.

#ficaadica: As possibilidade de conexões e as formas de visualização são ótimas também para enviar para seus clientes sua ideias e projetos!

E o que isso tem a ver com o “Mindmeister”?

Ele funciona exatamente para a criação de mapas mentais! Com uma interface didática e interativa, você pode criar com facilidade um mapa. Suas ideias agora podem ser expressas e sua criação vai se tornar muito mais intuitiva!

Um ponto muito interessante é que o permite que você exporte seu mapa em grandes formatos e armazene todos aqueles já criados em uma pasta online (possibilitando também o que disse lá na #ficaadica).

Conclusão

O seu dia não precisa ser extremamente improdutivo e cansativo. Abuse da tecnologia, ela é sua maior aliada na era da evolução! Muitos contadores acreditam que as novidades e inovações tecnológicas estão aqui para tomar seu lugar… Seja contra isso!

Tome cada inovação como a oportunidade de ser melhor e deixar seus clientes de queixo caído. Um contador nota mil tem sempre conhecimento e cartas na manga (quem sabe um laptop ou tablet na mochila) para levar seus clientes ao sucesso. Use as dicas sem cautela, corra da procrastinação e dos péssimos resultados! Ah, e não fique só por este artigo. Estude, inove, e seja sempre o melhor e continue melhorando sua produtividade no trabalho!