Guia completo para encontrar uma boa empresa de contabilidade

A colaboração que um contador pode proporcionar para uma empresa é fundamental para que ela possa prosperar. Por isso, entender como atua uma empresa de contabilidade é fundamental

Um bom empreendedor sabe que não sabe tudo. Diante disso, ele é capaz de delegar tarefas para profissionais especializados que podem realizar serviços para a sua empresa com muito mais eficiente. Quando falamos de contratar empresa de contabilidade, estamos falando justamente disso. Ou seja, de delegar uma tarefa essencial de uma empresa para profissionais aptos para desenvolvê-la.

Contudo, sabemos que até chegar ao momento de contratar um escritório contábil há muito chão. Isso porque muitos empreendedores temem entregar nas mãos de terceiros a gestão de uma parte extremamente estratégica.

Com toda razão. Afinal, em mãos erradas, a contabilidade de uma empresa pode ser um desastre. É por isso que recomendamos fortemente que você leia este guia. Nele você encontrará todas as informações que necessita para encontrar um bom profissional.

Aqui você entenderá:

• O que faz um contador?
• Qual a importância de contar com uma empresa de contabilidade?
• Quais são os serviços oferecidos por escritório de contabilidade?
• Vale a pena contratar contabilidade online?
• Como encontrar uma boa empresa de contabilidade ?
• Quanto custa contratar um escritório contábil?
• Quais são os documentos necessários para contratar um escritório de contabilidade?
• Conclusão

Boa leitura!

Afinal, o que faz um contador?

O contador é um profissional que cursou por quatro anos o curso de bacharel em Ciências Contábeis. A faculdade lhe habilita a realizar a gestão tributária, financeira, econômica e patrimonial de uma empresa.

Após cursas por quatro anos uma universidade que tenha um curso reconhecido pelo Ministério da Educação (MEC), ele precisa obter um registro no Conselho Regional de Contabilidade (CRC), que só é conquistado por uma nota suficiente em um exame do conselho.

Após sua formação e obtenção do registro, o profissional está pronto para usar os números e demonstrativos financeiros para fazer uma imagem da saúde de uma empresa.

Os profissionais usam suas habilidades em matemática, contabilidade, direito e finanças, para analisar os lucros e perdas.

“Eles fornecem informações de que os investidores e empresários precisam para ver como a empresa está se saindo ao longo de um período. Essas informações formam a base do relatório da empresa e dos relatórios legais”, explica o portal Career Explorer.

Qual a importância de contar com uma empresa de contabilidade?

É interessante que você tenha em mente que o profissional contábil será um aliado do seu negócio e poderá impactar positivamente. Algumas vantagens são:

Maior controle financeiro

O contador realizará um controle do fluxo de caixa da sua empresa, bem como de outras movimentações financeiras. Com isso, ele consegue proporcionar um maior controle financeiro, algo fundamental para que a empresa se mantenha gerando lucro.

Pagamento de menos impostos

De forma legal, o profissional consegue fazer com que a empresa pague menos impostos. Há brechas na lei que podem ser utilizadas para fazer uma elisão fiscal. Além disso, o profissional pode realizar um planejamento tributário que também pode impactar na redução do pagamento de impostos.

Negócio dentro da lei

O artigo 1020 do Novo Código Civil Brasileiro exige que o empreendedor faça a prestação de contas. “Os administradores são obrigados a prestar aos sócios contas justificadas de sua administração, e apresentar-lhes o inventário anualmente, bem como o balanço patrimonial e o de resultado econômico”. Com a ajuda do contador, o empreendedor poderá fazer isso e terá seu negócio dentro da lei.

Segurança nas relações trabalhistas

O escritório pode ser responsável por cuidar do departamento pessoal, ou seja, por realizar a folha de pagamento, contratação e demissão etc. Como o contador acaba se especializando nas leis trabalhistas, ele consegue oferecer mais segurança para a empresa, que agirá dentro da lei.

Quais são os serviços oferecidos por uma empresa de contabilidade?

É muito comum que algumas pessoas não saibam exatamente quais são os serviços ofertados por um profissional contábil. Isso ocorre, pois elas geralmente só procuram os profissionais para serviços, como abertura de empresa e declaração do imposto de renda. Contudo, os contadores são fundamentais para realizar outras tarefas, como:

Gestão do fluxo de caixa

Com a correria do dia a dia, é muito comum que o controle do estoque e o fluxo de caixa acabe sendo negligenciada. Isso é um erro muito frequente e que pode fazer com que a empresa feche as portas. Todavia, o escritório de contabilidade pode ser uma solução ideal. Isso porque os contadores são capazes de realizar essas tarefas com total eficiência e qualidade.

Planejamento tributário

Por meio de um escritório de contabilidade, o empreendedor poderá reduzir o pagamento de impostos. Isso pode ser feito de forma legal, pois o Sistema Tributário Brasileiro conta com muitas brechas que permitem a redução do pagamento de alguns impostos. Os contadores sabem disso e podem fazer com que o empreendedor se beneficie e economize.

Escrituração de documentos e livros fiscais

Os livros fiscais são essenciais para organizar avida financeira da empresa, pois neles constam todas as transições fiscais. Por meio das informações dos livros, o empreendedor consegue realizar estratégias de negócios, fazer apuração etc.  Sendo assim, é algo que qualquer empresa que preza pela transparência precisa ter.

Folha de pagamento

O desenvolvimento da folha de pagamento, bem como o processo de admissão e demissão também são serviços realizados pelo contador. Inclusive, muitas empresas realizam a terceirização da folha de pagamento, pois acreditam que ela pode reduzir custos e ainda oferecer outros benefícios para a empresa. 

Consultoria estratégica

Um outro serviço prestado por muitos contadores é a consultoria estratégia do escritório. O profissional será um aliado, pois conseguirá analisar os dados financeiros, compreender o que precisa ser melhorado e traçar metas de crescimento ou até indicar mudanças econômicas benéficas para o crescimento do escritório.

Legalização empresarial

O profissional poderá realizar todo o processo de abertura de empresa, bem como sua legalização e até o encerramento. Ele também ficará responsável por fazer mudanças contratuais e até tributárias. Com isso, o profissional não terá que lidar com processos burocráticos.

Quais são os departamentos de um escritório contábil?

Departamento de legalização

O departamento de legalização é responsável por realizar a abertura de uma empresa. Os contadores, deste setor, realizam toda a parte burocrática, como recebimento da documentação, entrada na junta comercial, emissão no CNPJ e todos os processos junto ao governo.

Além disso, o departamento também é responsável por realizar alterações contratuais; emissão de CND – federal, estadual e municipal; encerramento de empresas; cadastro junto a vigilância sanitária; cadastro em conselho de classe; regularização de cadastro junto a órgãos públicos; parcelamentos ordinários de débitos – federais, estaduais e municipais; regularização de AVBC; emissão de certificado digital MEI e pesquisa SPC/Serasa.

Departamento fiscal

Após o cliente realizar a abertura da sua empresa, com os profissionais do departamento de legalização, ele estará apto para dar andamento nas suas atividades e emitir nota fiscal. Sendo assim, ele será encaminhado para o departamento fiscal que será responsável por receber todas as notas fiscais, realizar a escrituração das notas e apuração dos impostos mensais e anuais.

Toda a escrituração deve ser feita segundo os Códigos Fiscais de Operações e Prestações (CFOP), além de seguir a legislação fiscal vigente e o regime de apuração certo, ou seja, Lucro Presumido, Lucro Real ou Simples.

Departamento contábil

O departamento contábil deve realizar toda a verificação e análise das movimentações financeiras de um negócio. O serviço deve sempre ser feito seguindo os normativos do Conselho Federal de Contabilidade (CFC).

Os contadores devem, por exemplo, verificar se os impostos declarados pelo departamento fiscal estão, de fato, de acordo com o faturamento e as alíquotas previstas em lei. Além disso, os profissionais do departamento contábil ficam responsáveis pela emissão das guias e envio para o tesoureiro do cliente.

Por fim, vale ressaltar que, após compreender quais são os departamentos de um escritório de contabilidade, é essencial analisar com cuidado qual estrutura fará sentido para o seu negócio.

Vale a pena contratar contabilidade online?

Muitos profissionais definem que contabilidade online é um conceito, lançado por volta de 2012, utilizado para definir empresas que oferecem um serviço 100% online. Ou seja, o cliente entra em uma plataforma e solicita os serviços.

A plataforma, automaticamente, envia a solicitação para um escritório de contabilidade ou contador autônomo. Nessa jornada, não há qualquer atendimento humanizado para esclarecer dúvidas etc. O cliente não fala com o contador, pois tudo é feito a partir de uma plataforma.

Diante disso, há diversas desvantagens que devem ser levadas em consideração. Algumas delas são:

Atendimento precário

A contabilidade online acaba oferecendo aos clientes um atendimento precário. Isso acontece, pois, geralmente, não há uma central de atendimento, na qual o cliente pode entrar em contato para esclarecer suas dúvidas. Todo o contato entre cliente e contador é realizado por meio da plataforma, ou seja, não há atendimento humanizado.

Concorrência desleal

O Código de Ética é enfático ao destacar que é proibido “oferecer ou disputar serviços profissionais mediante aviltamento de honorários ou em concorrência desleal”. A contabilidade online acaba ferindo este ponto do código.

Isso porque os serviços são ofertados por um valor muito abaixo do mercado. O cliente acaba achando que isso é algo benéfico. No entanto, se decepciona ao perceber que muitos serviços da contabilidade online não são realizados como ocorre em um escritório.

Serviços incompletos

A contabilidade online funciona, na verdade, como uma consultoria. Exemplificando: o cliente entra na plataforma e solicita a abertura de uma empresa. O contador envia as informações explicando quais são os documentos necessários.

No entanto, o cliente terá que comparecer, por exemplo, até a prefeitura para realizar os processos burocráticos. Nesse sentido, a contabilidade online pode ser considerada, em muitos aspectos, como consultoria contábil.

Como encontrar bons escritóriosde contabilidade?

Há muitos escritórios de contabilidade com anúncio na internet, mas nem todos são especializados no seu negócio. Diante disso, a recomendação é que você análise alguns critérios quando for pesquisar os escritórios contábeis. Veja abaixo alguns que podem te ajudar a encontrar um bom profissional.

Atendimento

Com toda a tecnologia que temos disponível atualmente, as respostas devem ser cada dia mais rápidas e precisas. O escritório que você escolher deve estar pronto para atendê-lo a qualquer momento.

A recomendação é que você avalie todos os canais de comunicação do escritório como e-mail, site, redes sociais e telefones. A velocidade, disponibilidade, cordialidade e atendimento devem ser fatores significativos antes de fechar negócio.

Dizem que a escolha de um contador para uma empresa é como escolher um médico para sua família. Ou seja, é necessário estabelecer um laço de confiança de longa duração. Por isso, é essencial que seu escritório também ofereça uma boa relação com os profissionais.

Infraestrutura

É importante analisar se o escritório de contabilidade está oferecendo a infraestrutura necessária para atender a sua demanda. Isso diz respeito tanto a tecnologia do escritório, quanto a quantidade de funcionários que eles podem oferecer.

Existem desde escritórios com apenas um contabilista responsável até gigantescas firmas com dezenas de empregados. Você pode avaliar a organização do espaço, o clima organizacional, a relação dos funcionários. Assim, é possível entender qual a melhor opção para sua empresa.

Especialização

Um profissional especializado na área de atuação do seu negócio, terá mais conhecimento técnico e isso impacta na qualidade dos serviços contábeis prestados. Sendo assim, a recomendação é que você procure por contadores especializados.

Competência técnica

É fundamental ser atendido por profissionais capacitados e experientes, que se mantenham frequentemente atualizados principalmente a respeito das legislações tributárias e trabalhistas. Além disso, é essencial que essa competência esteja ligada a capacidade de resolução de problemas e definição de conceitos (e como aplicá-los).

O cliente não precisa ser especializado em assuntos tributários e trabalhistas, mas o contador sim. Além disso, ele deve simplificar os conceitos e os termos para melhor compreensão do cliente.

Para ter certeza da competência técnica de um escritório, você pode entrar em contato com o profissional e ter uma conversa sobre as principais dificuldades do empreendimento. A partir disso, peça também atualizações periódicas e matérias sobre seu segmento, medindo a profundidade de conhecimento desse profissional.

Custo x benefício

Peça um orçamento e avalie a qualidade das atividades executadas na proporção do preço pelo qual o serviço é cobrado. É importante ressaltar que os profissionais com maior competência e conhecimentos específicos podem cobrar mais por seus serviços, mesmo que tenham uma estrutura menor.

Isso porque a segmentação e especialização em nichos faz com que o escritório apresente soluções eficazes para determinados problemas. Da mesma forma que uma empresa pode cobrar mais barato por um produto, como é o caso dos escritórios de contabilidade que prestam serviços básicos, como pagamento de impostos em dia etc.

Localização

O ideal é que o escritório esteja numa localização próxima e de fácil acesso da empresa. Quando o escritório atua na mesma cidade, fica muito mais fácil realizar reuniões e visitas pessoais para verificar sua estrutura funcional, seus representantes e a dinâmica.

Dessa forma, é possível economizar tempo e manter uma boa frequência de reuniões, que se aconselha que seja no mínimo mensal. Não só pelo deslocamento, é importante ter um escritório de contabilidade na mesma cidade também pelo fato de que a legislação contábil e as obrigações tributárias podem ser diferentes de uma cidade para outra.

Em alguns casos, as empresas encontram complicações com o IPTU e o ISS, além dos impostos municipais. Se o escritório estiver em outro município, isso se torna ainda mais difícil.

Quanto custa contratar um escritório contábil?

O custo para contratar um escritório contábil varia muito. Tudo dependerá, por exemplo, da localização. Há cidades nos quais há valores mais altos ou mais baixos. Também varia conforme o serviço prestado. Desta forma, para descobrir o valor de contratar um contador, o mais recomendado é entrar em contado com um escritório e solicitar um orçamento.

Quais são os documentos necessários para contratar um escritórios de contabilidade?

Após fechar negócio com um escritório de contabilidade, o empreendedor precisará realizar o levantamento de uma série de documentos. Todos eles precisam ser entregues, na data estipulada, para que o contador consiga realizar seu trabalho com mais eficiências. Alguns desses documentos são:

• Guias de Impostos ou Contribuições: INSS, FGTS, contribuição de trabalho e contribuições sindicais;
• Notas Fiscais: de entrada e saída, de serviços prestados, de compra de bens e também de conhecimentos de transporte;
• Notas Fiscais de Concessionárias: e telefonia, energia elétrica, água etc.
• Recibos de pagamento: salário, pró-labore, férias, vale transporte (compra e entrega), outros benefícios e atestados médicos de funcionários;
• Movimentos e recibos de autônomos e cooperados;
• Arquivos Eletrônicos: nota fiscal, redução z, arquivos do sped fiscal e xml’s das notas fiscais;
• Recibos e Contratos: de locação, de honorários, despesas diversas e contratos;
• Comprovantes de pagamentos dos impostos: DAS, DARF, GARE e GNRE;
• Extratos: bancários, de aplicações, cartões de crédito, posição de empréstimos e descontos de duplicatas;
• Comprovantes diversos: de despesas e de receitas; controle de estoque da empresa e livro inventário ao final do período.

Conclusão

Esperamos que este guia tenha sido fundamental para que empreendedores compreendam a relevância dos escritórios de contabilidade. Por fim, gostaríamos de compartilhar nossa última recomendação para quem procura um bom contador.

O Abertura Simples é um portal de contabilidade digital que conecta empreendedores com experientes contadores. Com escritórios associados em 400 cidades, o portal não é uma empresa de contabilidade online, mas sim digital.

Isso significa que assim que o empreendedor se cadastra no portal, um dos consultores entra em contato para verificar qual a sua necessidade. Em seguida, o consultor encaminha as informações para o escritório de contabilidade mais adequado para atender as demandas do empreendedor.

Todos os associados são extremamente qualificados e atuam com ferramentas online para otimizar o trabalho. Abaixo listamos algumas das unidades do Abertura Simples:

• Acre
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