A importância da análise SWOT na sua empresa

Nos tempos complicados em que vivemos, é muito comum que tenhamos a tendência de pensar somente nos pontos negativos que temos, seja na vida pessoal ou nos negócios. Entretanto, procurar e entender essas possíveis vulnerabilidades é essencial para uma evolução. Assim como compreender os pontos positivos.

É para isso que existe a análise SWOT – Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats -. Ela se baseia nas forças, oportunidades, fraquezas e ameaças de uma empresa. A técnica tem um nome em português também: análise FOFA, num acrônimo para as palavras agora citadas como pilares.

A análise SWOT, ou FOFA, ajudará a entender a situação atual do negócio, os pontos que podem ser melhorados, o público-alvo e os acertos recorrentes.

A análise é feita com quatro quadrantes principais, portanto tenha, por exemplo, uma folha de papel dividida em quatro partes. Cada uma delas vai representar a letra de um dos aspectos.

O que é uma análise SWOT?

Análise SWOT, ou também conhecida como análise FOFA, é uma ferramenta de planejamento estratégico na gestão de projetos, usada para analisar cenários e embasar a tomada de decisões.

Esta técnica foi criada nos anos 60, por Albert Humphrey, na Universidade de Stanford. Humphrey liderou um projeto de pesquisa que analisou e cruzou sistematicamente os dados das 500 maiores corporações relatadas pela revista Fortune da época. Humphrey propunha realizar a análise SWOT em critérios específicos, tais como produtos, processos, clientes, distribuição, finanças e administração. 

Desde a sua criação, o método passou por várias mudanças, adaptando-se às necessidades atuais. A popularidade da ferramenta aconteceu por conta da sua simplicidade e rapidez na hora de aplicação e obtenção de resultados.

E o que significa a sigla SWOT?

A sigla é formada pelas iniciais das palavras Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças). Em português, muitas pessoas a chamam de análise FOFA.

Qual a importância da análise SWOT?

Um dos diferenciais da análise SWOT está justamente no fato de que nela os quatro pilares podem ser facilmente relacionados. Isso torna a sua elaboração, o seu manuseio e seu uso muito mais simples e ágil, permitindo ações mais efetivas por parte da equipe de gestão e dos times operacionais.

Além disso, como dito mais acima, a análise SWOT também apresenta como vantagem a sua simplicidade. Embora a sua elaboração seja comumente realizada por gestores ou consultores independentes, a análise SWOT deve ser construída de maneira coletiva e colaborativa entre membros da empresa com diferentes níveis hierárquicos, fornecendo também inputs positivos para o clima organizacional.

A análise SWOT também costuma ter baixos custos, uma vez que ela envolve principalmente recursos internos da empresa ou dados que, em grande parte, são públicos e relativamente fáceis de encontrar. O maior desafio é a interpretação correta destas informações e utilizá-las de maneira estratégica na gestão da empresa.

Para que serve uma análise SWOT?

A análise SWOT serve para tirar as ideias do papel, ajudando a planejar qualquer tipo de implementação de projeto com mais segurança e a traçar estratégias com mais chances de sucesso. A análise pode ser feita por qualquer empresa, desde as que estão começando no mercado, até grandes empresas que estão para lançar um novo produto.

Como ela ajuda a definir o planejamento estratégico da empresa?

É importante notar como essa ferramenta pode ser aplicada em praticamente qualquer tipo de empresa ou projeto, já que a metodologia permite que as avaliações sejam feitas de acordo com seu respectivo cenário, negócio e mercado.

Assim, os principais benefícios em aplicar a análise SWOT são:

• Segurança em tomada de decisões;
• Reconhecimento realista do cenário atuante;
• Compreensão assertiva sobre a concorrência;
• Antecipação de tendências;
• Planejamento de alternativas de ação.

É recomendado que a análise SWOT seja realizada periodicamente para que as ações administrativas e estratégicas adotadas ainda estejam coerentes com a realidade da agência, visto que tanto os quadros internos quanto os externos da Matriz SWOT estão constantemente sofrendo alterações.

Como usar a análise SWOT para otimizar o planejamento da agência?

A aplicação da análise SWOT em agências segue exatamente como foi descrito, mapeando os pontos positivos e negativos de dentro e de fora da organização. No caso das características internas, é importante atentar-se às particularidades da empresa. As forças e fraquezas de uma empresa costumam se encontrar nessas peculiaridades.

Utilize todo o seu conhecimento acerca de sua área de atuação para definir as ameaças e oportunidades enfrentadas. Todo tipo de informação que seja relacionada especificamente ao mercado analisado deve ser considerada minuciosamente para o diagnóstico externo.

Como montar uma análise SWOT?

Vamos ver, abaixo, um passo a passo de como aplicar a análise SWOT na sua empresa:

1. Identifique seu objeto de estudo

A matriz SWOT funciona melhor quando temos um objetivo claro e definido como objeto de análise. Esse objetivo, porém, precisa ser abrangente o suficiente para que valha o exercício em si.

2. Pesquise sobre

 Realize uma pesquisa a fundo sobre o ambiente externo e interno da sua empresa e que condiga com o objeto de estudo que você escolheu.

Vamos imaginar que você está pensando em montar uma rede social para o seu negócio. Para isso, é preciso observar os seguintes tópicos:

• Quais redes os concorrentes utilizam?;
• Quais redes os clientes da base mais utilizam?;
• Quanto tempo levará para o projeto ser colocado em prática?

3. Monte a matriz

Ao montar a matriz, é preciso ter objetividade para proporcionar uma visualização rápida de todas as informações que você precisa.

Nos quadrantes superiores da matriz, ficam os fatores internos (forças e fraquezas). Já nos quadrantes inferiores, coloque a análise externa (oportunidades e ameaças).

Ao compor a matriz SWOT, você também deve posicionar os fatores positivos (forças e oportunidades) nos quadrantes à esquerda e os pontos negativos (fraquezas e ameaças) à direita.

Veja abaixo o que colocar em cada um dos quadrantes:

Forças

Nessa seção, descreva os pontos do ambiente interno da empresa que funciona exemplarmente e são um grande diferencial em relação aos concorrentes. 

Oportunidades

Sendo aspectos do ambiente externo, são os acontecimentos e fenômenos do mundo relacionados ao mercado em que sua empresa está inserida que podem se transformar numa chance de crescimento. Por exemplo: você possui uma loja de alimentos naturais e as pessoas estão buscando hábitos de alimentação mais saudáveis. Para o seu negócio, a oportunidade é o fator externo de pessoas estarem optando por esse estilo de vida.

Fraquezas

São referentes ao ambiente interno, falando sobre as desvantagens, sendo elas organizacionais, estruturais e etc., que a empresa tem diante da concorrência. É importante analisá-la para entender o que a sua empresa pode melhorar para se destacar no mercado. Por exemplo, ter uma logística que não esteja funcionando tão bem quanto desejado. Nesse momento, é importante se perguntar se a mão de obra está qualificada, ou se as tecnologias estão ultrapassadas.

Ameaças

Falam sobre as situações do ambiente externo que podem influenciar de uma forma negativa seu negócio, como uma mudança de lei, a entrada de uma concorrente multinacional no mercado, entre outras.

É de suma importância ressaltar que os fatores do ambiente interno, em maioria, são controláveis pela própria empresa. O ideal é focar esforços na continuação dos pontos positivos e, por outro lado, entender as fraquezas e como amenizá-las.

Quando tratamos do ambiente externo, não há muito a ser feito, mas é interessante verificá-lo periodicamente e compreender as variáveis, criando planos de adaptação às situações.

Sabendo o que seu empreendimento tem de melhor a oferecer, assim como os pontos que merecem ser trabalhados com mais atenção, fica muito mais fácil compreender as oportunidades disponíveis e os melhores caminhos para aproveitá-las, possibilitando um negócio muito mais sustentavelmente rentável.

4. Faça um brainstorming com a equipe

O brainstorming com a equipe é essencial para tentar descobrir todas as variáveis possíveis. O ideal é que você já tenha um quadro da matriz SWOT para ir jogando as respostas. A ideia é gastar um bom tempo nisso, afinal, você quer encontrar os fatores mais importantes que o levarão a tomar a decisão mais acertada.

Além disso, pergunte-se durante o exercício:

• As forças podem alavancar as oportunidades?;
• As forças podem minimizar ou combater as ameaças?;
• As fraquezas podem prejudicar quais oportunidades?;
• As fraquezas podem potencializar quais ameaças?

5. Refine os resultados do brainstorming

Finalizado o brainstorming, basta refinar as respostas. Anote dados concretos e fatores que chamaram a atenção.

É hora de “passar a limpo” o quadro da matriz SWOT, tornando suas respostas para cada conceito o mais específicas possível.

6. Defina os próximos passos

Com o quadro organizado, você terá uma visão completa e assertiva de suas forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Agora, é só realizar uma análise dos dados levantados.

Então, lembre-se, as forças representam as características do ambiente interno que oferecem vantagem competitiva em relação à concorrência. Enquanto, as fraquezas tratam-se de características do ambiente interno que representam perda de potencial competitivo, já que os concorrentes se destacam mais naquela determinada área.

Já as oportunidades são fatores externos que podem proporcionar melhorias no negócio. E para finalizar, as ameaças podem comprometer a empresa.

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