Precisando dar um “up” na rotina do seu escritório? Confira algumas ferramentas eficazes!
Você percebeu que precisa melhorar o gerenciamento do seu escritório de contabilidade? Isso é ótimo. Atualmente, há muitas técnicas e ferramentas que podem ajudar nesta missão. Por isso, decidimos compartilhar, neste artigo, algumas dicas e também ferramentas para gerenciar a rotina contábil. Vamos começar com algumas técnicas?
#Descubra quais são as tarefas principais da sua equipe
O primeiro passo para conseguir uma gestão de qualidade é entender quais são as principais tarefas realizadas pela equipe. Sendo assim, a recomendação é que o gerente converse com seus colaboradores e peça para que cada um liste quais são as tarefas mais importantes de sua rotina.
#Monte um calendário e priorize tarefas
Após ter o conhecimento das principais tarefas, é hora de montar um calendário. O gerente deve priorizar, obviamente, as atividades mais importantes. No calendário, ele pode designar tarefas para cada colaborador e estipular um prazo de entrega.
#Desenvolva uma comunicação objetiva com a equipe
É essencial que o gerente atue liderando sua equipe para o melhor desempenho e, para isso, a comunicação é essencial. Sendo assim, a recomendação é que ele converse com seus colaboradores e explique com objetividade o que deseja.
#Faça avaliações periódicas com os colaboradores
A última dica é realizar avaliações periódicas com os colaboradores. Faça reuniões, escute as demandas deles e ofereça um feedback honesto. Lembrando que quando o feedback for para uma pessoa específica, é necessário realizar a conversa em particular para não gerar constrangimento.
Vale ainda destacar que o feedback deve ser construtivo. Inicie a conversa valorizando as qualidades do colaborador. Em seguida, pontue o que precisa ser melhorado e explique como ele a melhora pode ser conquistada. Uma posição como essa é capaz de motivar o colaborador e gera bons resultados para toda a equipe.
Conheça 5 ferramentas para gerenciar a rotina contábil
Existem muitas ferramentas altamente qualificadas para gerenciar o escritório. Contudo, decidimos selecionar apenas cinco que podem ser aplicadas nas principais tarefas. Veja abaixo quais são elas!
#1 CRM: NetCRM
Customer Relationship Management (CRM) é uma estratégia aplicada no escritório visando realizar uma gestão de relacionamento com o cliente. Para colocá-la em prática, é necessário um sistema. O gestor pode usar em seu escritório a NetCRM.
Genuinamente brasileiro, o sistema conta com diversos recursos, como web de comunicação e atendimento individualizado com o cliente; envio e recebimento de documentos; envio simultâneo de arquivos como planilhas, Darfs, extratos bancários, relatórios fiscais e contábeis; envio de solicitações e geração de relatórios, gráficos e estatísticas.
#2 Gestão financeira: Conta Azul
Para muitos contadores, o ContaAzul é um dos sistemas mais completos para o dia a dia do negócio. Esse sistema facilita a integração entre contador e cliente. Seu objetivo é tornar a contabilidade mais ágil e, para isso, ele faz a gestão de documentos comprobatórios, sem a necessidade de troca de e-mails ou até mesmo comparecimento à empresa.
Conectando o sistema de gestão ao software do cliente, ambos podem fazer a importação e transferência automática de informações. E o melhor de tudo: com segurança. Isso porque o sistema de armazenamento em nuvem garante a proteção contra ameaças virtuais que possam acessar o conteúdo.
#3 Gestão de tarefas: Trello
O Trello é uma plataforma de gestão de tarefas amplamente utilizada no mercado. Por meio dele, toda a equipe terá acesso a um quadro. Neste quadro, o gestor pode listar e delegar todas as tarefas necessárias, por meio de cards. Com o Trello, o gerente ainda conseguirá analisar a produtividade da equipe.
#4 Comunicação interna: Slack
Desenvolvido especificamente para melhorar a comunicação interna das empresas, o Slack permite que todos os colaboradores possam conversar individualmente ou em grupos. Nele é possível ainda compartilhar arquivos com muita simplicidade.
#5 Armazenamento de arquivos: Google Drive
Lançado em 2012, o Google Drive é uma plataforma de armazenamento de dados. Nele o gestor contábil pode armazenar as informações do cliente com total segurança. Além disso, ele pode ter acesso de qualquer aparelho, como smartfone, tablet e computador.
Curtiu conhecer quais são as ferramentas para gerenciar a rotina contábil? Caso sim, você também pode se interessar em ler nosso artigo com 15 softwares de contabilidade.