Todo e qualquer negócio demanda recursos para crescer e se manter no mercado. São eles: humanos, materiais, estruturais e claro, financeiros. Para que a sua empresa se desenvolva e você, juntamente com ela, possa ter ganhos financeiros e pessoais, é fundamental fazer uma gestão completa de todos estes recursos para que eles trabalhem juntos, o que engloba o fluxo de caixa.

Uma boa gestão começa gerenciando de maneira correta os recursos financeiros que possui, para assim, tomar decisões sobre o futuro da empresa mediante o que tem para ser investido. E uma das formas de fazer a gestão financeira da sua organização é iniciar com o fluxo de caixa. O fluxo de caixa nada mais é do que uma gestão completa de receitas e despesas que compõem a sua empresa.

É um acompanhamento diário do que é recebido, do que foi retirado e do que precisa ser pago futuramente. É fundamental para fazer uma projeção de gastos futuros, essenciais para o bom nome da sua empresa no mercado, entre os parceiros, fornecedores e clientes.

Aqui você aprenderá:

• O que é fluxo de caixa?
• A importância de manter um fluxo organizado
• Montando um fluxo de caixa passo a passo
• Os principais erros no fluxo de caixa e saiba como evitá-los
• 5 ferramentas para controlar o fluxo de caixa

Boa leitura!

O que é fluxo de caixa?

O fluxo de caixa é um instrumento indispensável para uma empresa. Por meio dele, é possível acompanhar a movimentação financeira de entrada (receita) e saída (despesas). Com isso, o empreendedor pode tomar decisões com mais embasamento e melhorar o desempenho financeiro do seu negócio.

A importância de manter um fluxo organizado

Gestão financeira

O fluxo de caixa é um dos aspectos da gestão financeira completa da sua empresa. Este acompanhamento deve ser diário e anotado ou registrado em alguma planilha ou sistema. Lembre-se de manter este registro sempre atualizado e especialmente preparado para o seu acompanhamento. Tenha disciplina com este registro e também, tenha sempre alguma forma de armazená-lo de maneira segura.

Crescimento sustentável

Por meio da gestão financeira, você consegue prever o crescimento sustentável da sua empresa a curto, médio e longo prazo. Cuide do seu fluxo de caixa e estabeleça metas de crescimento baseadas nos ganhos, balanceando com o que é retirado.

O fluxo de caixa garante bom pagamento a fornecedores

O bom pagamento aos fornecedores garante parcerias duradouras e de sucesso. Por isso é fundamental pagá-los em dia. Se faz necessária uma gestão próxima dos recursos financeiros da sua empresa, exatamente para não ter problema com os fornecedores.

Acompanhamento das receitas e despesas

O fluxo de caixa faz um acompanhamento minucioso das despesas e receitas da sua organização desta forma: primeiro levanta-se o saldo inicial que já se tem, depois anota-se todos os cheques, cartões e pagamentos que ainda serão feitos, após isto, tudo o que foi recebido em dinheiro e tudo o que foi retirado. Este fluxo do que entra e do que sai, é responsável por identificar gastos desnecessários e o que pode ser feito de novo investimento para a sua empresa.

Faça uma gestão completa dos recursos do seu negócio para ser um empresário de sucesso. Lembre-se que esta gestão financeira demanda bastante disciplina e cuidado para que você possa desfrutar de uma empresa que está sempre se desenvolvendo e com representatividade no mercado perante os públicos de interesse, como fornecedores, parceiros, clientes e colaboradores.

Montando um fluxo de caixa passo a passo:

Escolha uma ferramenta

Para organizar o seu fluxo de caixa, escolha uma ferramenta para colocar todas as transações. Centralize todas as suas operações financeiras em um só lugar para que essas informações não fiquem perdidas em lugares diversos.

Uma das formas mais utilizadas para as pequenas empresas ainda é a anotação em cadernos. Porém, vale a pena deixar este fluxo de caixa salvo em planilhas que permitem a criação de gráficos, facilitando a sua análise e gestão financeira.

Verifique as suas contas

Ao iniciar o seu fluxo de caixa, analise as suas despesas fixas e variáveis para anotá-las de maneira organizada. É fundamental verificar as suas despesas fixas, pois para elas não existem alternativas. Porém, é preciso sempre tentar diminuir as despesas variáveis a fim de economizar e investir no crescimento da sua empresa.

Analise as suas receitas

Tudo o que você tem recebido por meio das vendas de seus produtos ou serviços deve ser analisado, a fim de considerar o que deve ser destinado para as contas:

• Pagamento dos funcionários;

• Investimentos;

• Capital de giro.

O importante é sempre garantir que você tenha uma reserva de recursos para manter a empresa com pequenas despesas. Por meio da análise de suas receitas você consegue mensurar o crescimento da sua empresa. Por isso, faça um acompanhamento constante.

Faça registro e acompanhamento diário

Cuide do registro diário das despesas e receitas da sua empresa. Esse registro é fundamental para o bom acompanhamento das suas finanças e precisa ser efetuado diariamente junto com os responsáveis pelo seu negócio. O acompanhamento diário das suas despesas e receitas evita que você esqueça aquela conta para pagar ou aquele faturamento para realizar.

Faça projeções para o futuro

Com todas as suas anotações e análises do fluxo de caixa, faça uma projeção para o futuro da sua empresa. Isso pode ser feito por meio de gráficos, com os dados que você já tem. Projete a sua empresa pelos próximos cinco ou 10 anos, assim fica fácil você visualizar para onde os investimentos precisam ser destinados.

Os principais erros no fluxo de caixa e saiba como evitá-los

O empreendedor desenvolve um fluxo de caixa e tem até um software de gestão. No entanto, o profissional, com a correria do dia a dia, acaba esquecendo de realizar as atualizações constantes de entrada e saída.

Como evitar: o profissional precisa definir uma periodicidade para atualizar o fluxo de caixa. O período dependerá do tipo de negócio, mas pode ser diário, mensal ou quinzenal. Geralmente, o mais recomendado é que a atualização seja mensal.

Não utilizar software de gestão

Pequenos empreendedores acabam fazendo o fluxo de caixa em programas, como o Excel. Mesmo sendo uma solução provisória e que funciona por algum tempo, ele pode ser prejudicial quando há alto volume de informações.

Como evitar: é interessante que o empreendedor invista em um software de gestão financeira, pois esse oferecerá mais recursos e segurança. Alguns deles, por exemplo, são GestãoClick e eGestor.

Não classificar as movimentações

Muitos empreendedores não classificam as movimentações financeiras e isso é extremamente prejudicial para a análise financeira, já que o empreendedor não conseguirá definir o que é cada entrada e saída. Imagine que ele gostaria de entender quais são as maiores despesas do mês de outubro. No entanto, ele não fez a classificação delas. Ou seja, ele não terá as informações.

Como evitar: é interessante classificar as movimentações financeiras, pois isso permite que o empreendedor consiga analisar as informações com mais precisão. Alguns itens principais para classificar são: pessoal, contas de consumo, fornecedores, despesas com depreciação de equipamentos e tributos etc.

Não separar contas pessoas com as da empresa

Este é um dos erros mais cometidos por novos empreendedores e que deve ser evitado a qualquer custo. Não separar as contas pessoas com as da empresa acaba prejudicando o desenvolvimento do negócio, pois o empreendedor não saberá qual foi seu lucro e onde ele foi utilizado, por exemplo.

Como evitar: separa todos os gastos pessoais dos da empresa. No fluxo de caixa, faça, apenas, a movimentação da empresa. Nada de colocar contas pessoais como contas empresariais, em!

Não registrar as informações com precisão

Erros são normais, mas eles podem acabar prejudicando o balanço final. Números controversos ou errados podem, por exemplo, deixar o caixa no negativo ou falso positivo e isso acaba prejudicando os investimentos etc.

Como evitar: o empreendedor pode, por exemplo, contar com a ajuda de um contador para realizar um fluxo de caixa com mais precisão e segurança.

Não realizar previsões financeiras

Não projetar o futuro é um erro. O empreendedor deve tentar prever o seu fluxo de caixa para entender o rumo que está seguindo. Afinal, como diz uma passagem do livro Alice no País das Maravilhas, “quando a gente não sabe para onde vai, qualquer caminho serve”. Só que o empreendedor não pode seguir por qualquer caminho. Afinal, ele precisa ter um objetivo claro de onde quer chegar.

A projeção permite que o empreendedor possa entender quais investimentos podem ser realizados nos próximos meses. Exemplificando: supondo que a empresa X precise comprar novos computadores para seus colaboradores. Neste caso, ao prever o fluxo de caixa dos próximos meses, o empreendedor entenderá se realmente existe a possibilidade de se comprometer com este investimento.

Como evitar: para realizar a projeção do fluxo de caixa, é necessário projetar as vendas, tempo de recebimento dos pagamentos e os gastos.

5 ferramentas para controlar o fluxo de caixa

1. Excel

O programa Excel, da Microsoft, é amplamente utilizado por pequenas empresas que não têm recursos financeiros para investir em programas mais sofisticados. As planilhas disponíveis nele permite que o empreendedor consiga registrar toda as suas informações.

2. GestãoClick

O software permite acompanhar, em tempo real, todas as movimentações financeiras através de qualquer dispositivo móvel conectado à internet. Ele ainda oferecer recursos de projeções para necessidade de ajustes do preço de venda.

Oferece assertividade para acompanhamento de recursos financeiros; permite prever, planejar e controlar entradas e saídas em um período determinado; antecipar decisões a fim de se planejar em caso de falta ou sobra de dinheiro e ainda descobrir se a empresa está trabalhando no verde ou no vermelho e entender o real funcionamento do caixa.

3. Nibo

Em seu site, a Nibo explica que o empreendedor “pode programar seus pagamentos e recebimentos de forma fácil, anexando contratos e documentos importantes. Assim, é possível acompanhar o fluxo de entrada e saída de todas as transações futuras. Nossos relatórios permitem que você modifique a sua projeção, podendo adiar pagamentos e antecipar recebimentos. Desta forma, eles se adequam à realidade financeira da sua empresa”.

4. Sige Lite

O programa permite gerenciar os pedidos, controle financeiro, emissão de cupom fiscal, emissão de nota fiscal. Além disso, possibilita o controle do fluxo de caixa. O sistema é gratuito.

5. P/DV MarketUp

Desenvolvido para pequenas e médias empresas, a empresa explica que o sistema permite “mais agilidade na hora de emitir as notas fiscais para seus clientes. Utilize o emissor de nota fiscal da MarketUP e emita notas fiscais eletrônicas, NFC-e e NFS-e diretamente de seu sistema de gestão. […] Simplifique os trâmites burocráticos e utilize o sistema ERP MarketUP para facilitar a emissão da nota fiscal eletrônica em seu estabelecimento”.

Gerencie os recursos da sua empresa com a ajuda do fluxo de caixa. A saúde financeira do seu negócio depende dessa organização sistemática das suas finanças. Como você tem feito esse controle de entrada e saída de dinheiro do seu caixa? Você tem um fluxo de caixa para o seu negócio? Comente e participe para que possamos melhorar, cada vez mais, os conteúdos do Abertura Simples.