Você está pronto para adotar a contabilidade na nuvem e dar o próximo passo para digitalizar sua empresa?
Se você ainda armazena seus dados e utiliza softwares nos computadores locais, está perdendo a chance de economizar tempo, dinheiro e ter acesso às melhores tecnologias.
Isso porque as soluções em nuvem são muito mais eficientes, ágeis e seguras — e ocupam zero espaço na sua máquina.
Nos próximos tópicos, você vai entender como funciona a contabilidade na nuvem e acompanhar o passo a passo para migrar seus dados.
Continue lendo e veja por que vale a pena mudar.
O que é contabilidade na nuvem?
A contabilidade na nuvem é a organização dos serviços e gestão da empresa contábil em uma solução de cloud computing (computação em nuvem).
Ou seja: a empresa deixa de operar em uma infraestrutura de TI tradicional, com servidores locais e softwares instalados nas máquinas, e passa a utilizar sistemas baseados na nuvem — com servidores remotos e plataformas 100% online.
Esse é um passo natural na evolução digital da contabilidade, pois os sistemas em nuvem são mais seguros, flexíveis e eficientes, além de permitirem acesso às informações a qualquer hora e lugar.
Hoje, 57% das empresas brasileiras já utilizam a computação em nuvem, liderando a adoção da tecnologia na América Latina, de acordo com uma pesquisa da empresa norte-americana Citrix, publicada em 2018.
Além disso, 73% das empresas participantes afirmam que pretendem investir mais em aplicações em nuvem.
Logo, as empresas contábeis acompanham a tendência e encontram na nuvem a solução perfeita para melhorar sua gestão e serviços.
Por que é importante estar na nuvem? É seguro?
Estar na nuvem é um passo fundamental para acompanhar a transformação digital nos negócios e agilizar a gestão.
No caso da contabilidade na nuvem, a importância da tecnologia começa na necessidade de armazenar um grande volume de dados.
Afinal, são inúmeros documentos, transações e relatórios circulando pela empresa contábil, que precisam estar sempre disponíveis e armazenados com segurança.
Com a tecnologia em nuvem, todas as informações da empresa são arquivadas em um centro de dados e podem ser acessadas a qualquer momento, de qualquer dispositivo, com senhas.
Para proteger os dados, os fornecedores da tecnologia garantem uma estrutura robusta e atualizada para backup, além de restrições de acesso para controlar quem vê o conteúdo e protocolos de segurança rigorosos.
Além do armazenamento seguro, a contabilidade na nuvem também reduz custos com a infraestrutura de TI e torna todas as tarefas mais ágeis, rápidas e flexíveis na rotina dos contadores.
Ao invés de lidar com a papelada ou perder tempo buscando arquivos, os profissionais podem acessar qualquer documento em poucos cliques, além de emitir relatórios, boletos, notas fiscais e demonstrativos em segundos.
Outra vantagem importante da contabilidade na nuvem é a possibilidade de gerenciar sua empresa com um sistema sempre atualizado, já que o fornecedor se encarrega de otimizar continuamente o serviço.
Assim, você deixa para trás os softwares obsoletos e agiliza a gestão da empresa com ferramentas modernas, rápidas e intuitivas.
Como resultado, 88% das empresas que adotaram a nuvem relatam um aumento considerável na produtividade da equipe, segundo a pesquisa da Citrix.
5 passos para migrar seus dados para a contabilidade na nuvem
Para aproveitar todas as vantagens da contabilidade na nuvem, você precisa garantir que o processo de migração de dados seja eficiente e seguro.
Siga os passos abaixo para uma transição tranquila.
1. Comece pela mudança cultural
Não adianta contratar o melhor serviço de contabilidade na nuvem se você não estiver comprometido com a mudança.
Por isso, o primeiro passo é construir uma cultura digital na sua empresa e preparar a equipe para a adoção de novos métodos de trabalho.
Todos devem compreender a importância de digitalizar a contabilidade e incorporar as novas tecnologias no dia a dia.
2. Avalie suas necessidades
O próximo passo é avaliar as necessidades da sua empresa contábil, partindo da infraestrutura tecnológica e fluxo de trabalho.
- Qual o espaço de armazenamento e memória necessários?
- Quais as aplicações exigidas para gerenciar os dados?
- De quais ferramentas de colaboração e gestão sua equipe precisa?
Essas são algumas perguntas que vão nortear a escolha do seu sistema em nuvem.
3. Pesquise as soluções disponíveis no mercado
Depois de realizar seu diagnóstico, você pode começar a busca por uma solução que atenda às necessidades do seu negócio.
Hoje, existe um amplo mercado de sistemas em nuvem que funcionam 100% online e são comercializados no modelo SaaS (Software as a Service, ou software como serviço).
Basicamente, você “aluga” um software baseado em nuvem pela internet, assinando um plano de serviços de acordo com as suas demandas.
4. Priorize a segurança e integração
Na hora de decidir pela solução de contabilidade na nuvem, você deve priorizar a segurança na migração dos dados e possibilidades de integração com seu sistema atual.
O fornecedor deverá orientar você durante todo o processo, eliminando qualquer risco e garantindo uma transição rápida.
A Conta Azul, por exemplo, possui recursos de integração com os principais sistemas contábeis do mercado na migração para a Conta Azul Mais.
Trata-se de uma solução na nuvem que integra todas as atividades do contador e permite a conexão com o sistema do cliente, sem ocupar espaço no computador.
Para adotar a Conta Azul Mais, basta seguir alguns passos de integração e importar suas informações do sistema atual, tendo à disposição tutoriais ilustrados e suporte online.
5. Teste a solução na prática
Com a solução implementada e os dados migrados, você já pode testar a contabilidade em nuvem na prática e avaliar os impactos na rotina.
Se optar pela Conta Azul Mais, por exemplo, você terá um curso gratuito de contabilidade digital antes de começar a usar a plataforma, além de consultoria personalizada com um especialista e acesso a uma jornada de sucesso completa.
Assim, é mais fácil se adaptar à ferramenta e ver os efeitos da nuvem na produtividade.
Depois de agilizar sua gestão, você ainda pode contar com o Abertura Simples para impulsionar seu marketing e vendas, desde a captação de leads até campanhas de mídia online.
Isso é contabilidade na nuvem: ter tudo o que você precisa online, acessível a qualquer hora e lugar, com acesso a ferramentas poderosas e um universo de recursos.
Gostou das dicas para migrar seus dados para a nuvem?
Agora é só colocar em prática e trazer sua empresa contábil para a vanguarda digital.
Artigo desenvolvido pela equipe da Conta Azul.
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