Folha de pagamento: o que é, quais são os benefícios e como calcular

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A folha de pagamento deve ser realizada mensalmente pela empresa, pois os dados gerados são transformados em informações contábeis. Entenda mais sobre o assunto!

É essencial que as empresas mantenham as informações financeiras de cada colaborador atualizadas visando o pagamento dos mesmos e o pagamento de tributos. Neste sentido, ela é um documento indispensável que deve ser realizado mensalmente pelo departamento pessoal, localizado no setor de Recursos Humanos (RH).

Se você ainda não sabe exatamente do que se trata a folha de pagamento, saiba que está no lugar certo. Aqui vamos abordar tudo o que é necessário sobre o assunto. Ficou interessado em saber mais? Confira!

O que é a folha de pagamento?

A folha de pagamento é um documento que lista a remuneração de cada colaborador. Ele serve para transformar os dados trabalhistas em contábeis para que a empresa consiga calcular o pagamento líquido e bruto de cada colaborador. Além disso, também serve para que a empresa consiga realizar o pagamento dos tributos ao governo e controlar sua vida financeira.

Toda empresa precisa realizar a folha de pagamento?

Sim. De acordo com o decreto nº 3.048, de 6 de maio de 1999, que Regulamenta a Previdência Social, todas as empresas são obrigadas a preparar a folha de pagamento.

O decreto define que a empresa é obrigada a “preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos”.

Quais são os benefícios de fazer a folha de pagamento?

Por ser algo obrigatório, muitos empreendedores podem pensar que o desenvolvimento da folha de pagamento é somente uma formalidade. Contudo, é muito mais do que isso e pode oferecer diversos benefícios para as empresas. Para ajudar nossos leitores a entender a importância do documento, decidimos compartilhar abaixo algumas vantagens.

Empresa atuando dentro da lei

A primeira vantagem de desenvolver a folha de pagamento é que a empresa estará cumprindo suas obrigações legais. Sendo assim, não terá problemas judiciais ou com processos trabalhistas. Por isso, trata-se de algo fundamental para qualquer empresa que realmente queira atuar com total responsabilidade.

Pagamento de tributos em dia

Por meio da folha de pagamento, a empresa conseguirá manter as informações financeira de cada colaborar em dia. Com isso, será possível calcular com mais exatidão o pagamento de tributos.

Organização do pagamento de cada colaborador

Imagine não ter ideia de quanto a empresa gasta com pagamento da equipe? É algo complicado, né? Afinal, isso impacta em outras questões, como gestão financeira etc. Por isso, a folha de pagamento é tão importante. Ela permite que a empresa se organize e tenha de forma exata o pagamento de cada colaborador.

Informações financeiras mais confiáveis

Sabendo quanto vale cada funcionário e quanto de imposto é necessário pagar, a empresa terá suas informações financeiras mais organizadas e confiáveis. Algo fundamental para que a empresa possa ter um maior controle financeiro de custos, gastos, investimentos etc.

O que deve constar em uma folha?

Algumas informações são indispensáveis em qualquer folha de pagamento. Por exemplo:

  • nome do segurado: trabalhador avulso, autônomo, empregado e equiparado, empresário ou pessoas físicas sem vínculo empregatício;
  • cargo, função ou serviços; parcelas integrantes da remuneração;
  • parcelas não integrantes da remuneração;
  • nome das seguradas em gozo de salário-maternidade;
  • descontos legais;
  • número de quotas de salário-família;
  • entre outras.

Como calcular com qualidade?

Atualmente, é possível realizar a folha de pagamento por meio de alguns softwares que são específicos para desenvolver este trabalho. No entanto, é interessante que o empreendedor saiba exatamente as etapas do cálculo e também quais são os elementos que incidem sobre o salário de cada colaborador, como:

Vale transporte

Caso a empresa tenha interesse em oferecer vale transporte, ela deve deduzir no máximo 6% sobre os vencimentos. Lembrando que se empresa tiver interesse em oferecer um transporte próprio, o cálculo deve ser realizado com a mesma porcentagem de dedução.

INSS

O colaborador precisa contribuir com o Instituto Nacional da Seguridade Social (INSS). Só que a contribuição não é igual para todos, pois é um cálculo relativo. Por exemplo, quem recebe um salário bruto de até R$ 1.556,94 contribui com 8% para a Previdência Social e assim por diante.

FGTS

A empresa precisa descontar 8% sob o salário bruto pago ao trabalhador visando um depósito para o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS). É importante ressaltar que muitas empresas acabam fazendo o pagamento em período específicos, como a cada três ou seis meses, e isso é ilegal. Por lei, o depósito precisa ser realizado mensalmente.

Vale refeição

Esse benefício não é obrigatório. Contudo, como é muito valorizado no mercado, a maioria das empresas tendem a oferecer aos seus colaboradores. Caso a empresa tenha interesse em aderir ao vale refeição, ela deve deduzir no máximo 20% na folha de pagamento.

IRRF

As alíquotas do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) são definidas por faixa e suas bases de cálculo é realizado da seguinte forma: remuneração bruta menos o valor de INSS apurado. As bases são as seguintes:

  • 7,5% sobre base de R$ 1.903,99 a R$ 2.826,65;
  • 15% sobre base de R$ 2.826,66 a R$ 3.751,05;
  • 22,5% sobre base de R$ 3.751,06 a R$ 4.664,68;
  • 27,5% sobre base igual de R$ 4.664,69 ou acima.

Quais são os benefícios de terceirizar a folha de pagamento?

Pode ser que você tenha chegado até aqui e, apesar de entender o que é folha de pagamento, tenha compreendido que o processo é trabalhoso e envolve conhecimentos específicos em contabilidade, leis trabalhistas etc.

Este é realmente seu caso? Sim. Bom, talvez você deva pensar em terceirizar a folha de pagamento. “Será que isso é vantajoso mesmo?”. Saiba que vamos responder sua dúvida a seguir.

Produtividade

Quando o empreendedor decide terceirizar a folha de pagamento, também estará repassando diversas tarefas, como: emissão de guias e documentos do INSS e FGTS; atendimento aos colaboradores sobre benefícios etc.

Desta forma, a empresa deixará com que os colaboradores, que faziam a tarefa, fiquem livre para se dedicar a outros serviços, algo que tende a melhorar a produtividade deles.

Redução de custos

O tempo e o dinheiro gasto com a produção da folha de pagamento deve ser comparado com a terceirização. O profissional acaba perdendo muito tempo fazendo a atividade, sendo que poderia estar se dedicando a outras tarefas que renderiam financeiramente mais para a empresa. Pensando tanto na questão do tempo quanto na parte financeira, é possível concluir que a terceirização pode ser muito mais vantajosa economicamente.

Segurança dos dados

Escritórios de contabilidade que realizam a folha de pagamento atuam no software de qualidade e que oferece segurança da informação para as empresas. Neste sentido, o empreendedor não precisará se preocupar com essa questão.

Garantia de estar dentro da lei

Empresas especializadas em desenvolver folha de pagamento são extremamente atualizadas sobre as leis trabalhistas. Caso haja qualquer alteração, elas estarão por dentro de tudo e colocaram em prática para que a empresa contratante fique em dia com as leis.

Chegou até aqui e acredita que terceirizar a folha de pagamento pode ser uma boa opção para você? Saiba que é hora de contratar um escritório de contabilidade. O Abertura Simples pode te ajudar nesta missão.

O portal conecta empreendedores com experientes contadores. Para ter a indicação do escritório mais próximo e qualificado para atender o seu negócio, basta entrar em contato, clicando abaixo, com um dos consultores do Abertura Simples. 

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