Budget e Forecast: Gestão de Orçamento

Entenda o conceito de Budget e o Forecast em sua empresa para evitar gastos desnecessários.

Tenho certeza que, você da área financeira, ou até mesmo, você que é gestor de alguma empresa já ouviu falar de Budget e Forecast. Mas, você já parou para pensar quais os benefícios que estas duas ferramentas podem trazer para o seu empreendimento? Igualmente, sabe qual é a diferença entre elas?

A seguir, entenda quais as diferenças entre Budget e Forecast.

O que é Budget e Forecast?

Budget e forecast são ferramentas de gestão criadas para que a empresa tenha maior controle dos seus gastos. Também serve para que consiga delimitar o quanto se pretende investir em determinada área ou projeto.

Ambos são termos originários da língua inglesa. Traduzindo o que é forecast, a palavra significa previsão, mas, dentro da administração, é entendida como previsão ajustada. Já na tradução para o que é budget temos  orçamento.

Budget

É uma das ferramentas de gestão de orçamento mais utilizadas pelas empresas. Também conhecido como orçamento, é uma maneira de fazer o levantamento das despesas dentro de um determinado período.

Nas empresas, o budget é determinado antes das dívidas acontecerem. Conforme o período em que o planejamento estratégico é realizado, é feito também, o orçamento dos possíveis gastos que serão gerados no decorrer do ano. O mesmo pode ser anual ou por evento, dependendo do caso, por exemplo, pode ser um budget fixo ou flexível.

Exemplo: sua equipe de marketing realizará um evento corporativo para a empresa, logo, ela fará o levantamento de todos os gastos que serão gerados durante o evento. Esse orçamento é entregue à direção da sua empresa e lá, será decidida a viabilidade do mesmo.

Forecast

O Forecast auxilia na hora de adaptar um orçamento, caso o mesmo precise de melhorias para atingir o objetivo da corporação. Ou seja, é um recurso que permite fazer alterações no orçamento durante o período programado. Portanto, o forecast nada mais é do que o orçamento adaptado.

Tratando-se de um planejamento anual, o Forecast separa o orçamento por períodos pré-determinados – por muitas vezes mensais – e proporciona uma visão mais detalhada e aprofundada dos gastos e receitas. Permitindo assim, se for necessário, ajustes no decorrer do tempo para o projeto não sofrer impactos negativos.

Qual a diferença entre Budget e Forecast?

O budget e forecast são coisas diferentes, mas complementares. Budget significa um orçamento estático, que quer dizer o planejamento de metas, despesas, custos e gastos em um período específico. Já forecast é o ajuste deste orçamento sempre que necessário. Esses termos começaram a ser usados no Brasil a partir da presença cada vez maior das multinacionais.

Mas, você pode estar se perguntando, “se ele é estático, como vai ser revisado?” Bom, é que funciona assim: a empresa define o orçamento para um determinado período e, com o passar do tempo, vai comparando ele com o que foi executado. Caso seja necessário, são feitos ajustes para que o número inicial seja cumprido, porém, sem que o valor total do orçamento seja alterado.

No Budget, o planejamento orçamentário da empresa é feito de forma macro, ou seja, é pensado em períodos maiores, como um ano inteiro. Primeiramente, é feito uma análise de cenários e então é determinado um plano para o ano todo. 

Já no Forecast, é feito o mesmo planejamento orçamentário, mas de forma mais flexível e dividida. Ou seja, ele é dividido em pequenos períodos, que podem ser semanais ou mensais, para que assim o planejamento financeiro possa ser ajustado mais facilmente.  

Apesar destas diferenças, ambas as ferramentas precisam ter um objetivo final, ou seja, mesmo que a empresa opte por fazer o planejamento financeiro anual ou mensal, é necessário ter uma meta final de gastos. 

Como funciona Budget e Forecast nos negócios?

A partir de um orçamento macro, com a estimativa de receitas e despesas para um determinado período, é feita a distribuição destas ao longo de 12 meses. Nas empresas a preferência é por sempre categorizar os itens por centro de custo ou tipo de lançamentos.

Esse orçamento é definido no começo de um período e seu desempenho é acompanhado ao longo do ano, sendo que junto ao Forecast ele possibilita que ajustes sejam feitos para que as metas de gastos e receitas anuais sejam alcançadas.

Como o Budget e Forecast impactam uma organização?

O budget e forecast podem ser boas formas de organizar a gestão orçamentária de uma empresa. E, como cada companhia tem uma realidade diferente, pode levar algum tempo para que o impacto dessa prática seja realmente positivo.

A longo prazo o budget e forecast podem ser ferramentas valiosas para o controle e planejamento financeiro. Mas, antes de implementá-los, é preciso que o responsável pela ação crie um painel de indicadores (KPI’s).

Conhecer o budget e forecast pode abrir muitas possibilidades no auxílio do controle da saúde financeira da organização.

Como montar uma planilha de orçamento empresarial?

Quais os passos para montar o seu orçamento empresarial?

• Faça um diagnóstico do negócio;
• Estabeleça os objetivos e metas da empresa;
• Escolha a ferramenta ideal;
• Fique atento ao que deve constar em seu orçamento;
• Liste todos os seus custos fixos e variáveis;
• Faça uma projeção para o período;
• Acompanhe os resultados.

Como criar uma planilha de orçamento?

Confira abaixo os 5 passos para elaborar a planilha de orçamento da obra

• Defina o projeto;
• Analise a composição de preços para cada serviço;
• Ajuste os custos;
• Levante os custos indiretos e custos diretos;
• Insira os impostos e defina o lucro desejado.

Aplicações de budget e forecast

Estas ferramentas são bastante úteis para quem está iniciando um novo projeto. Ou tem setores que demandam gastos específicos. Logo, costumam ser aplicados em gastos com:

• Marketing;
• Eventos;
• Novas aquisições, como a incorporação de empresas;
• Bônus por desempenho para funcionários;
• Reformas em bens tangíveis, como imóveis.

Como definir o Budget e Forecast

O budget e o forecast vão variar de acordo com o planejamento da empresa. No entanto, existem alguns pontos que podem ser considerados para o seu desenvolvimento, como o Demonstrativo de Resultado do Exercício Projetado (DRE), que faz com que essas ferramentas não se tornem apenas meios de palpites.

Além disso, é importante que todos os dados sejam coletados e calculados detalhadamente para que não surjam problemas inesperados nem o risco de comprometer todo o objetivo da operação.

Rolling budget e rolling forecast: você já ouviu falar?

Tratam-se de modelos onde o orçamento segue um fluxo mais contínuo e flexível. 

Rolling budget: refere-se a metodologia que cobre orçamentos por um período de 12 meses. Nesse formato, não se considera períodos fechados, pois haverá sempre mais um ano orçado.

Essa é uma excelente forma para fazer atualizações mês a mês, sem a necessidade de ter que esperar um ano para realizá-la. 

Rolling forecast: segue esse mesmo princípio, porém com algumas particularidades que devem ser observadas. Nesse formato ele também segue um ciclo “de vida” mais curto.

Assim, todas as revisões e adequações necessárias podem ser feitas todos os meses para justamente acompanhar a flexibilidade demandada pelo rolling budget.

Por terem esse perfil mais imediatista, essas duas técnicas não são tão indicadas para empresas que possuem ciclos de vendas longos, com produtos de alto valor ou que não possuem esse perfil tão propício à mudanças. 

Ou seja, na hora de optar por escolher aplicar essa técnica no lugar das tradicionais, é preciso analisar todo o contexto da empresa, seu fluxo de produção e seu perfil no mercado para evitar futuros erros e falhas nos processos.

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