Quais documentos devem ser enviados ao contador mensalmente?

Entenda quais são os principais documentos para contador que devem ser encaminhados todos os meses

A maioria das informações de um negócio que vão ao Governo são transmitidas pelos escritórios contábeis. Por isso, imagine os problemas que podem surgir caso alguma informação seja enviada errada. Você não vai querer que sua empresa tome qualquer tipo de fiscalização ou penalidade, não é mesmo?

Em tempos atuais de SPED, cruzamentos e outras obrigações inteligentes sendo criadas pelo Fisco, isso se torna ainda mais complicado. Para que o contador consiga fazer o seu trabalho, é de extrema importância que ele tenha em mãos todos os documentos certos.

Por isso, listamos abaixo os documentos que não podem deixar de ser enviados para o seu contador. Mas antes, gostaríamos de mostrar porque você deve entregar os documentos para contador. Continue lendo:

Por que entregar os documentos para contador?

Toda empresa, com exceção dos MEIs, tem a obrigação de manter um contador. E mais do que uma obrigação, o contador é fundamental para cuidar da saúde financeira de um negócio e mantê-lo regular. Entre tantas funções, o contador é responsável por:

• Calcular os impostos: O Contador é o profissional responsável por calcular e estudar as guias de imposto. Além disso, ele possui todo conhecimento necessário para realizar o planejamento e enquadramento tributário.
• Entregas informações acessórias: O Contador também elabora com as informações da empresa, a apuração, a escrituração e a entrega de obrigações acessórias para o Governo.
• Elaborar a Folha de pagamento: Muitos escritórios de contabilidade, como a Capital Social, elaboram e processam a Folha de Pagamento, uma informação muito sensível para manter o clima em sua empresa.
• Elaborar Livros e Relatórios Contábeis: Por fim, ele elabora Livros e Relatórios contábeis, livros obrigatórios de acordo com o código civil e que gera enormes benefícios para as empresas.

Além de todas essas rotinas e obrigações do contador, ele também pode ser um grande aliado para o empreendedor. Confira a matéria onde explicamos a importância do contador para as empresas para entender os desafios do profissional dessa área.

Para que ele possa desempenhar seu papel com maestria, ele necessita de todos os documentos que apresentamos abaixo. Do contrário, informações podem faltar ou serem direcionadas erradas.

Quais são os documentos que devo apresentar?

Todo empreendedor tem a obrigatoriedade de apresentar alguns documentos para o contador. Todos os documentos a serem enviados, tiveram ou terão algum impacto financeiro ou patrimonial na empresa. Alguns deles são:

• Recibos de pagamento: Salário, Pró-labore, Férias, Vale Transporte (compra e entrega), outros benefícios e também Atestados Médicos de funcionários;
• Guias de Impostos ou Contribuições: INSS, FGTS, Contribuição de trabalho e Constribuições Sindicais;
• Notas Fiscais: De entrada e saída, de serviços prestados, de compra de bens e também de conhecimentos de transporte;
• Notas Fiscais de Concessionárias: como de Telefonia, Energia Elétrica, etc;
• Movimentos e recibos de autônomos e Cooperados;
• Arquivos Eletrônicos: Arquivo na Nota Fiscal Paulista, Redução Z, Arquivos do SPED Fiscal e XML’s das notas fiscais;
• Recibos e Contratos: de Locação, de honorários, despesas diversas e contratos;
• Comprovantes de pagamentos dos impostos: como a DAS, DARF, GARE e GNRE;
• Extratos: Bancários, de Aplicações, Cartões de Crédito, Posição de Empréstimos e Descontos de Duplicatas;
• Comprovantes diversos: de despesas e de receitas;
• Controle de Estoque da empresa e livro inventário ao final do período.

Quais documentos não devo apresentar?

Qualquer comprovante ou documento que esteja em nome da pessoa física, empreendedor, não podem entrar nas informações fiscais e ser contabilizadas. Isso acontece porque as contas da empresa e do responsável devem ser separadas. A primeira ocorre no CNPJ e a outra no CPF, da mesma forma que os registros contábeis.

Por exemplo, se o dono de uma empresa for fazer uma visita a um cliente e com o carro que está em seu nome, o combustível gasto não entra na conta da empresa. Isso porque, como o nome está no nome do dono, pessoa física, o gasto deve ser feito, em teoria, apenas com dinheiro pessoal. Assim como manutenções, etc.

De qualquer forma, seja qual for o gasto, se não sair das disponibilidades da empresa, como fluxo de caixa e contas bancárias, não deve entrar nos lançamentos do negócio.

Nós preparamos também um vídeo que você pode assistir para entender quais são os documentos para contador da sua empresa que devem ser encaminhados mensalmente. Confira abaixo:

Você quer melhorar a entrega de documentos para contador em sua empresa? Ou você é um contador que precisa de todas essas informações em seu escritório? Comente e participe para que possamos melhorar, cada vez mais, os conteúdos do Abertura Simples.