Guia: Como abrir uma empresa para eventos

Pensando em abrir uma empresa de produção de eventos? Saiba que essa é uma excelente oportunidade. Confira a seguir o manual com o passo a passo de como abrir uma empresa para eventos

Abrir uma empresa para eventos é sinônimo de sucesso! O mercado é um dos nichos que mais cresce e mais oferece oportunidades para quem deseja atuar na área. O setor está em constante transformação, oferecendo inovações e inúmeras possibilidades de atuação e, consequentemente, de crescimento.

Uma reunião informal entre duas ou mais pessoas, uma cerimônia com centenas de convidados e toda e qualquer ocasião que concentre pessoas ou entidades em datas e locais específicos são caracterizados por eventos, sejam eles de cunho social ou comercial. Isso é o que diz Luiz Carlos Zanella em seu livro Manual de Organização de Eventos: planejamento e operacionalização.

Além de disposição e criatividade, para abrir uma empresa de eventos é preciso ser extremamente organizado e trabalhar muito bem com prazos. Afinal, o profissional de eventos está constantemente lidando com os sonhos de seus clientes.

Um produtor de eventos é responsável pela elaboração e execução de atividades, projetos, atividades culturais, esportivas e diversas outras frentes. Também é muito comum que este profissional esteja ligado ao agenciamento de artistas, realizando eventos a fim de promovê-los.

Como podemos ver, a sua atuação é muito ampla. Por este motivo, o empreendedor que deseja abrir uma empresa de eventos tem grandes chances de ter muito sucesso em sua jornada.

O ano de 2020 foi muito desafiador para diversos setores do comércio e serviços. E, para o ramo de eventos não foi diferente. A pandemia da Covid-19 trouxe novas formas de produzir, realizar e assistir a eventos. Dito isso, é claro que esses fatores, com certeza, trarão impactos ao mercado nos próximos anos. 

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O mercado de produção de eventos

O mercado de produção de eventos é um dos setores que mais tem passado por mudanças nos últimos anos. Consequentemente, também se tornou um dos nichos com maior potencial de crescimento e inovação para um futuro não muito distante.

O que explica tamanha expectativa é o brusco impacto que o mercado sofreu no último ano, em virtude da pandemia da Covid-19, que atingiu todos os setores da sociedade, incluindo o de eventos.

Com o comércio fechando e os eventos sendo interrompidos e cancelados, os profissionais precisaram buscar soluções inovadores para não parar por completo as suas estratégias. Com este cenário, os eventos online se consolidaram no mercado e se posicionaram como uma tendência que veio para ficar.

Antes da pandemia do coronavírus chegar ao Brasil, o mercado de eventos tinha expectativas muito positivas. De acordo com o estudo da Associação Brasileira de Empresas e Eventos (ABEOC), a estimativa de crescimento para o setor era de 14% em 2020. Dados obtidos pelo Sebrae apontam que, ao chegar no Brasil, a pandemia da Covid-19 afetou 98% das empresas do setor de eventos.

Mas, se engana quem pensa que os produtores de evento se deram por vencido e se estagnaram durante a pandemia. Os eventos online se tornaram uma febre tanto para espectadores, quanto para produtores, se mostrando muito rentáveis e escaláveis. Isso permitiu com que o setor não parasse durante o período de isolamento social.

O mercado de eventos pós-pandemia

De acordo com pesquisas realizadas pela Endless Events, empresa referência no setor de eventos, 70% das empresas nunca tinham planejado um evento digital antes da pandemia. O número indica uma nova tendência para o mercado de eventos. O mesmo estudo aponta que somente 5% destas não pretendem mais realizar eventos online a partir de 2022.

Isso significa que, mesmo depois do fim da pandemia, os eventos online continuarão acontecendo, pois caíram no gosto do público, principalmente pela facilidade, custo-benefício e comodidade. Já para os organizadores, a rentabilidade também desperta interesse.

Com a vacinação em grande escala, os próximos anos são promissores para o mercado de eventos por dois principais motivos:

• A nova tendência de eventos digitais; 
• A grande demanda que o mercado terá para suprir a carência do seu público.

Então, se você está pensando em abrir uma empresa de produção de eventos, saiba que este é o melhor momento. O mercado está em constante avanço e, dessa forma, tem oferecido cada vez mais oportunidades de crescimento para quem investe nele.

De fato, os anos que estão por vir serão determinantes e promissores para o setor, que tende a crescer conforme a demanda. A estimativa é que, assim como os outros setores, a produção de eventos cresça em grande escala. A procura por este tipo de serviço tende a aumentar cada vez mais.

Como se tornar especialista em eventos

Começar a produzir eventos é como abrir uma empresa de qualquer setor: envolve riscos, dúvidas e vantagens que só é possível saber ao longo do tempo. Independentemente da finalidade, organizar um evento não é uma tarefa simples. Para que tudo seja perfeito, é essencial pensar em cada detalhe que o envolverá.

Diferente de um promotor de eventos, por exemplo, que cuida apenas da divulgação de um evento, o produtor de eventos é a pessoa responsável por fazer tudo acontecer, tirando as ideias do papel e colocando-as em prática. Em outras palavras: o produtor é o grande responsável pelo sucesso de um evento.

Diante de tamanha responsabilidade, ao abrir uma empresa de eventos e dar início às suas atividades, é importante se atentar a alguns fatores que serão determinantes para fazer com que sua produtora de eventos se destaque no mercado. Confira as dicas a seguir!

1 – Faça uma pesquisa de mercado

A pesquisa de mercado é o primeiro e, talvez, mais importante passo que se deve dar antes de abrir uma empresa para eventos. Esta análise envolve diversos fatores, tanto internos, quanto externos. Assim, para que ela seja assertiva, o empreendedor deve se fazer algumas perguntas como:

• A sua cidade tem sediado eventos atualmente?
• A região está carente de bons eventos?
• Quais tipos de eventos mais acontecem?
• Qual a demanda de público?
• O que pode ser melhorado na produção de eventos locais?
• Qual a sua estratégia para lucrar?
• Você possui uma ideia inovadora?

Todas essas perguntas têm respostas muito relevantes que te ajudarão a definir qual e como será a forma de atuação da empresa de eventos. Também é importante ressaltar que eventos não se tratam apenas de festas, também podem ser shows, congressos, seminários e diversas outras ocasiões.

Ciente disso, a dica é que, durante a pesquisa de mercado, o produtor de eventos realize um levantamento para definir qual tipo de evento precisa ser melhor explorado na região. Assim, conseguirá investir no nicho de maneira mais assertiva.

Outro ponto a ser destacado é a análise de concorrência. Da mesma forma que seu negócio terá pontos fortes e fracos, os seus concorrentes também terão. Por isso, se espelhe no que tem de melhor no mercado para aplicar em seu negócio. Mas, também, estude as falhas e carências do nicho para oferecer inovação e suprir as necessidades do seu público-alvo.

2 – Determine metas e objetivos

Onde você quer chegar? Essa é a pergunta principal que deve ser feita nesta etapa. Dificilmente uma empresa consegue progredir sem ter metas e objetivos bem definidos.

3 – Faça um planejamento financeiro

O planejamento financeiro é primordial para qualquer negócio, principalmente para uma empresa de eventos. Por isso, detalhe todas as contas e gastos que você terá com água, luz, telefone, aluguel de equipamentos, internet e todas as demais despesas que possam surgir nos primeiros três meses.

Também é muito importante que, ao abrir uma empresa de eventos, o produtor faça uma reserva para emergências. Isso porque começar um negócio sem ter nenhum dinheiro guardado é um risco muito alto.

Para essa reserva de emergência, é recomendado que o empreendedor guarde uma quantia que consiga cobrir todos seus gastos por pelo menos três meses. Isso porque, o primeiro trimestre de um negócio é quando, geralmente, as empresas apresentam pouco ou nenhum lucro. Por isso, ter a reserva deste valor garantirá que você esteja preparado e não sofra com imprevistos financeiros.

O planejamento financeiro também envolve um controle rígido de todo o dinheiro que entra e sai do caixa para manter sempre positivo o retorno sobre o investimento (ROI). Isso significa que também é necessário ter o controle de cada evento produzido, por meio de dados consolidados em um relatório.

4 – Conheça sobre a área de eventos

O mercado de produção de eventos é amplo, oferecendo diversas opções de atuação. Com isso, torna-se um dos setores com maior alta de competitividade. Por isso, quanto mais você conhecer todas as áreas que A envolvem, mais relevância o seu negócio terá.

Para uma empresa de eventos de sucesso, é preciso que o empreendedor conheça, pelo menos um pouco, sobre administração, Marketing, comunicação, gestão de pessoas e outros departamentos que envolvem a área. Isso torna a empresa muito mais completa e passará mais credibilidade para o cliente.

Essa autoridade pode ser obtida por meio de cursos, palestras, networking e troca de experiências com outros profissionais. Lembre-se: criatividade e conhecimento são mais importantes do que experiência e, para se destacar na área de eventos, é importante oferecer inovação.

5 – Utilize uma plataforma de gerenciamento de eventos

Um bom evento só é realizado a partir de um plano de ação baseado em um rigoroso planejamento. E a maneira a qual você irá gerenciar cada etapa deste planejamento faz toda a diferença. Afinal, são muitas etapas a serem cumpridas: criação de um cronograma, produção de site e peças para redes sociais, venda de ingressos, número de convidados, credenciamento e diversas outras. Qualquer erro em uma dessas etapas traz consequências negativas para todos os envolvidos.

Por isso, sempre que puder automatizar um destes processos, ou controlá-los por meio de ferramentas para organizar eventos: faça! O mercado hoje oferece diversas opções de softwares que ajudam o produtor de eventos a organizar melhor as suas tarefas, evitando erros e, consequentemente, tornando o processo de gerenciamento da sua empresa muito mais eficaz.

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6 – Use a internet a seu favor

Independente do segmento em que atue, a internet é o meio principal para fazer com que as empresas sejam conhecidas e reconhecidas pelo seu público-alvo. Por isso, aposte em estratégias de Marketing Digital para divulgar sua empresa de eventos.

Um bom trabalho em Marketing Digital envolve divulgar a marca e o seu trabalho em múltiplas plataformas, visando alcançar o maior número de pessoas possível em cada ação. É importante expor informações sobre o seu trabalho, o que envolve fotos, vídeos e portfólios de trabalhos já realizados. Também é imprescindível oferecer meios de contato para que os clientes se comuniquem com você.

7 – Tenha bons fornecedores

Todos os passos anteriores se tornam inválidos quando uma empresa de eventos não conta com o auxílio de bons fornecedores. Claramente, um bom atendimento se dá por meio da equipe. Mas, uma boa estrutura e produtos de qualidade oferecidos por bons fornecedores também fazem toda a diferença.

Toda empresa precisa de bons fornecedores para que a qualidade de seus produto e serviços sejam preservadas. Dessa forma, é possível garantir a satisfação e a fidelidade por parte dos clientes, tornando a sua marca reconhecida por celebrar bons eventos.

O ideal é que se conte com pelo menos três parceiros para cada tipo de serviço utilizado frequentemente em seus eventos. Dessa forma, é possível diversificar um pouco e, ainda, negociar preços diferenciados para os clientes do seu negócio.

8 – Tenha um bom networking

A produção de eventos está diretamente relacionada a conhecer outros produtores, assessorias de artistas, patrocinadores, fornecedores e todos os outros profissionais que podem te ajudar na caminhada. Assim como em outras áreas, o networking entre produtores de eventos é essencial. Afinal, nunca se sabe onde encontrará novas oportunidades de negócio e de crescimento.

Dessa forma, estar à frente de uma produtora de eventos exige que o profissional seja um bom comunicador, esteja disposto a trocar ideias e experiências com pessoas da área, seja simpático e, de fato, saiba vender o seu peixe.

Bons contatos profissionais se fazem, principalmente, em workshops, palestras e eventos que reúnem os profissionais do nicho. Hoje, o mercado conta com dezenas deles, proporcionando que os empreendedores troquem experiências entre si e façam parcerias. Assim, consequentemente, aumentando a sua rede de contatos.

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Como abrir uma empresa para eventos?

Com tantas oportunidades de atuação, com certeza você deve estar se perguntando a respeito do processo de abertura de uma empresa de eventos. Acertei?

A abertura de uma empresa de eventos requer uma série de ações específicas e burocráticas, a fim de garantir que a empresa, como um todo, cumpra com todos os requisitos impostos pelos órgãos competentes. Para este tipo de serviço, as regras são mais criteriosas. Por isso, é importante se atentar e cumprir cada uma delas. Assim, a sua empresa de eventos poderá funcionar 100% regularizada.

Então, se você deseja abrir uma empresa de eventos, confira o passo a passo a seguir e conte com a ajuda do Abertura Simples para facilitar cada uma dessas etapas.

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Neste guia, você terá acesso a um conteúdo exclusivo e completo sobre os seguintes tópicos:

• O mercado de produção de eventos;
• O mercado de eventos pós-pandemia;
• Como se tornar especialista em eventos;
• Pesquisa de mercado para produção de eventos;
• Metas e objetivos;
• Planejamento financeiro para produção de eventos;
• Como se tornar um especialista em eventos;
• Plataformas de gerenciamento de eventos;
• A internet e a produção de eventos;
• Por que e como encontrar bons fornecedores para a produção de eventos;
• Networking no mercado de produção de eventos;
• Como abrir uma empresa de eventos;
• Viabilidade de localização da empresa de eventos;
• Como registrar, formalizar e licenciar a empresa;
• O que é preciso para abrir uma empresa de eventos.

Abrir uma empresa para eventos é fácil

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