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Contabilidade na nuvem: o que é, por que vale a pena e como migrar em 5 passos

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Você está pronto para adotar a contabilidade na nuvem e dar o próximo passo para digitalizar sua empresa?

Se você ainda armazena seus dados e utiliza softwares nos computadores locais, está perdendo a chance de economizar tempo, dinheiro e ter acesso às melhores tecnologias

Isso porque as soluções em nuvem são muito mais eficientes, ágeis e seguras — e ocupam zero espaço na sua máquina. 

Nos próximos tópicos, você vai entender como funciona a contabilidade na nuvem e acompanhar o passo a passo para migrar seus dados.

Continue lendo e veja por que vale a pena mudar.

O que é contabilidade na nuvem?

A contabilidade na nuvem é a organização dos serviços e gestão da empresa contábil em uma solução de cloud computing (computação em nuvem). 

Ou seja: a empresa deixa de operar em uma infraestrutura de TI tradicional, com servidores locais e softwares instalados nas máquinas, e passa a utilizar sistemas baseados na nuvem — com servidores remotos e plataformas 100% online.

Esse é um passo natural na evolução digital da contabilidade, pois os sistemas em nuvem são mais seguros, flexíveis e eficientes, além de permitirem acesso às informações a qualquer hora e lugar.

Hoje, 57% das empresas brasileiras já utilizam a computação em nuvem, liderando a adoção da tecnologia na América Latina, de acordo com uma pesquisa da empresa norte-americana Citrix, publicada em 2018. 

Além disso, 73% das empresas participantes afirmam que pretendem investir mais em aplicações em nuvem.

Logo, as empresas contábeis acompanham a tendência e encontram na nuvem a solução perfeita para melhorar sua gestão e serviços.

Por que é importante estar na nuvem? É seguro?

Estar na nuvem é um passo fundamental para acompanhar a transformação digital nos negócios e agilizar a gestão. 

No caso da contabilidade na nuvem, a importância da tecnologia começa na necessidade de armazenar um grande volume de dados.

Afinal, são inúmeros documentos, transações e relatórios circulando pela empresa contábil, que precisam estar sempre disponíveis e armazenados com segurança.

Com a tecnologia em nuvem, todas as informações da empresa são arquivadas em um centro de dados e podem ser acessadas a qualquer momento, de qualquer dispositivo, com senhas.

Para proteger os dados, os fornecedores da tecnologia garantem uma estrutura robusta e atualizada para backup, além de restrições de acesso para controlar quem vê o conteúdo e protocolos de segurança rigorosos.

Além do armazenamento seguro, a contabilidade na nuvem também reduz custos com a infraestrutura de TI e torna todas as tarefas mais ágeis, rápidas e flexíveis na rotina dos contadores. 

Ao invés de lidar com a papelada ou perder tempo buscando arquivos, os profissionais podem acessar qualquer documento em poucos cliques, além de emitir relatórios, boletos, notas fiscais e demonstrativos em segundos.

Outra vantagem importante da contabilidade na nuvem é a possibilidade de gerenciar sua empresa com um sistema sempre atualizado, já que o fornecedor se encarrega de otimizar continuamente o serviço.

Assim, você deixa para trás os softwares obsoletos e agiliza a gestão da empresa com ferramentas modernas, rápidas e intuitivas. 

Como resultado, 88% das empresas que adotaram a nuvem relatam um aumento considerável na produtividade da equipe, segundo a pesquisa da Citrix.

5 passos para migrar seus dados para a contabilidade na nuvem

Para aproveitar todas as vantagens da contabilidade na nuvem, você precisa garantir que o processo de migração de dados seja eficiente e seguro. 

Siga os passos abaixo para uma transição tranquila.

1. Comece pela mudança cultural

Não adianta contratar o melhor serviço de contabilidade na nuvem se você não estiver comprometido com a mudança.

Por isso, o primeiro passo é construir uma cultura digital na sua empresa e preparar a equipe para a adoção de novos métodos de trabalho. 

Todos devem compreender a importância de digitalizar a contabilidade e incorporar as novas tecnologias no dia a dia. 

2. Avalie suas necessidades

O próximo passo é avaliar as necessidades da sua empresa contábil, partindo da infraestrutura tecnológica e fluxo de trabalho. 

  • Qual o espaço de armazenamento e memória necessários? 
  • Quais as aplicações exigidas para gerenciar os dados?
  • De quais ferramentas de colaboração e gestão sua equipe precisa?

Essas são algumas perguntas que vão nortear a escolha do seu sistema em nuvem. 

3. Pesquise as soluções disponíveis no mercado

Depois de realizar seu diagnóstico, você pode começar a busca por uma solução que atenda às necessidades do seu negócio.

Hoje, existe um amplo mercado de sistemas em nuvem que funcionam 100% online e são comercializados no modelo SaaS (Software as a Service, ou software como serviço).

Basicamente, você “aluga” um software baseado em nuvem pela internet, assinando um plano de serviços de acordo com as suas demandas.

4. Priorize a segurança e integração 

Na hora de decidir pela solução de contabilidade na nuvem, você deve priorizar a segurança na migração dos dados e possibilidades de integração com seu sistema atual.

O fornecedor deverá orientar você durante todo o processo, eliminando qualquer risco e garantindo uma transição rápida. 

A Conta Azul, por exemplo, possui recursos de integração com os principais sistemas contábeis do mercado na migração para a Conta Azul Mais

Trata-se de uma solução na nuvem que integra todas as atividades do contador e permite a conexão com o sistema do cliente, sem ocupar espaço no computador.

Para adotar a Conta Azul Mais, basta seguir alguns passos de integração e importar suas informações do sistema atual, tendo à disposição tutoriais ilustrados e suporte online. 

5. Teste a solução na prática

Com a solução implementada e os dados migrados, você já pode testar a contabilidade em nuvem na prática e avaliar os impactos na rotina.

Se optar pela Conta Azul Mais, por exemplo, você terá um curso gratuito de contabilidade digital antes de começar a usar a plataforma, além de consultoria personalizada com um especialista e acesso a uma jornada de sucesso completa. 

Assim, é mais fácil se adaptar à ferramenta e ver os efeitos da nuvem na produtividade

Depois de agilizar sua gestão, você ainda pode contar com o Abertura Simples para impulsionar seu marketing e vendas, desde a captação de leads até campanhas de mídia online. 

Isso é contabilidade na nuvem: ter tudo o que você precisa online, acessível a qualquer hora e lugar, com acesso a ferramentas poderosas e um universo de recursos. 

Gostou das dicas para migrar seus dados para a nuvem?

Agora é só colocar em prática e trazer sua empresa contábil para a vanguarda digital.

Artigo desenvolvido pela equipe da Conta Azul.

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