Veja como o procedimento de troca de contador ou contabilidade é mais simples do que parece para o seu negócio!
Quando nos deparamos pela primeira vez com o mundo dos negócios e seus desafios, uma das principais regras se torna você entender como funcionam todos os direitos e deveres que um empreendedor possui, e neste artigo, você descobrirá um deles! A possibilidade de trocar de contador a qualquer momento!
Mudanças podem parecer difíceis de serem feitas, mas algumas acabam sendo necessárias e ótimas para seus lucros! Quando pensamos na ideia de mudar contratações ou estratégias para que a empresa conquiste mais resultados, não podemos deixar de lembrar que cada ação causa impacto em outros setores, inclusive na contabilidade empresarial.
Se os seus contadores não estão entregando o que prometem e isso está prejudicando a sua imagem no mercado, sinta-se livre para buscar novos profissionais para compor o setor.
Posso trocar de contador?
Caso ainda tenha ficado alguma dúvida sobre isso, sim! Você pode trocar de contador a qualquer momento, desde que cumpra as regras estabelecidas antes e após a contratação.
Talvez você se pergunte quando é o momento certo para essa ação, e dessa vez não há uma resposta correta! O recomendado é fazer a troca quando perceber a necessidade da sua empresa, evitando quebras no futuro da marca.
Afinal, nenhuma empresa merece ficar correndo riscos, certo? Escolha baseado nos acontecimentos, e se lembre que você deverá ficar atento às responsabilidades financeiras desse momento, como multas.
Reunimos no decorrer deste artigo algumas dicas para que esse momento não seja tão assustador quanto parece, confira!
O que é preciso para trocar de contador?
Saiba que neste momento de decisão é crucial que você faça uma formalização atendendo todas as demandas, deixando para longe possíveis problemas que podem gerar imensas manchas na sua imagem.
A formalização é desenvolvida para apresentar o cancelamento dos serviços contábeis, através de um e-mail ou carta registrada no correio.
Lembre-se de garantir que informações como dados da empresa e data de encerramento do contrato estejam na formalização impedindo devoluções.
Mas, não pense que todos esses dados ficarão apenas a critério do empreendedor! O contador também terá seu papel de enviar documentações e relatórios que auxiliem nessa etapa. Como a documentação cadastral, contábil, fiscal e pessoal da empresa para fazer a devolução aos responsáveis.
Também é dever do contador apresentar toda pendência da empresa em aberto, evitando confusões em meio a troca de profissionais.
E não paramos por aqui! Para concluir, é recomendado que um termo de transferência seja feito comprovando que ambos estão cientes da mudança.
Por fim, será elaborado um Contrato de Prestação de Serviços Contábeis, sendo a prova do serviço entre o contador e a nova empresa.
Saiba os sinais para trocar de contador
Há mais de um sinal para você ficar ligado ao momento certo de mudança de contador, conferira logo abaixo!
Por mais que isso aconteça devido a necessidade de melhorar o desempenho do negócio, você precisa estar ciente sobre os sinais de que a parte contábil não anda tão bem.
Ferramentas antigas
Podemos contar com a ajuda da tecnologia a todo momento! Conforme suas mudanças atingem bruscamente nossa sociedade, a parte corporativa não fica de lado, muito pelo contrário! O espaço corporativo acaba sendo um dos mais beneficiados com as inovações.
Quando não acompanhamos essas evoluções contínuas acabamos ficando para trás com os clientes, que irão buscar por outras marcas que estejam mais próximas do hoje.
Se o seu contador acaba não acompanhando muito bem essas transformações e tem preferência por métodos antigos e que não mostram muito empenho quanto às ferramentas digitais, não temos uma boa notícia!
O profissional que acaba demorando nas entrega pode prejudicar no andamento das tarefas de todos, causando um efeito dominó negativo.
Atraso nas entregas
O mercado está andando a todo momento e quem fica pra trás acaba com grandes chances de fechar as portas! É triste, mas acontece!
Em um cenário com grande velocidade que as coisas acontecem, atrasos não são bem recebidos por ninguém.
Muitos consumidores optam por outras marcas devido a praticidade que possuem, o que gera valor para suas imagens.
Quando não há comprometimento e acabam atransando entregas, há insatisfação, uma clima organizacional desfavorável, entre outros pontos ruins.
Documentação incorreta
Imagine as emoções geradas quando isso acontece com questões de extrema seriedade, que são as documentações.
É claro que devido às burocracias e a quantidade de informações, confusões acontecem. Mas, quando isso se torna algo frequente, devemos reaver a contratação para evitar que mais erros similares aconteçam.
Cobranças frequentes
Assim como deve ser oferecido um bom suporte dentro do seu negócio, você deve esperar um por parte do contador!
A obrigação de fazer cobranças a todo tempo para uma coisa que possui prazos e não são respeitados torna o serviço de todos cansativo e desgastante com o tempo.
Lembre a equipe de suas responsabilidades com a empresa, evitando atrasos no trabalho e clientes insatisfeitos.
Se você frequentemente lembra das pendências que o seu contador deveria estar sabendo e mesmo assim permanecece atrasando, é um sinal de que é hora certa para mudar as coisas.
Falta de Comunicação
Se pedirmos para você fazer uma análise sobre como anda a comunicação entre você e sua contabilidade, o que diria? Suas ligações são atendidas, e-mails são respondidos sem muita demora?
Se a resposta for não, é um sinal importante para cogitar em futuras trocas!
Uma boa comunicação gera resultados promissores em uma empresa que busca apresentar informações completas sem desvios ou ruídos.
Quando não podemos contar com isso é nítido como os processos ficam desatualizados, prejudicando outras linhas de produção.
Por isso, antes de contratar um contador veja se sua forma de comunicação é livre de desencontros e objetiva.
Qual a importância da contabilidade?
Veja a importância que há em se ter um profissional da área por perto.
Não há opção! Todas as empresas, menos MEIs, possuem a obrigação de ter um contador para que a regularização dos procedimentos sejam feitos ausentes de qualquer falha.
Lidando com impostos, folhas de pagamento e outras obrigações fiscais, o profissional tem papel fundamental para que todas as informações sejam devidamente revisadas e enviadas para um controle mensal ou anual.
Planejamento estratégico
Pode parecer difícil de acreditar, mas a contabilidade pode te ajudar na hora do planejamento estratégico da sua empresa!
Isso acontece devido a análise que é possível ser feita com base nos resultados mensais ou semanais da sua contabilidade. Os resultados geram uma visão ampla sobre os próximos investimentos a serem feitos, em quais partes podem ter mais sucesso que outros, e assim por diante.
Ou seja, os processos contábeis atuam, de certa forma, com a previsibilidade de lucro e crescimento, mostrando as melhores oportunidades para o seu negócio.
Complexidade
Consegue imaginar o trabalho dee gerenciar um negócio e ainda lidar com questões tributárias e fiscais? Apenas esse fator já é uma ótima razão para direcionar essas tarefas a outra pessoa, certo? Além disso, é preciso ficar ligado às evoluções fiscais que a todo momento aparecem com novidades no meio corporativo.
O que acontece quando o contador não cumpre as funções?
Poderíamos listar todos os problemas que aparecem quando não é feito uma boa contabilidade, descubra alguns deles:
- Ter que pagar mais tributos do que os necessários;
- Acabar caindo na malha fina da Receita Federal;
- Prejuízo no planejamento financeiro;
- Problemas na gestão de informações;
- Fazer processos desatualizados.
Importante: Mesmo que todo esse trabalho seja feito pelo seu contador, as irregularidades fiscais são direcionadas exclusivamente para o dono da empresa, incluindo até responsabilidades penais. Portanto, é necessário um acompanhamento lado a lado para evitar que dores de cabeça aconteçam, esteja atento!
Como escolher um novo contador?
Você chegou na decisão de trocar e agora está em dúvida sobre quais os critérios para escolher um novo contador? Veja só algumas informações que irão te ajudar nesse processo!
Escolher uma pessoa com familiaridade com o que é oferecido na empresa não é obrigatório, mas facilita na hora de lidar com as demandas, já que será um ambiente conhecido.
Para evitar erros, não procure por contadores que ofereçam um baixo custo, já que o barato pode sair caro com o tempo.
Na hora de reunir características para a escolha final, leve em consideração dados como:
Recomendação de outros clientes: Ser recomendado por terceiros é um bom sinal de que o trabalho do contador possui credibilidade, já que você terá exemplos e ideias de como o serviço é executado por ele.
Quais são os serviços oferecidos: Ao entrar em contato, peça uma descrição das atividades que o contador oferece, isso assegura suas demandas e se ele realmente dará conta de todos os serviços solicitados.
Avaliações de pessoas ou sites: Podendo ser tanto de outros clientes em redes sociais quanto de sites, você terá uma ideia sobre como funciona o atendimento do profissional, as entregas, se há atrasos, erros na hora de lidar com documentos, entre outros requisitos que te adiantam boas procuras.
Capacidade de atendimento: Você se lembra desse assunto? O atendimento é uma das ferramentas mais importantes que o seu contador deve saber administrar, principalmente devido ao tamanho da sua empresa, que pode acabar sendo um problema para ele gerenciar.
Registro no Conselho Regional de Contabilidade (CRC): Com a internet na palma da sua mão, fica fácil averiguar se o contador está realmente registrado no CRC. Acredite, muitos farsantes estão na espera de empresas que não procuram se aprofundar no assunto, facilitando na hora de dar golpes.
O contador anterior pode se negar a entregar a documentação?
Se você estiver enfrentando dificuldades para entrar em contato ou simplesmente o contador anterior se nega a entregar os documentos necessários para a troca, saiba que essa prática é totalmente errada!
Sendo mais específico, segundo a Resolução CFC N.º 1.590, o contador se vê obrigado a cumprir com a entrega de todas as pendências do seu cliente e repassar para os novos profissionais que ficarão no lugar.
Portanto, se ainda existir persistência na falta de entrega, saiba que você tem total direito de recorrer esta ação!
Não tenha medo das mudanças
É totalmente normal se sentir desconfortável quando nos deparamos com mudanças que não temos a certeza se serão positivas ou negativas, e por essa razão é preciso se planejar para que as chances de impactos ruins não existam.
Neste caso, pense em pontos que geram dúvidas se aquele contador está realmente entregando o que foi prometido, se os pontos fracos dele não estão se tornando maiores que os fortes e assim por diante. Evite situações que gerem a insatisfação da maioria dos colaboradores e clientes, fundamentais para que a sua empresa tenha cada dia mais sucesso.
Empreenda pensando que certas atitudes precisam ser tomadas para trazer benefícios a sua empresa, escolha um bom contador e veja como o desempenho da sua marca será crucial para gerar um maior alcance.
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